Bedste fremgangsmåder til Going Google: Konfiguration og test af Google Apps-pakken

Af David Politis

Du har taget beslutningen om at gå til Google én gang for alle. Du har fået dine medarbejdere om bord og begyndt at forberede dig på flytningen, så hvad er dernæst?

Tidligere dele til denne serie:
  • Bedste fremgangsmåder til Going Google: Forberedelse

Konfiguration af Google Apps

Køb af licenser

Efter at have taget beslutningen om at "gå til Google", er det tid til at begynde at udføre flytningen. Først og fremmest skal du købe Google Apps-licenser til brugerne på dit domæne. Selvom du kan købe licenser pr. Bruger, anbefaler vi at købe licenser til alle eksisterende medarbejdere på én gang. Du har forpligtet dig til at gå til Google, så indgå den økonomiske forpligtelse og begynde din migration. Desuden kan du ikke fuldt ud konfigurere funktioner i dit domæne, som Google Groups, uden først at købe en licens til enhver medarbejder.

Som vi diskuterede i del 1 af denne serie, kan du købe sæder gennem en forhandler, eller du kan købe dem direkte gennem Google. Kompleksiteten af ​​din migration, den mængde data, du har brug for at migrere, og niveauet af komfort, som dine medarbejdere har med forbrugere, som Google-produkter, som Gmail, vil afgøre din beslutning her.

Gå gennem guiden Google Apps Setup

Når du har købt brugerlicenser, skal du logge på din konto og besøge fanen Opsætning i Google Apps Kontrolpanel. (For at få adgang til kontrolpanelet fra din Gmail-indbakke skal du klikke på tandhjulsikonet og derefter vælge Administrer dette domæne ). Når du først er her, vil du gå gennem Googles dybdegående installationsguide.

Sørg for at gennemgå hvert trin omhyggeligt ved at vælge de relevante indstillinger i hvert afsnit. Du bør dog ikke konfigurere Mail i sektionen "Konfigurer dine apps", da du gør det, at al indgående e-mail bliver leveret til Google Apps og ikke til din nuværende mailserver. Du kan gå tilbage til installationsguiden, når du har afsluttet din overførsel og konfigureret e-mail til dig selv og dine brugere.

Test af Google Apps

Log ind og bliv fortrolig med Google Apps

Selvom du ikke kan modtage e-mail på din Google Apps-konto (det vil ikke ske, før du omdirigerer dine MX-poster), skal du bruge et par timer på at udforske Google Apps-pakken, inklusive administrationsværktøjer i Kontrolpanel og tredjepartsprodukter på Google Apps Marketplace. Vær sikker på:

  • Skriv en e-mail
  • Opret et dokument, ark og lysbillede
  • Opret din Google+ profil og udfør en Google Hangout
  • Udforsk mailindstillinger som etiketter, filtre og mapper
  • Bliv fortrolig med Google Talk

Konfigurer Google Apps Migration Tool

Nu, hvor du har gjort dig bekendt med Google Apps på det mest basale niveau, er det tid til at migrere data fra dit ældre system til Google Apps. Når du hører folk tale om at migrere data til Google Apps, betyder det typisk mail, kalender og kontakter, så det er det, vi dækker her. Vi foreslår at migrere dine data og dataene fra mindst en anden person, helst en "ikke-teknisk" medarbejder, for at få forskellige perspektiver på det nye miljø.

Før du migrerer data, skal du bemærke, hvad der vil og ikke overføres under processen, og hvordan data, når de er migreret, kan formateres igen.

Afhængigt af det system, du migrerer fra, varierer data, der migreres over. Hvis du migrerer fra Microsoft Exchange (den mest almindelige migrering), skal du kontrollere administrationsvejledningen til GAMME (Google Apps Migration for Microsoft Exchange) (PDF), side 12-15. Nedenfor er nogle af de mest almindeligt anvendte Exchange-funktioner, der ikke overføres under migreringen:
  • Delte mapper - Du kan erstatte denne funktionalitet gennem Google Groups, som kan fungere som en distributionsliste, forum og mere
  • .exe-filer - (der var knyttet til e-mails)
  • Betydningsniveauer - Google giver dig mulighed for at markere meddelelser som "vigtige" eller "ikke vigtige", og du kan også oprette en "prioriteret indbakke" for at placere "vigtig" mail over den generelle e-mail
  • Signaturer - Brugere kan genskabe e-mail-underskrifter i deres Gmail-indstillinger, eller administratorer kan installere et tredjepartsværktøj til at standardisere underskrifter på tværs af organisationen
  • Eksterne delte kontakter - For at genvinde denne kapacitet skal du installere en tredjepartsløsning gennem Google Apps Marketplace
  • Opgaver - Erstatt denne funktionalitet med Googles oprindelige Tasks-funktion, der vises direkte i indbakken eller installer en tredjeparts opgavehåndteringsløsning
Hvis du kommer fra Lotus Notes, skal du besøge GAMLN-guiden (PDF), primært side 9-10, for at bestemme, hvordan forskellige emner migreres over. Nedenfor vises forskellige ændringer, du skal være opmærksom på under migreringen:
  • E-mail-mapper vises som etiketter i Gmail - Etiketoprettelse kan mislykkes for en mappe, hvis brugeren har ændret mappetypen til Delt eller Privat ved første brug
  • Opfølgningsflag vises som stjerner i Gmail
  • Ulæste mærker migreres ikke
  • Kalendermigration:
    • Delegerede deltagere understøttes ikke
    • Lotus Notes weekendregler understøttes ikke

Migrer data til Google Apps til test

Når du har noteret dig funktionsvarians efter migrering, er det tid til faktisk at migrere data. Som diskuteret gør systemet du kommer fra en stor forskel her. Til Exchange skal du bruge GAMME-værktøjet (eller Google Apps Sync til Microsoft Outlook (GASMO), hvis der er data, der er gemt lokalt på brugernes computere), til Lotus Notes skal du bruge GAMLN-guiden (PDF), og hvis du leder en sky til sky migrering, kan du bruge et ud af boksen-produkt som ShuttleCloud.

Bemærk, hvor lang tid migreringen tager (dette afhænger af kvaliteten af ​​forbindelsen, du har, hvor din server er vært), da du kan forvente lignende migrationstider for de andre konti i dine organisationer.

Gennemgå ændringer efter migrering

Når dine data er migreret fra stedet-systemet til Google Apps, skal du gennemgå følgende for at teste systemet (du har trods alt kun én chance for at se eventuelle forskelle mellem systemerne med friske øjne):

  • Find en bestemt meddelelse ved hjælp af søgning i Gmail, da du ikke længere har funktioner som sortering og filter
  • Sørg for, at din kalender migreres korrekt
  • Sørg for, at kontakterne er udfyldt
  • Vær sikker på, at du ved, hvordan du udfører dine mest almindelige opgaver i det nye system

Når du faktisk har migreret data, konfigureret din konto og udforsket alt, hvad Google Apps har at tilbyde, er du nu godt rustet til den næste fase af migreringen - medarbejderuddannelse og ændringsstyring. For yderligere at forberede dig på denne fase, hvor forvirrede og tøvende medarbejdere sandsynligvis har snesevis af spørgsmål, skal du sørge for at du kan give svar om medarbejderes mest anvendte funktioner, og hvordan disse funktioner oversættes til Google Apps.

For mere råd om udførelse af ændringsledelse og medarbejderuddannelse, skal du huske at tjekke del 3 af denne serie.

David Politis er grundlægger og administrerende direktør af BetterCloud , producenten af FlashPanel , det største cloud-styrings- og sikkerhedsværktøj til Google Apps og Google Apps-ressourcewebstedet AsktheGooru.com . Følg ham @DavePolitis .

Læs også:

  • Bedste fremgangsmåder til Going Google: Forberedelse
  • Et virksomheds Google Apps e-mail-migrering: Del 1
  • Et virksomheds e-mail-migration fra Google Apps: Del 2

© Copyright 2020 | mobilegn.com