Cheers and jeers til Google Groups for Business

Google Groups er applikationen i Google Apps, der kan bruges til at oprette adresselister og til at dele dokumenter, kalendere og websteder med grupper af mennesker. Grupper kan enten administreres af Google Apps, eller "Brugerstyrede grupper" kan aktiveres, så individuelle brugere kan oprette og administrere deres egne distributionslister. Grupper kan også bruges som en løsning på delte postkasser og til at styre små eksterne postlister og kommunikationer.

Et forvirringspunkt omkring Google Grupper er, at Google har tre forskellige applikationer inden for Google Apps, der har ordet "Grupper" i titlen.

  • Brugerstyrede Google-grupper: Dette er det enkeltstående Google Apps-produkt, der giver brugerne mulighed for at oprette og administrere deres egne distributionslister.

  • Grupper Afsnit i administrationskontrolpanel: Dette er sektionen i Google Admin Kontrolpanel, hvor administratorer kan oprette distributionslister og administrere gruppemedlemskab.

  • Personlige kontaktgrupper: Brugere kan oprette personlige kontaktgrupper i deres Gmail Contact Manager. Disse grupper kan kun bruges af den bruger, der oprettede gruppen.

Oprindeligt Google udviklede grupper som en community management platform for klubber, organisationer og begivenheder. Google Apps tilføjede en separat Groups-funktion, der kun kunne administreres af administratorerne.

Da Google begyndte at differentiere Google Apps for Business (der blev kaldt Google Apps Premier) fra deres gratis Google Apps-produkt (Google Apps Standard), frigav de det brugeroprettede Google Groups-produkt, som var en kombination af grænsefladen for det forbrugere, Google Groups, og funktionen til intern mailingliste.

Her er en video, der forklarer Google Groups:

Skål til Google Groups

Abonnementsindstillinger

Google Grupper gør det muligt for gruppemedlemmer at vælge en af ​​fire abonnementsindstillinger for gruppemeddelelser. Dette giver brugerne mulighed for at beslutte, hvordan de ønsker, at deres gruppes beskeder skal strømme ind i deres postkasse. Brugere vil sandsynligvis vælge levering af "e-mail" for grupper, der er oprettet som delte postkasser og "Forkaste e-mail" eller "Ingen e-mail" for sociale eller rekreative grupper.

Administrationskontrol over brugeroprettede grupper

Hvis en Google Apps-administrator besluttede at aktivere brugeroprettede grupper, behøver han eller hun ikke at opgive al kontrol. Administratoren kan begrænse gruppebrug, så brugere kan eller ikke kan invitere brugere til grupper uden for domænet. Administratoren kan også tilføje en unik identifikator til gruppenavne, så de let kan identificeres. Alle brugeroprettede grupper vises også i Grupper-sektionen i Administrationskontrolpanelet, så administratoren kan administrere en gruppe, hvis gruppeejere er fraværende.

Deling af kalenderbegivenheder, dokumenter og websteder

Gruppepostlister er en fantastisk måde at hurtigt dele en kalender, kalenderbegivenhed, Google Dokumenter, Google Doc Collection eller et Google-websted uden at skulle manuelt tilføje hver persons e-mail-adresse.

Jeers til Google Groups

Udenlandsk brugergrænseflade

Grænsefladen til Google Grupper ligner ikke grænsefladen til andre Google-applikationer. Brugergrænsefladen stemmer ikke kun overens, men ordforrådet matcher ikke andre dele af Google Apps. For eksempel er der et afsnit kaldet "Adgangsindstillinger". I Google Dokumenter kaldes denne type indstilling "Synlighedsindstillinger". Udenlandsk brugergrænseflade og vilkår kan være forvirrende for generelle slutbrugere.

Ingen brugssager, når du opretter Google Grupper

Når en bruger opretter en ny Google-gruppe, præsenteres de for fire forskellige gruppetyper.

Disse gruppetyper definerer adgangsniveauer og begrænsninger for gruppen. Desværre guider gruppenavne og beskrivelser ikke i sig selv brugerne om, hvilken type gruppe de skal oprette. Google bør give virkelige eksempler på, hvordan disse grupper bruges. For eksempel: "Vælg hold, hvis du opretter en af ​​følgende typer grupper - Afdelings adresseliste, projektliste, teamliste eller delt postkasse".

Afbryd forbindelsen mellem Grupper og Gmail

Der er en afbrydelse mellem Google Groups og Gmail-indbakken. Hvis en bruger ønsker at se gruppeindhold, har de brug for at åbne en separat gruppe-applikation eller oprette et filter for at filtrere alle gruppemeddelelser til en bestemt etiket. Brugere skal også opsætte en "svar-som" -konto, hvis de vil være i stand til at svare på vegne af en gruppe-e-mail-adresse.

Gmail- og gruppeteamet skal oprette en type gadget, der forbinder dataene og meddelelserne i Google Grupper til Gmail-postkassen. Google Grupper bør også give en mulighed, så hvis en gruppe er konfigureret som en delt postkassekonto, tilføjes svar-adressen automatisk til Gmail.

Behøver arbejde

I sidste ende er en mailinglistefunktion nødvendig for Google Apps-brugere, og Google Groups kan muligvis passe til dette behov. Den dårlige brugergrænseflade, den uhjælpsomme nomenklatur og den akavede integration af Gmail og Grupper forhindrer imidlertid dette værktøj i at gøre mere end at fungere som en intern mailingliste-applikation.

Læs også:

  • Nye funktioner i Google Apps er designet til samarbejdeteams
  • Sådan vælges en Google Apps-forhandler til din implementering
  • De 40 vigtigste Google Apps-tastaturgenveje

© Copyright 2020 | mobilegn.com