Kontinuerlig innovation i Google Apps er det en velsignelse eller en forbandelse?

Hvis du gennemser Gmail Team Blog eller bloggen til Google Apps Update Alerts, vil du se, at der oprettes en ny funktion, værktøj eller brugergrænseflade til Google Apps cirka en gang om ugen. Nogle af de nylige ændringer af Google Apps inkluderer tilføjelsen af ​​aftalespalter til kalenderen, muligheden for at foretage samtidige opkald ved hjælp af Google Voice og muligheden for at anmode om læseindtægter via Google Mail. De nye funktioner vises automatisk, der er intet at installere eller købe. Denne type frigivelse af ny funktion er ikke specifik for Google Apps; andre populære webapplikationer som Twitter og Facebook opdaterer deres applikationer på samme måde.

Google kalder denne proces "kontinuerlig innovation" og markedsfører den som en fordel ved Google Apps. Det er fantastisk at frigive nye funktioner og opdatere produktet hurtigt, men der er også en ulempe ved denne konstante ændring, som Google ikke snakker om, behovet for konstant at opdatere træningsmateriale og sende kommunikation til brugerne.

Fordelene ved kontinuerlig innovation

Opdateringer uden gebyr

I modsætning til at købe den seneste udgave af et operativsystem eller den nyeste version af Adobe Photoshop, er der ikke noget gebyr for adgang til de nyeste softwareopdateringer og innovationer i Google Apps. $ 50 / bruger / år inkluderer de månedlige opdateringer til applikationen, og for dem, der bruger den gratis version af Google Apps, er opgraderingerne også gratis.

Ingen arbejdsomkostninger

Når en ny funktion som indlejrede etiketter til Gmail frigives, administreres frigivelsen af ​​et team af Google-ingeniører. Den lokale IT-administrator behøver ikke bruge tid på at frigive programrettelser eller installere ny software på hver enkelt station. For nogle funktioner, som den nye læsemodtagelsesfunktion, skal systemadministratorerne bare klikke på en knap for at aktivere eller deaktivere funktionen. Dette sparer IT-afdelingen tid, så de kan fokusere på at levere IT-løsninger og support til andre it-udfordringer.

Udnyt den nyeste teknologi

Regelmæssige udgivelser af ny teknologi giver Google mulighed for at drage fordel af de nyeste webteknologier som HTML 5 og VOIP-integration. Brugere i moderne browsere, der understøtter HTML 5, har øjeblikkelig adgang til funktioner som træk og slip vedhæftede filer og kopiering og indsættelse af billeder fra internettet i en e-mail-krop.

Funktionsanmodninger respekteres hurtigere

Med kontinuerlig innovation integreres funktionsanmodninger som læseindtægter, synlighed for bcc og support til signaturer med rig tekst hurtigt i systemet. Google beder rutinemæssigt brugere om produktfeedback og integrerer derefter disse funktioner i produktet. Mange mennesker er overrasket over at finde ud af, at mange af deres funktionsanmodninger er tilgængelige ved faktisk at aktivere bestemte laboratorier for Gmail eller Google Kalender.

Big Bang sker kun én gang

Når den første Google Apps-installation sker, behøver IT-afdelingen ikke at bruge tid på at forberede sig til den næste version af softwaren. Dette betyder også, at brugere ikke behøver at bruge tid på at lære helt nye versioner af softwaren; de har bare brug for at lære en eller to nye funktioner om måneden.

Ulemper ved kontinuerlig innovation

Opdatering af træningsmateriale

Ny funktion frigiver effektuddannelsesmateriale som brugervejledninger, hjælpedokumentation og eLearning-videoer. Når en ny funktion frigives, skal instruktioner tilføjes det eksisterende træningsmateriale. Store UI-ændringer kræver, at de fleste skærmbilleder og eLearning-videoer gendannes. Brug af gamle skærmbilleder med nye skriftlige instruktioner er forvirrende for brugerne. Google foretager opdateringer til deres træningsmateriale på learning.googleapps.com, men hver enkelt organisation er ansvarlig for at opdatere kopierne af det træningsmateriale, de gemmer på deres egne interne servere eller websteder.

Flere e-mail-kommunikations-e-mails

Google Apps-brugere, der er i den "planlagte udgivelsescyklus", har en to ugers forsinkelse før frigivelsen af ​​nye funktioner. De kan bruge denne tid til at opdatere træningsmateriale og sende kommunikation til deres brugere om denne ændring. Dette indebærer, at der oprettes en forretningsproces, der skal håndtere kommunikationen af ​​disse opdateringer.

Underudnyttelse af nye funktioner og forvirrede brugere

Når organisationer ikke formår at kommunikere og uddanne medarbejdere korrekt om de nye funktioner, bliver mange af funktionerne underudnyttet. Medarbejdere kan ske på disse funktioner eller bare føle sig generelt forvirrede, når grænsefladen ændrer sig, og placeringen af ​​linket Kontakter bevæger sig op på skærmen 200 pixels. Hvis helpdeskpersonalet ikke er i kommunikationssløjfen, kan de forkert informere brugerne og yde unøjagtig support.

Hvad laver Google med dette?

Google står ved sin forpligtelse til kontinuerlig innovation, så forvent ikke, at frigørelsesplanen ændres. I det forløbne år har Google imidlertid frigivet flere ressourcer til at støtte brugere med udrulningen af ​​nye udgivelser:

  • Hvad er nyt kalender: Denne kalender viser de kommende udgivelser af nye funktioner til Google Apps.
  • Planlagt frigivelse versus hurtig frigivelsesplan: Google Apps-administratorer kan vælge enten den planlagte udgivelsescyklus eller den hurtige udgivelsescyklus. Dem med den hurtige cyklus modtager de nye opdateringer, så snart de er klar. Disse domæner i den planlagte udgivelsescyklus har en ekstra uge eller to uger til at forberede deres brugere og deres træningsmateriale til ændringen.
  • Opdateret Hjælp: Det nydesignede og opdaterede helpcenter indeholder aktuelle instruktioner til, hvordan du bruger alle hundreder af funktioner i Google Apps.

Læs også:

  • En undersøgelse viser, at næsten 20% af virksomhederne bruger Google Apps
  • Sådan vælges en Google Apps-forhandler til din implementering
  • Den 1. august understøttes Google Apps kun i moderne browsere

© Copyright 2020 | mobilegn.com