Definer Google Drev baseret på dine behov

Identificer, hvordan din organisation og dine brugere arbejder med Google Drev, og konfigurer derefter apps og indstillinger til at understøtte deres behov.

Her er et spørgsmål med et spørgsmål om ordforråd:

Udtrykket "Google Drive" betyder __________.

  1. Opbevaring som i "Google Drev-fillagringssystem".
  2. Browser-apps, som i "oprette et nyt dokument ved at logge ind på Google Drive på drive.google.com".
  3. En filsynkroniseringsapp, som i "åben Google Drev på Windows / Mac for at få adgang til dine filer".
  4. En mobilapp, som i "oprette og redigere dokumenter med Google Drev-appen på din telefon".
  5. Alle de ovenstående

    Naturligvis er "5" korrekt. Google Drev henviser muligvis til en af ​​disse fire artikler.

    Slutter forvirringen

    De flere definitioner af "Google Drive" kan forårsage forvirring. Hvis du instruerer en person til "Åbn filen med Google Drev", skal de åbne en browser eller en app? Begge handlinger åbner "Google Drev", men lader brugeren være i forskellige miljøer. Forskellene betyder lidt for en bruger, der forsøger at arbejde. Forskellen betyder dog noget. Åbning af en oprindelig Word-fil med Google Drev i browseren viser filen og lader brugeren oprette en helt ny, konverteret fil i Google Dokumenter-format. Der er nu to filer i stedet for en. Ét i Google Docs-format og et i Word-format; dette kan forårsage mere forvirring og frustration.

    Folk bruger typisk Google Drev på en af ​​to måder:

    1. For at gemme Microsoft Office-dokumenter, eller
    2. For at oprette, redigere og gemme oprindelige Google (eller web) dokumenter fra en browser.

    Organisationer, der er flyttet ud over Microsoft Office, har det let. Google Drive gemmer organisationens filer og giver adgang til de apps, der er nødvendige for at oprette og redigere dokumenter. Uden Microsoft Office installeret, er der lille chance for forvirring.

    Udfordringen opstår i organisationer, der bruger Google Apps til e-mail og delt kalender, men alligevel bruger Microsoft Office-pakken til dokumenter. I disse indstillinger fungerer Google Drive simpelthen til at gemme Microsoft Office-dokumenter. Det er her, de mange betydninger af "Google Drev" kan forårsage forvirring.

    Hvis du er i tvivl om, hvordan folk bruger Google Drev, skal du bede en bruger om at oprette et nyt dokument. Hvis de åbner Microsoft Word, bruger de sandsynligvis Google Drev som lager. Hvis de bruger en browser, bruger de fuld kraft fra Google Drev-apps. (Jeg er opmærksom på, at nogle organisationer bruger både: Office til formaterede dokumenter og Drive til samarbejde. Brugere, der gør det, er ret teknisk dygtige.)

    Her er, hvordan man minimerer potentiel forvirring og problemer i hvert af de to miljøer.

    Brugere af Microsoft Office-dokumenter skal få adgang til Drive fra Drive-desktop-appen eller Quickoffice-mobilappen

    1. Gem Microsoft Office-dokumenter

    Hvis din organisation bruger Google Apps for Business til e-mail og kalender og Microsoft Office-pakken til dokumenter, så foreslår jeg, at du konfigurerer dit system til at arbejde med dokumenter.

    en. Installer Google Drive på Mac / Windows-systemer til filsynkronisering

    Installer Google Drive-appen (tilgængelig for Mac og Windows). Lær brugerne at få adgang til Drive, når de åbner eller gemmer Office-dokumenter: på Mac-systemer ved hjælp af Mac Finder; på Windows-systemer ved hjælp af "Start Menu" (eller flise, hvis du bruger Windows 8).

    b. Brug QuickOffice til Google Apps Business på smartphones og tablets

    QuickOffice-mobile apps (tilgængelig for Android og iOS) gør det muligt for brugere at redigere Office-dokumenter uden at konvertere dokumentet til oprindeligt Google-dokumentformat. Dette hjælper brugere med at undgå problemet "flere dokumenter", der er beskrevet ovenfor. Filer oprettet på enheden vil være i Microsoft Office eller almindelige ".txt" -formater, som alle kan åbnes med Microsoft Office på Mac eller Windows-systemer.

    Brugere uden Microsoft Office skal få adgang til Drive fra internettet eller Google Drive-mobilappen

    2. Arbejd med oprindelige Google-dokumenter

    Tingene er enklere, hvis din organisation har fjernet Microsoft Office helt og stoler fuldt ud på Google Apps for Business til e-mail, kalender og dokumentsamarbejde.

    en. Brug en browser til alle filaktiviteter på Mac / Windows-systemer

    Opret, rediger og del filer i en browser på http://drive.google.com. (Jeg anbefaler, at du bruger Chrome-browseren.) Google tilbyder en nyttig interaktiv rundvisning i Google Drev og Docs-funktioner på http://learn.googleapps.com/tour-drive.

    (Bemærk for avancerede brugere: Husk, at menuen "Mere" giver brugerne adgang til alle administratorinstallerede apps fra Google Marketplace. Dette er for eksempel, hvordan jeg får adgang til MindMeister-mindekort-webapplikationen.)

    b. Brug Google Drev-apps på smartphones og tablets

    Google Drev-mobile apps (tilgængelig til Android og iOS) gør det muligt for brugere at redigere Google-dokumenter på smartphones og tablets. Filer oprettet på enheden vil være i "oprindelige" Google-dokumentformater og kan deles med andre til visning eller redigering.

    En note til strømbrugere: Naturligvis forhindrer intet brugere i at arbejde med filer overalt (dvs. i Google Drive Windows / Mac-appen, i QuickOffice, i Google Drevs mobile apps og i drive.google.com browser-appen). Teknisk dygtige brugere bør ikke have noget problem med at arbejde med hvert af disse værktøjer og skifte mellem dem efter behov.

    Bundlinie

    I en ideel verden har filformater ingen betydning: Google Drive-brugere ville være i stand til at åbne og redigere Microsoft Office og oprindelige Google doc-filer uden at oprette "konverterede" kopier. Der er tegn på, at Google arbejder mod den verden. (I juni 2013 offentliggjorde François Beaufort, at udviklerkanalen til Chrome OS tillader oprindelig redigering af Microsoft Office-filer.) Indtil da skal du vælge de rigtige Google Drive-værktøjer til dine brugere, så de ved, hvad du mener, når du siger, " Gem det på Google Drev. "

    Læs også:

    • Styre rundt på huller med Google Drive
    • Ti måder at maksimere dit Google Drev på
    • Fem måder din organisation kan forbedre vedtagelsen af ​​Google Drive på

    © Copyright 2020 | mobilegn.com