DIY: Samarbejd gratis med Google Docs-diskussioner

Jeg samarbejder om dokumenter dagligt, så jeg var glade for at lære om Google Docs-diskussioner, et samarbejdsværktøj, der kunne have en enorm indflydelse. Google forsøger at gøre Google Apps til den førende løsning til forretningskontor, og tilføjelse af diskussioner til dokumenter giver en utroligt forretningsvenlig webbaseret kontorpakke. Og da Google Dokumenter er gratis, giver det perfekt mening for DIY-brugere.

Hvad du har brug for for at samarbejde med Google Docs

  • En Gmail-konto
  • Samarbejdspartnere med Gmail-konti
  • Et Google Docs-dokument

Sådan fungerer Google Docs-diskussioner

Google Docs-samarbejdsværktøj tilføjer et nyt lag over dit dokument, der fungerer som et rum til diskussion af dokumentet. Kun brugere, der er blevet inviteret af dokumentsejeren, kan deltage i diskussionen, medmindre diskussionen offentliggøres.

Under samarbejdet kan du gøre følgende:

  • Diskuter dokumentet med inviterede samarbejdspartnere.
  • Skjul eller flyt diskussionsvinduet, og rediger dokumentet.
  • Rediger, slet og løs kommentarer fra samarbejdspartnere.
  • Chat med andre samarbejdspartnere.

Det er ikke umiddelbart indlysende, hvordan man bruger Google Docs-diskussionsfunktionen til samarbejde; når du først får fat i det, er funktionen et utroligt værktøj til samarbejde. Her er instruktioner og tip til, hvordan du bruger Google Discussions-funktionen i Google Docs.

Sådan bruges Google Docs-diskussioner

Log ind på din Gmail-konto, og åbn derefter det dokument, der skal bruges til samarbejde. For at invitere samarbejdspartnere til at deltage i diskussionen skal du klikke på knappen Del for at åbne vinduet Inviter. Når vinduet Inviter åbnes, kan du invitere alle de nødvendige samarbejdspartnere ( figur A ). Figur A

Når du har sendt e-mailen, skal alle de inviterede samarbejdspartnere se invitationen e-mail og klikke på det tilknyttede link. Når en inviteret åbner linket, har han eller hun adgang til dokumentet og diskussionen. Som standard vil hver samarbejdspartner have fuld (læse og skrive) dokumenttilladelser. Hvis du vil ændre en samarbejdstagers tilladelser, skal du klikke på rullemenuen Delt og vælge Delt indstillinger. Fra dette vindue kan du redigere en deltagers status for at afspejle tilladelserne ( figur B ). Du kan når som helst ændre tilladelsesindstillingerne. Fra dette vindue kan du invitere nye deltagere til samarbejdsprocessen. Figur B

Du kan også ændre privatlivets fred for diskussionen til Offentlig på nettet, Enhver med et link eller Privat ved at klikke på linket Skift i afsnittet Privatliv.

Åbn vinduet Diskussioner Det næste trin er at åbne diskussionsvinduet ved at klikke på knappen Diskussioner; Diskussionsvinduet dækker muligvis hele dit dokument. Hvis du klikker på toppen af ​​toppen af ​​diskussionsvinduet, kan du flytte vinduet rundt, så du kan se diskussioner og arbejde på dokumentet ( figur C ). Du kan ikke ændre størrelsen på diskussionsvinduet, så du bliver nødt til at placere det strategisk, så det maksimerer skærmens ejendom. Med diskussionsvinduet, der dækker dit dokument, vil du bemærke, at når du ruller inden for dit dokument, bliver vinduet gennemsigtigt; Når du holder op med at rulle, vises vinduet Diskussioner igen. Fig

Klik på billedet for at forstørre det.

Hvis du vil redigere et dokument med vinduet Diskussioner åbent, skal du sørge for, at vinduet ikke dækker dokumentet. Hvis diskussionsvinduet er i vejen (dette er tilfældet, når teksten vises i dokumentet, har en gennemskinnelig blå boks, der ligger over teksten), vises diskussionsfeltet igen, når du klikker på teksten.

Dette er den eneste måde at være i stand til at holde diskussionsvinduet åbent og arbejde i dit dokument på samme tid - bare flyt diskussionen ud af teksten.

Diskuter dokumentet

Åbn vinduet Diskussioner, indtast din kommentar, og tryk på knappen Post; alle samarbejdspartnere vil straks se dit indlæg. Gennem diskussionsprocessen gemmes alle indlæg og læses. (Diskussioner vises ikke i chatruden.)

Som standard e-mailes alle Google Docs-diskussionsindlæg til alle samarbejdspartnere. Hvis du vil ændre denne proces, kan du klikke på rullemenuen Diskussioner og derefter vælge Indstillinger for diskussionsmeddelelse. I det nye vindue kan du indstille, hvordan du ønsker, at meddelelser skal sendes ud, hvis overhovedet ( figur D ). Google anbefaler ikke at lukke underretningerne til deltagerne, men du har muligvis deltagere, der ikke ønsker at modtage disse e-mail-meddelelser. Figur D

Løs diskussioner Evnen til at løse diskussioner er en af ​​værktøjets bedste funktioner. Sig f.eks., At du har en diskussion om et bestemt aspekt af et dokument, og på et tidspunkt er det aspekt løst i diskussionen; Du kan angive det ved at vælge Løs i rullemenuen Diskussioner. Der vises et overlay, der giver dig mulighed for enten at annullere eller fortsætte med at markere en diskussionstråd som løst. Når en diskussion er markeret som løst, kan ingen sende et svar på den tråd. Enhver samarbejdspartner, der er involveret i diskussionen, kan markere en tråd som løst. Rediger eller slet diskussioner

Hvis du vil redigere en diskussion inden for en tråd, skal du klikke på rullemenuen, der er knyttet til tråden og vælge Rediger; når du gør det, åbnes teksten i diskussionen til redigering.

Hvis du vil slette en diskussion inden for en tråd, skal du klikke på rullemenuen, der er knyttet til tråden og vælge Slet. Heldigvis har Google gjort det, så kun ophavsmanden til en diskussionstråd kan slette en tråd.

Chat om samarbejdet

Hvis du vil kommentere, men ikke nødvendigvis inden for rammerne af samarbejdsdiskussionen, kan du bruge chatruden. I listen over de deltagende kan du åbne chatruden (som er i højre side af dokumentvinduet) og begynde at chatte om samarbejdet. Disse chats gemmes ikke i dokumentdiskussionen.

Publicer på nettet

Hvis du klikker på rullemenuen Del, kan du vælge Publicer dokumentet på Internettet. Inden du offentliggør dit dokument på Internettet, skal du tænke grundigt over, om du vil have, at alle skal kunne se dokumentet.

Afslut en samarbejdssession Når samarbejdspartnere lukker dokumentet, vises de ikke længere i rullelisten over chatruden. Så længe en samarbejdspartner gemmer invitationslinket, kan de tilslutte sig diskussionen når som helst.

Selv når alle samarbejdspartnere og ejeren af ​​dokumentet har forladt diskussionen og lukket dokumentet, forbliver samarbejdsdiskussionen en del af dokumentet. Når enhver samarbejdspartner åbner dokumentet, kan de se diskussionen.

Resumé

Disse nye samarbejdsfunktioner gør Google Dokumenter til en seriøs konkurrence med Microsoft Office og LibreOffice, især for alle, der har brug for en kontorpakke og et samarbejdsværktøj, mens du er på farten. Og da funktionen Google Docs Discussions ikke koster noget, giver det perfekt mening for DIY-butikker.

Kommer Google Docs tæt på at være den perfekte erstatning for de dyrere, mindre mobile løsninger? Fortæl os, hvad du synes i diskussionen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com