Google Apps v. Office 365: Indhold og dokumenthåndtering

Redaktørens note: Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i juni 2012. Det er blevet opdateret om nødvendigt sammen med dets tilknyttede sammenligningsark for at afspejle de nyeste oplysninger for både Google Apps og Office 365.

Tidligere har jeg i min igangværende serie, der sammenligner Google Apps og Office 365, sammenlignet adskillige funktionsgrupper, begyndende med deres basale produktivitetsapplikationer, og gå videre til deres e-mail og messaging og kalenderlinje med produkter. I dette segment vil jeg sammenligne forskellige aspekter af hver enkelt indholds- og dokumenthåndteringssoftware, mest med hensyn til funktioner, der har mindst nogle overlappende egenskaber, da de to tjenester kan bemærkes som værende iboende forskellige i tilgangen.

SharePoint Online, som kan købes som en enkeltstående, men er inkluderet i forskellige Office 365-planer, er en let fratrukket version af Microsofts on-premiss-version af SharePoint 2010 og har til formål at samle team af brugere på en enkelt platform i orden at samarbejde om delte produktivitetsdokumenter (MS Office) -dokumenter, forbedre styringen af ​​disse dokumenter og levere værktøjer til at designe relevant forretningsindhold og strømlinede arbejdsgange i godt koordinerede rum. Google Apps er på ingen måde i stand til at sige det samme, i det mindste for en enkelt applikation. Man skal bruge en kombination af Google Docs, Google Apps 'websitetstjeneste og til en vis grad -Google Drive, så de opnår et analogt sæt funktioner til SharePoint Online. Selv ved at gøre dette kan man dog opleve, at ikke kun Google Apps ikke opfylder visse standarder, som større virksomheder kræver, men også et vist niveau af kontinuitet og hegemoni, som SharePoint-brugere er vant til. Så stift som dette kan lyde, hjælper det faktisk med at skabe en mere sammenhængende og velkendt indstilling (virksomhedsbrugere hader overraskelser).

Så hvorfor endda foretage en sammenligning mellem Google Apps og Office 365 med hensyn til dokument- og indholdsstyring, når de fleste sandsynligvis har hørt historien om David og Goliat før? For det første kan Google Apps bemærkes som værende en mere end acceptabel løsning for mindre virksomheder, og til en vis grad mere passende, når en person overvejer tiden og omkostningerne det tager at administrere en SharePoint-installation. Faktisk, så godt et produkt, som jeg synes, SharePoint er, ville jeg være så dristig til at sige, at de fleste organisationer ikke fuldt ud udnytter de fleste funktioner, det tilbyder. For det andet får en organisation muligheden for i mange henseender at tilpasse Google Sites til at målrette en masse af disse funktioner, der kommer ud af boksen med SharePoint Online. Selvom dette måske er en strækning, kan man teoretisk bruge Google App Engine og Google Drive til i det mindste at oprette rudimentære komponenter, der ligner SharePoint Online. Desuden kan en organisation også binde applikationer fra Google Apps Marketplace for at give værktøjer til aktiviteter som projekt, opgave og kontaktadministration. Dog gemmer jeg dette til et andet indlæg.

De funktioner, som Google Apps og Office 365 - eller jeg burde sige, Google Sites og SharePoint online - har mest påfaldende fælles, vedrører Websteds wiki-stil-skema og SharePoint's My Sites og My Profile-komponenter. Igen overlader Google Apps meget til fantasien for sine forfattere, mens SharePoint Online gør brug af skabeloner og universelle kompositter, der kaldes webdele, som kan kontrolleres modulært og tildele brugernes tilladelser. Hvis alt dette er, hvad en organisation er på udkig efter at komme ud af et websted uden meget behov for SharePoint Onlines dokumenthåndterings- eller indholdsdesignværktøjer, såsom dets intranet og offentligt stillede websted, kan jeg være tilbøjelig til at sige, at Google Apps er bedre valg af de to; sandsynligvis på grund af omkostningsbesparelser alene. På den anden side, hvis din organisation er forpligtet til effektivt at løse mellempersonlige kommunikationsproblemer og skabe produktivitet, er der ingen konkurrence, er SharePoint Online den klare vinder.

Her er de primære funktionsområder, som jeg dækker i diagrammet

  • Dokument medforfatter / samarbejde
  • Dokumentnavigation og søgning
  • Underretninger om ændring af dokument
  • Mobil dokumenter
  • Offline dokument synkronisering
  • Indholdssamarbejde og opgavestyring
  • Domænesider
  • Værktøjer til socialt indhold
  • Backup af indholdsdata

Diagrammet er meget detaljeret, så for dem, der foretrækker en version at gemme på skrivebordet og manipulere, kan du downloade Excel-diagrammet. Hvis du foretrækker at se en snapshot-version, skal du klikke på miniaturebilledet nedenfor for at åbne for fuld størrelse.

Relateret værktøj :

TechRepublic værktøjssammenligningssæt: Google Apps vs. Office 365

Download dette værktøj for at finde ud af, hvilken online produktivitetssuite der er mest omkostningseffektiv for din virksomhed. Denne download er gratis tilgængelig som en del af et TechRepublic Pro-medlemskab eller kan købes via vores online butik.

© Copyright 2020 | mobilegn.com