Sådan fungerer Google Apps, når faktiske mennesker bruger det

For cirka et halvt år siden ønskede et dusin mennesker i Buffalo, NY, inklusive mig selv, en ting, der ville få folk til at tale om gode ideer. Den ting var TEDxBuffalo, en licenseret, uafhængigt organiseret og meget mindre version af de globale TED-konferencer, der producerer de hårdt virale "TED Talks" -videoer, som selv din onkel i Omaha synes er smuk. Over tid voksede det snes dusin til en større gruppe hjælpere, og vi havde brug for noget for at administrere vores kommunikation, dokumenter og masser af oplysninger. Jeg var fyren øverst, og jeg valgte en Google Apps-installation.

Hvorfor Google Apps?

Jeg valgte Google Apps af et par grunde. For det første havde der faktisk været et mislykket forsøg på en TEDxBuffalo før vores runde, og vi var i stand til at redde denne Google Apps-installation, hvilket gjorde det muligt for os at bruge den mere tilladte gratis installation, før Google satte den gratis brugergrænse tilbage til 10 personer . Virksomheder har tvingende grunde til at opgradere, men vores TEDx-begivenhed var en non-profit-all-frivillig ting, så vi nød glæde af muligheden for at have vores egne domæneværktøjer gratis.

De fleste af vores gruppe var ret teknologiske, og nogle få var direkte veteraner og fans af Gmail, Google Docs og andre gratis værktøjer fra Mountain View. Og jeg var langt fra uvildig - jeg skrev min Android-begynderguide i Google Docs, administrerer en enorm del af mit liv gennem Gmail og Google Kalender, og jeg havde brugt Google-værktøjer i samarbejde med mine kollegeredaktører på Lifehacker før. Google var vejen at gå, syntes det.

Omkostningerne ved et gratis værktøj blev tydelige med det samme. Det var ret nemt at oprette " " -konti fra min ende og endda oprette undergruppemail-lister til "Marketing", "Program" og lignende fra Apps Dashboard-kontrollerne. Men husk, at Google Apps, især den frie sort, har en vanskelig form for kundeserviceafdeling, så det var op til mig og et par andre Google-kyndige folk at sikre, at alle kunne få adgang til deres tedxbuffalo.com e-mail - fra deres hjemmecomputer, deres kontor, deres telefon, uanset hvor de tilfældigvis var, da de checkede ind på, hvad deres frivillige gruppe havde til.

Med en håndfuld mennesker er det en lille 10-minutters session, du kan gøre efter et møde. Med 30 personer med meget varierende Google-færdigheder, er det to meget energikrævende møder. Og når folk modtager beskeder fra en "tedxbuffalo-marketing" -liste, men får tilbage "Du har ikke tilladelse til at sende" -meddelelsen, når de svarer, er det en skummende blanding af både fremmedgørelse og frustration, som nogen skal afhjælpe.

I sidste ende ville de fleste af de mennesker, der virkelig ønskede at holde kontakten, finde ud af, hvordan man kommer til deres e-mail, og accepterer, at det at kræve en vis besvær, uanset hvilke værktøjer, der tilslutter sig en organisation. Men det var sandsynligvis et smart træk at lade flere kontoanmeldinger blive opdaget og konfigureret af dem, der arbejdede med computere. For alle andre; åbn en separat browser eller et privat / inkognito-vindue.

Dokumenter

Hvad med dokumenter, hvor det faktiske arbejde bliver gjort? For mig, en freelance-forfatter, der bevæger sig mellem systemer og placeringer ganske lidt, er Docs ret forbløffende. For en gruppe på 30 eller flere mennesker, der samarbejder om bredt definerede opgaver, er det bestemt mere en blandet velsignelse. At være specifik:

Den gode

  • Aldrig behøver at beskæftige sig med .doc / docx-problemer blandt forskellige versioner af Microsoft Office.
  • Et forholdsvis let middel til at dele dokumenter mellem medlemmer, hvis deres konti er tilgængelige.
  • Virkelig lette formularer, der er knyttet til regneark, hvilket gør det nemt at indsamle data fra gruppen eller fra internettet som helhed.
  • Tekstdokumenter og regneark er meget robuste (og gemmes automatisk), mens PowerPoint-dias-præsentationer generelt ser temmelig anstændigt ud (og uforvarende afskrækker for meget afhængighed af dias).
  • Masser af plads - uendelig, virkelig - til meget lave omkostninger, og ingen havde brug for at tilbringe en weekend eftermiddag med at opsætte en server eller noget lignende.

De dårlige

  • Dokumentlisten og "versionskontrol." Den store liste over nylige dokumenter fungerer godt, hvis du er en enkeltpersons butik. Når du har en betydelig gruppe, bliver det meget nemt at miste oversigt over, hvem der har adgang til hvad, hvilken slags navneplaner, du bruger til at udpege noget som "officielt" eller "færdigt", og hvorfor Tim ikke kan se dokument, som Mary angiveligt delte med alle. Du kan danne mappelignende "Samlinger" og dele dem, men vi løb ind i det samme problem - hvem kan se dem, og hvad betyder de? Du har brug for en plan og et stramt navneplan for at bruge Google Docs professionelt (ligesom enhver delt dokumentplads, virkelig), men det er for let at tro, at det ordner sig, når det hele er i skyen.
  • Enkle former med enkle ordninger ser pæn og fin ud. Men ligesom Office, er der forarbejdede temaer og clipart-stykker, der frister folk til at få et ellers fint dataindsamlingsværktøj til at ligne en optagelseseksamen til en slags psykedelisk børnehave.
  • Har jeg allerede nævnt den vanskelige karakter af flere konti? Mere end én gang opretter jeg eller et teammedlem ved et uheld et TEDxBuffalo-dokument i deres personlige / Gmail-bundne Google Dokumenter-konto. Hvad så? Del det videre til ens TEDxBuffalo-konto, og del derefter derefter tilbage til den bredere gruppe? Download og upload det igen? Det er ikke en dealbreaker, der kom op hele tiden, men det skete mere end én gang.

Bundlinie

Jeg kan ærligt tænke ikke på et system, der kunne have erstattet Google Docs og Google Apps, til vores team, der fungerede på mange forskellige steder, på forskellige tidspunkter og med alle slags forskellige teknologier. Det er let at blive irriteret over de små ting - kontaktadministration, standard regnearkssøjlebredder, skrifttypevalg på præsentationer - når de største hovedpine ved fillagring, sikkerhedskopiering, adgang og, igen, omkostninger er fordampet.

Hvis vi ikke arbejdede efter en temmelig stram femmånedersplan for at sammensætte en konference, kunne vi måske have bragt nogen med erfaring til at opsætte vores Google Apps-forekomst, give os nogle retningslinjer og forudse vores hovedpine. . Og vi har måske gjort bedre brug af funktioner, som vi aldrig gav en chance, som et webstedsbaseret "intranet" eller en delt kalender, der aldrig helt syntes at eksportere sig selv på den rigtige måde. Det gør vi bestemt i 2012 - selvom den erfarne person ender med at være en af ​​os.

Under alle omstændigheder solgte vi vores sponsorpladser med kits lavet i Docs, inviterede deltagere og anmodede feedback (ved hjælp af en Apps-integreret instans af MailChimp), planlagde dagen i et stort regneark og Google-sendt pokker ud af hinanden . Og så sendte vi vores produkt så at sige, og vi vil sandsynligvis bruge Google Apps til at gøre det igen.

© Copyright 2020 | mobilegn.com