Den største implementering af Google Apps, jeg har set - Del 1

Redaktørens note: Dette er det andet i en 2-delt mini-case study-serie om implementering af Google Apps. Del 2 af serien blev offentliggjort februar 2012.

Chancerne er, at du har hørt om Genentech. Roche-datterselskabet har eksisteret i en generation og beskæftiger nu over 11.000 mennesker. I Bay-området er det kendt for at sætte South San Francisco på kortet, en by, der er kendt som centrum for bioteknologien.

I de tidlige dage af Google Apps var Genentech en ankerlejer for det daværende nye produkt. Og de kom ombord af en temmelig kedelig grund - et ødelagt kalendersystem.

Det, der skete dernæst, havde store konsekvenser for både Genentech og Google.

Integration

"I 2007 vidste vi, at vi var nødt til at erstatte vores manglende infrastruktur og begyndte at se på muligheder, " sagde Adam Graff, Genentech / Roches leder af samarbejde og mobilitet.

”Vi var kommet ud af en meget høj vækstperiode og vidste, at vi ville forsøge at undgå at implementere store, komplekse infrastrukturer, som vi ville være nødt til at kæmpe med skalering efterhånden som vores virksomhed voksede, ” sagde Graff.

I 2007 manglede Google et virksomhedsprodukt, der blev brugt af store virksomheder, men Genentech henvendte sig til dem med ideen om at bruge Google Kalender og Mail. Google omfavnede øjeblikkeligt ideen, og det startede Genentechs rejse ud i skyen. I dag bruger virksomheden endda Google Search Appliance, internt og eksternt.

I midten af ​​2008 havde Genentech fuldt integreret Google Kalender og dokumenter. Ved udgangen af ​​2010 afsluttede de deres endelige e-mail-migrationer. Selvom hele projektet tog over tre år, havde Genentech en enestående grund til at nå det til målstregen: total integration.

"Googles fokus på innovation, stram integration mellem applikationer, evnen til at skalere hurtigt, oplevelse med skyen og robust global skyinfrastruktur var den største indflydelse i vores beslutning, " sagde Graff.

"På det tidspunkt vidste vi, at vi satsede på fremtiden, og det betalte sig på mange, mange flere måder end forventet."

baggrundshistorie

Inden vi bliver alle heldige og heldige med fordelene ved integrationen, lad os undersøge Genentechs baghistorie og finde ud af, hvad det virkelig kræver for at gennemføre en enterprise-størrelse integration.

"At sætte kontekst, " sagde Graff, "vi var den første store kunde, der migrerede til Google Apps, så vores migrationsstrategi og timing var meget anderledes end hvad der findes i dag."

Genentechs kalendervandring tog omtrent ni måneder at forberede - inklusive lange forhandlinger med deres juridiske afdeling.

”Vi skiftede over en weekend, ” sagde Graff.

"Folk tog af sted på en fredag ​​i et kalendersystem, og på mandag kom de ind og begyndte at arbejde i Google Kalender. Vi havde hjælp fra tredjepart i vores overgang, der hjalp med dataindvandringsprocessen og organisationsændringsstyring / træningsindsats, og Google hjalp også med go-live-dagen. "

Her er hvor Genentech virkelig var en tidlig adopter. De brugte Google Guides - strømbrugeransatte, der hjalp hvert team med at komme i gang ved hjælp af Google Apps. Dette var, da Google Guides-programmet var ret nyt.

"Vi havde 1:10 forhold mellem Google Guides til slutbrugere, medarbejderændringsagenter, på stedet for at gøre det muligt for os at skifte over på live-live-dagen og for at reducere belastningen på vores interne IT-service skrivebordet. Det var spændende og ekstremt vellykket, ”sagde Graff.

Trickle strategi

Genentech gjorde også en række andre ting anderledes end den typiske virksomhed. De håndhævede aldrig et "e-mailloft" eller en medarbejders indbakkegrænse.

"Fordi vi tilladte ubegrænsede postkassestørrelser, historisk set tog vores e-mail-migration lidt længere tid, og vi brugte en trickle-strategi snarere end big-bang, " sagde han.

Sådan ser "trickle-strategien" ud:

"Vi migrerede i grupper på ca. 400 pr. Uge i 2010 og havde et robust uddannelses- og ændringsstyringsprogram for at hjælpe folk med ændringen, " sagde Graff.

"Vi skubbede webgrænsefladen som det primære brugergrænseflade til e-mail, hvilket betød en stor justering for de fleste mennesker, der arbejder på Genentech, der kom fra en mere traditionel e-mail-brugergrænseflade som Outlook, Apples Mail eller Thunderbird."

Deployment

Hver gang jeg mødes med en virksomhed, der har implementeret en samarbejdssucces, har jeg altid lyst til at vide, hvordan de brød ud fasningen af ​​installationen. Så mange virksomheder skruer op, så vær opmærksom på, hvordan Graff nedbryder Genentechs udrulning. Denne næste del er muligvis ikke specielt "sexet", men at læse den kan spare frustration, hvis du er en del af en lignende implementering.

Fase I: Planlægning, forberedelse og iscenesættelse

Det er her Genentech bestemte datamigrering og ændringsstyringsstrategi og katalogiserede integrerede applikationer. De arbejdede også med data migrations scripts og proces, udviklede trænings- og kommunikationsudkast og udviklede integrationsgrænsefladeudskiftninger og migreringsplanlægning. Helt en vaskeri liste over aktiviteter.

Fase II: Pilot

Det er her testmigrationer fandt sted. Indsamling og inkorporering af brugeroplevelses feedback blev også udført her. Migrations- / ændringsstyringsprocesser blev forbedret. Det er også her, ændringsagenterne (Google Guides) blev informeret og trænet.

Fase III: Planlægning, information og træning

Dette er i høj grad en fortsættelse af fase to med et twist - planlægning af migrationer og informering og træning af slutbrugere.

Fase IV: Go-Live

Det er her datamigreringen blev udført, og der fortsatte engagement i slutbrugeren. Support og træning fortsatte, og opløsning af bugs / data uoverensstemmelser begyndte.

Fase V: Fortsat adoptionsstøtte

Det er her langtrækningen begynder - den fortsatte support til træning og ændringsadministration til slutbrugere fortsætter i op til et år efter afslutningen af ​​den indledende migrering.

Kultur

Graff har et par tip til tidsstyring og kulturens betydning under migrationen:

"Undervurder ikke den tid, du vil bruge på planlægning af slutbrugermigrationer, hvis du ikke bruger en big-bang-tilgang, og er en stor virksomhed, " sagde han.

"Sørg for, at du har nære partnere i dine forskellige forretningsenheder, som kan hjælpe med medarbejderengagement / adoption."

"Til sidst, " sagde Graff, "dit forandringsagent-netværk er kritisk for din succes; sørg for at holde dem informeret og engagerede, når du arbejder gennem pilot, implementering og fortsat adoptionsstøtte."

Om et par dage undersøger vi Genentechs anbefalinger om, hvordan man arbejder med Googles innovationscyklus, og hvordan Google+ bedre kan passe til forretningsvirksomhedernes behov.

© Copyright 2020 | mobilegn.com