Den nye funktion "Kan kommentere" fra Google Dokumenter giver dig muligheder

Google Docs er ikke kendt for sin overlegne tekstbehandlingsstyrke (selvom det bliver bedre), i stedet er det kendt for sit rige samarbejds- og delingsfunktioner. Delingsfunktionen handler ikke kun om at tilføje redaktører og seere til et dokument. Samarbejdspartnere kan nu chatte i et dokument, spore og mange kommentarer, samtidig redigere og ændre et dokuments synlighed. Dokumenter kan endda deles med brugere, der ikke har en Google Docs via tillægsmuligheden.

Kan kommentere

I løbet af de næste par dage vil Google frigive en ny delingsindstilling kaldet "kan kommentere". Brugere, der får denne tilladelse, kan ikke kun se et dokument, de kan også oprette og svare på kommentarer uden at have redigeringsrettigheder.

Google giver dig værktøjerne til at dele og samarbejde om dokumenterne, men disse indstillinger er ikke passende for alle målgrupper. Som Doc-ejer skal du vælge en samarbejdsmetode, der er bedst egnet til dit publikums værktøjssæt, tekniske evne og målet med samarbejdsprojektet.

Følgende illustrerer fire scenarier og den bedste Google Docs-samarbejdsindstilling, du kan vælge for hver.

Scenario 1: Sende en kopi af et dokument til en ikke-Google Apps bruger

Alternativ til samarbejde: Send som vedhæftet fil

Hvis du opretter en fil i Google Dokumenter, kan du dele denne fil med en ikke-Google Apps-bruger ved at vælge handlingen "Send som vedhæftet fil" fra menuen Samarbejd (nyt brugergrænseflade) eller knappen Del (gammel brugergrænseflade).

Når du vælger at sende en fil på denne måde, kan du vælge, hvilken filtype du gerne vil konvertere dokumentet til. Filtyper spænder fra Microsoft Office-filer, til PDF, til HTML, til Rich Text Format afhængigt af filtypen, du sender.

Modtageren modtager filen som en vedhæftet fil til en e-mail. Du kan tilføje en speciel meddelelse, når du sender filen via vedhæftet fil.

Ulempen med dette er, at en registrering af den sendte meddelelse ikke vises på din Sendte mail-etiket i Gmail. Hvis modtageren desuden foretager ændringer på deres version af den vedhæftede fil, vil du ikke se disse ændringer i Google Dokumenter.

Denne metode til at samarbejde er bedst, når det dokument, du sender, er i den endelige revision, og brugeren, du deler det med, ikke har en Google-konto.

Scenario 2: Samarbejde om en mødedagsorden med en lille gruppe af Google Docs-brugere

Alternativ til samarbejde: Tilføj brugere som redaktører

Hvis du opretter en mødedagsorden, og du ønsker, at alle de deltagende skal kunne føje deres diskussionselementer til dagsordenen, skal du oprette en privat Google Dokumenter og derefter tilføje alle mødedeltagere som "redaktører".

Ved at indstille synlighedsindstillingen som Privat er det kun de brugere, du specifikt inviterer, som kan se eller redigere dette dokument. Hvis det møde, du arrangerer, er ret lille (mindre end tyve mennesker), og du vil have alles feedback, skal du tilføje dem som redaktører. På den måde kan de redigere mødedagsordenen med deres egne genstande. Dette er en tidsbesparende sammenlignet med at have alle de 20 deltagere e-mailet deres dagsorden tilføjelser.

Ved hjælp af værktøjet Revisionshistorik kan du se, hvilke brugere der har foretaget hvilke ændringer. Du kan også bruge dette værktøj til at vende tilbage til ældre versioner af dagsordenen i tilfælde af, at en af ​​brugerne begik en fejl og slette en andens arbejde.

Når mødedagsordenen er indstillet, kan du ændre samarbejdspartnerens status til "seer", så de stadig kan se Doc, men ikke kan foretage ændringer i den

Scenario 3: Offentliggør en politik eller procedure i din organisation

Samarbejdsindstilling: Gør dokumentet synligt og synligt på tværs af dit domæne

Lad os sige, at du lige har revideret din virksomheds politik for sygefravær, og at du ønsker at offentliggøre den på dit intranet eller dele det via e-mail. I stedet for at tilføje alle i din virksomhed som en seer, kan du bare ændre synlighedsindstillingen for dokumentet, så alle i din organisation kan finde og få adgang til det.

Når du vælger denne indstilling, vil du se en unik URL vises i indstillingsvinduet Deling, som du kan dele via e-mail, chat eller sende på nettet. Kun brugere, der har et brugernavn og en adgangskode på dit domæne, kan se dette dokument. Denne synlighedsindstilling giver også brugere mulighed for at finde dokumentet ved at søge i alle dokumenter inden for dit domæne.

Hvis du foretager ændringer i policydokumentet, vises ændringerne med det samme for de personer, der ser eller søger efter dokumentet. Du kan også tilføje yderligere redaktører til dette dokument, hvis to eller tre personer forfatter dokumentet. Som ejer af dokumentet er du den, der har den ultimative sletningskontrol, så vær forsigtig.

Scenario 4: Skrivning af et klientforslag, der kræver direkte feedback fra dine kolleger

Samarbejdsmulighed: Tilføj brugere som "redaktører" eller "kommentatorer" og brug kommentarfunktionen i Google Dokumenter.

Hvis du arbejder på et privat dokument, og du vil anmode om feedback fra dine kolleger direkte om dokumentet, kan du drage fordel af Google Docs nyeste kommentarfunktioner. Redaktører og kommentarer kan tilføje kommentarer og svare på kommentarer til en Google Doc, men kun redaktører kan foretage ændringer på selve dokumentet.

Den nye kommentargrænseflade i Google Dokumenter sporer kommentarsamtalen mellem redaktører og kommentatorer. Der er også en "løsning" -knap, der kan vælges, når diskussionen er afsluttet. Dette er en fantastisk måde at spore og styre diskussionen omkring dokumentet. Dokumentsejeren kan anmode om feedback fra flere personer, men har i sidste ende kontrol over at foretage ændringer i dokumentet.

Den nye funktion "Vis kommentarstrøm" gør det muligt for doc-redaktører og kommentatorer at se hele kommentarhistorikken. Brugere kan også finjustere den måde, de modtager underretninger om ændringer og kommentarer til en metode mere i tråd med deres personlige præferencer.

Live chat-funktionen i Google Docs er stadig tilgængelig, men kommentarfunktionen hjælper med at fange den asynkrone samtale omkring dokumentet.

Strømbrugere

Disse funktioner bør ikke bruges af Google Docs newbies eller ikke-tekniske brugere uden ordentlig træning og instruktion. Og selvom samarbejdsfunktionerne i Google Dokumenter er effektive og kan spare dig for meget tid, skal du være sikker på at vælge den samarbejdsindstilling, der er bedst egnet til dit projekt og dine kolleger.

Læs også:

  • Nye funktioner i Google Apps er designet til samarbejdeteams
  • Kontinuerlig innovation i Google Apps er det en velsignelse eller en forbandelse?
  • Den 1. august understøttes Google Apps kun i moderne browsere

© Copyright 2020 | mobilegn.com