Et virksomheds e-mail-migration fra Google Apps: Del 2

Velkommen tilbage til min diskussion af en e-mail-migrering til Google Apps, som jeg gennemførte for en klientorganisation kaldet Terrapin Valley. I del 1 skitserede jeg det lille forretningsmiljø, der findes hos denne fem-personers virksomhed, de udfordringer, vi stod overfor med at støtte den forældede Windows 2003 Small Business Server, der håndterede e-mail-behandling og kravene til en ny e-mail-platform, der var bedre tilpasset denne dag og alder.

Ejeren af ​​virksomheden (Ted) og jeg besluttede at forfølge en plan for at migrere virksomhedens e-mail til Google Apps, så jeg hamrede ud en migrationsguide med hjælp fra Googles dokumentation og links. Del to er afsat til migrationsprocessen

Tilmelding i Google Apps

Jeg begyndte med at bruge vores offentlige DNS-administrationskonsol til at justere TTL på DNS ​​MX-posten til terrapinvalley.org. Jeg satte dette til fem minutter; der ville sikre, at ny e-mail til organisationen ville begynde at ankomme på Google-servere inden for få minutter, når vi var klar til at fortsætte med overgangen.

Derefter initialiserede jeg prøvekonto for Google Apps for Business, og installationsguiden blev startet, se figur A.

Figur A

Opsætningsguide

Ovenstående skærmbillede viser også værktøjslinjen (Dashboard, Organisation og brugere), der bruges i Google Apps Kontrolpanel, så det er praktisk at se, hvordan de administrative indstillinger fungerer.

Det første trin var at verificere domæneejerskab for terrapinvalley.org. Der er flere måder at gøre dette på:

  • Du kan oprette en tilpasset offentlig DNS-post (TXT-fil) til dit domæne.
  • Du kan opsætte en speciel HTML-fil / tilføje et tag på din offentlige webserver.
  • Du kan bruge Google Analytics med en sporingskode på din offentlige webserver.

Alle metoder involverer et sikkerhedstoken fra Google, som de derefter vil registrere i dine DNS-indstillinger eller på dit offentlige websted, så de kan bekræfte, at du ejer (eller har administrative rettigheder til) domænet.

Jeg valgte at gå med den specielle HTML-fil, som jeg gjorde tilgængelig på www.terrapinvalley.org. Når jeg gjorde dette, var jeg i stand til at bekræfte domæneejerskab med Google og fortsætte med opsætningen, som vist i figur B.

Figur B

Bekræft domæneejerskab

Oprettelse af konti for brugere i Google Apps-miljøet

Det næste trin var at give Terrapin Valley-brugere i Google Apps, som ville omfatte oprettelse af Gmail-konti (med de samme eksisterende e-mail-adresser på terrapinvalley.org; deres e-mail-adresser ville være deres kontonavne), hvilket giver 25 GB plads. Da vi ikke var gået i live endnu, ville disse e-mail-konti kun bruges til migrering af eksisterende data.

Valgmulighederne giver dig mulighed for at oprette konti manuelt eller importere en CSV-fil for at automatisere processen. Du kan også bruge et værktøj fra Google kaldet "Google Apps Directory Sync" til at importere brugere via LDAP. For enkelheds skyld valgte jeg at oprette kontiene manuelt, da kun fem var involveret. Jeg var også nødt til at konfigurere de passende apps til brugerne; Jeg valgte kun Gmail og Kalender, da vi kunne tilføje andre senere efter behov.

Konfiguration af indstillinger for at tillade kopiering af eksisterende data til Google-servere

For at migrere data op til Gmail var jeg nødt til at aktivere en indstilling kaldet "Tillad brugere at uploade e-mail ved hjælp af e-mail-migrerings-API." Dette er i øjeblikket tilgængeligt i Google Apps Kontrolpanel (som jeg vil undersøge nærmere i en opfølgningsartikel for at skitsere de administrative muligheder leveret af Google) under Indstillinger og derefter E-mail, som vist i figur C.

Fig

Google Apps Kontrolpanel

Mens jeg navigerede gennem dette afsnit afkrydsede jeg også muligheden "Aktiver offline Gmail for mine brugere." Dette kræver Google Gears, et plugin til browseren, der fungerer i Internet Explorer, Firefox og Google Chrome. Vi ville ikke indstille dette endnu, men planlægger at bruge det ned ad vejen.

Det næste trin involverede konfiguration af godkendelse mellem vores eksisterende e-mail-miljø og Google Apps. Google Apps bruger OAuth til at håndtere processen (OAuth står for åben autentificering, der gør det muligt at dele data uden at skulle angive de involverede kildekodoplysninger).

Dette kan udføres under afsnittet Avancerede værktøjer i Kontrolpanel, som vist i figur D.

Figur D

Avanceret værktøjssektion
Jeg klikkede på "Administrer OAuth-domænenøgle" for at se, hvilke detaljer der var involveret ( figur E ).

Figur E

Administrer OAuth-domænenøgle
Forbrugernøglen er domænenavnet (jeg har sortnet det aktuelle domænenavn i skærmbilledet ovenfor). Bemærk OAuth-forbrugerens hemmelige streng; dette bruges af Google til godkendelse. Jeg behøvede ikke at foretage nogen ændringer her, så jeg gik tilbage til Avancerede værktøjer og klikkede på "Administrer tredjeparts OAuth-klientadgang", som vist i figur F.

Figur F

Administrer tredjeparts OAuth-klientadgang

Jeg indtastede domænenavnet i feltet "Klientnavn". Derefter indtastede jeg "https://apps-apis.google.com/a/feeds/migration/" i feltet "En eller flere API-scopes" og klikk på Autoriser (andre webadresser anbefales til forskellige feeds, men i øjeblikket jeg havde kun brug for migreringsindstillingen).

Nu var vi klar til at migrere data.

Kopiering af alle e-mails, kontakter og kalenderelementer til op til Google-servere

Google tilbyder et Google Apps Migration-værktøj for at lette dataoverførselsprocessen. Jeg installerede den på en arbejdsstation og startede den, som du ser i figur G.

Figur G

Google Apps migreringsværktøj

Jeg indtastede legitimationsoplysninger for administratorkontoen og klikk på Fortsæt:

Den rigtige Outlook-profil (MS Exchange) blev allerede fremhævet for mig. Da dette var første gang, jeg kørte værktøjet, klikkede jeg på "Migrer alle data". Værktøjet giver dig også mulighed for kun at migrere nye data, som er nyttigt, hvis du foretager en langsom overgang til Gmail, som vil involvere flere datakopieringsbestræbelser (f.eks. Det første pas til at få alle eksisterende data kopieret og derefter efterfølgende pas for at fange det nye data, brugere har sendt / modtaget siden den første kørsel af dette værktøj).

Når jeg klikkede på Næste, blev jeg ført til skærmen vist i figur H.

Figur H

Migration
Jeg valgte at gå med de fremhævede indstillinger (disse blev som standard markeret) og klikk på Migrer ( figur I ).

Figur I

Start af migreringsprocessen

Derefter kørte værktøjet og gav mig statuslinjer for at indikere færdiggørelsesstatus for migreringen af ​​forskellige datakategorier.

Da dataene var færdige med at kopiere, kontrollerede jeg migreringslogfilen, som på XP-systemet var placeret på C: \ Documents and Settings \ "username" \ Local Settings \ Application Data \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration. (På en Vista- eller Windows 7-maskine ville logkataloget være på C: \ Brugere \ "brugernavn" \ AppData \ Local \ Google \ Google Apps Migration \ Tracing \ ExchangeMigration).

Der blev ikke fundet nogen fejl, så jeg bekræftede derefter, at dataene nu eksisterede i Gmail (og ikke var blevet fjernet fra kildepostkassen). Selvom Gmail ikke rigtig er folderorienteret, var jeg glad for at bemærke, at den eksisterende mappestruktur var blevet kopieret op fra Outlook og var intakt med det rigtige indhold.

Derefter installerede jeg Google Apps Sync til Microsoft Outlook-plugin på Outlook-klienten og startede den. Plugin giver dig en lignende startskærm som migreringsværktøjet, som du kan se i figur J.

Figur J

Google Apps Sync
Jeg logget ind og fik følgende opsætningsfelt ( figur K ).

Figur K

Konfigurer Google Apps Sync

Med Google Apps synkroniseringsværktøj kan du importere data til Gmail, hvilket betyder, at det kan udføre den samme funktion som overførselsværktøjet. I mit tilfælde havde jeg valgt migreringsværktøjet for at sikre, at jeg fulgte den officielle proces, men det er rart, at dette værktøj kan gøre noget lignende.

Jeg forlod alle felter ikke markeret og klikkede på "Opret profil." Plugin opsætter derefter en lokal PST-fil med brugernavnet og "Google Apps" i titlen. Outlook åbnes automatisk, og et nyt ikon dukkede helt til venstre i systembakken ( figur L ).

Figur L

Nyt ikon

Det cirkulære ikon repræsenterer Google Apps-synkroniseringsprocessen. Det kører automatisk, når Outlook åbnes - faktisk kan du ikke lukke det manuelt. Dette er et problem, hvis du ikke ønsker at synkronisere data på et bestemt tidspunkt, f.eks. Når du prøver at rydde op i Outlook, som ikke behøver at blive kopieret til Gmail. Jeg fandt en løsning ved at klikke på File og derefter Work Offline; dette stopper Google Apps-synkroniseringen.

Ved at højreklikke på Google Apps Sync-ikonet blev boksen vist i figur M.

Figur M

Indstillinger for Google Apps Sync
"Indstil størrelsesgrænse for postkasse" giver dig mulighed for at konfigurere, hvor stor din lokale PST-fil skal have tilladelse til at vokse; dette spiller en faktor i synkroniseringsydelsen ( figur N ).

Figur N

Sæt grænser
Valg af "Vis synkroniseringsstatus" eller blot dobbeltklik på Google Apps Sync-ikonet åbner et synkroniseringsstatusvindue ( figur O ).

Figur O

Synkroniseringsstatusvindue

(Hvis du klikker på "Vis mere", vises statuslinjer for Google Opgaver, Noter og Google Adressebog, hvis disse indstillinger er gyldige).

Der er nogle andre nyttige indstillinger, der er tilgængelige fra Start-menuen ( figur P ).

Figur P

Andre nyttige indstillinger

Derefter kørte jeg migreringen for alle brugere efter at have eksporteret deres eksisterende Outlook-regler og underskrifter, da disse ikke kan kopieres til Gmail. Nogle brugere havde små postkasser (<10MB), så overførselsprocessen var ret hurtig og effektiv, generelt afsluttet inden for få minutter. Nogle andre brugere havde PST-filer med ældre data, som de ønskede at opbevare, og jeg var i stand til at udføre en migrering af indholdet af disse objekter direkte fra PST op til Gmail takket være indstillingerne i migreringsværktøjet.

Jill havde en ret stor postkasse med snesevis af mapper, og det tog noget tid at migrere. Jeg sørgede for at kopiere hendes e-mail-poster først, derefter kalender, og derefter til sidst oprettede jeg hendes kontaktgrupper i Gmail og migrerede hvert sæt kontakter separat, så jeg derefter kunne tildele dem til de relevante grupper i Gmail. Dette involverede kørsel af migreringsværktøjet flere gange, men jeg afsluttede det hele efter to eller tre timer.

Jills konto viste mange tilfælde af duplikerede kontakter, da der tilsyneladende havde været ekstraversioner spredt i hver kategori. Gmail tilbyder et nyttigt værktøj på kontaktskærmen kaldet "Find og flet duplikater", som kan findes via knappen "Mere", når du ser siden Kontakter. Dette kom godt med til at fjerne duplikaterne.

Afslutningen

Når jeg havde afsluttet overførslen af ​​alle brugerdata til Gmail (heldigvis var der ingen fejl eller problemer med nogen af ​​dem), satte jeg op Google Apps Sync-værktøjet på de relevante Outlook 2003-klienter.

Da alle hendes data nu eksisterede hos Google, var min næste opgave at konfigurere Outlook 2011 til Jill på sin Mac. Som jeg tidligere nævnte involverede dette følgende trin:

  • Opret IMAP-konto i Outlook 2011 til at kommunikere med Gmail
  • Indstil lokalt adressebog-program til synkronisering med Gmail, og konfigurer derefter Outlook 2011 til at synkronisere med adressebogen
  • Indstil lokal iCal-kalenderapplikation til synkronisering med Gmail

Dette betød, at Jill kunne bruge Outlook 2011 til e-mail og kontakter, mens hun brugte iCal til sine kalenderelementer. I alle tre tilfælde kopieres dataene frem og tilbage mellem Gmail og hendes Mac. Desværre er der en begrænsning i Outlook 2011, hvor kalenderen ikke kan synkronisere med Gmail, hvilket jeg håber vil blive afhjulpet på et tidspunkt (mange brugere venter spændt på dette!)

Derefter uddannede jeg brugerne i, hvordan man arbejder med den nye opsætning. Vi satte Ted og Jills iPhone- og iPad-konfiguration på bagbrænderen, så vi kunne sikre, at alle var tilfredse med deres desktop / laptop-e-mail-klienter. Brugerne fortsatte med at få adgang til deres levende Terrapin Valley e-mail-data via Outlook Web Access; dette betød, at vi ikke ville have at gøre med flere Outlook-profiler og skifte frem og tilbage mellem gamle og nye data (for ikke at nævne forvirring og fejl, end der kan opstå med en sådan ordning).

En dag eller deromkring følte alle sig klar til at fortsætte med overgangen. Dette var den nemmeste del. Jeg redigerede simpelthen DNS MX-posten til terrapinvalley.org for at angive følgende Google-servere:

  • ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
  • ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM
  • ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM

Jeg bekræftede, at ny e-mail til brugere ankom til deres Gmail-konti og i deres Outlook-klienter et par minutter senere. Jeg testede også udgående e-mail. Jeg sørgede for at kontrollere Exchange-konti på den nu nedlagte Terrapin Valley-server for at sikre, at der ikke kom nogen ny e-mail i nogen af ​​dem. Da vi ikke længere havde brug for port 25 for at være åben i firewall for mailserveren for at modtage indgående meddelelser, deaktiverede jeg denne regel. Endelig omorganiserer jeg migreringsværktøjet for alle brugere for at få de nyeste data op til Gmail og hjalp brugerne med at importere deres Outlook-regler og underskrifter.

Vores migration var fuldført, og vi var live på Google Apps.

I mine næste par artikler vil jeg diskutere, hvad der skete næste; hvordan vi fik konfigureret de mobile enheder, hvordan vi begyndte at kaste del i dokumentdelingen, og hvordan Google Apps-kontrolpanelet fungerer.

Læs også:

  • Et virksomheds Google Apps e-mail-migrering: Del 1
  • Fem sikkerhedsindstillinger for Google App skal du allerede have ændret
  • De top fem Google Apps-migreringsressourcer

© Copyright 2020 | mobilegn.com