Hurtigt tip: Sorter Gmail med en avanceret nøgleordssøgning

Der er en subtil, men alligevel meget vigtig forskel mellem Google Apps og Microsoft Office, der skal konfronteres og accepteres af alle brugere, der skifter til en Google Apps-pakke med produktivitetssoftware. Google Apps bruger søgning som dens motor til at finde dokumenter. I modsætning hertil bruger Microsoft Office hierarkiske mapper som dens organiseringsmekanisme (for det meste).

Rent praktisk betyder det, at Google Apps-brugere, hvis de antager, at de vil være effektive og produktive, bliver nødt til at mestre kunsten at søgeordssøgning.

Grundlæggende

Den grundlæggende søgemetode til at indtaste et nøgleord i søgefeltet i Gmail for eksempel er enkel nok, men det kan også ofte være ineffektivt. I figur A søgte jeg på min personlige Gmail-konto efter "TechRepublic", og som du kan se, modtog jeg en temmelig lang liste med e-mails.

Figur A

Søger kun TechRepublic

Fremskreden

Men hvis jeg bruger de mere avancerede søgeværktøjer, som i figur B, kan jeg begrænse resultaterne til en potentielt mere relevant liste med e-mails. I dette tilfælde leder jeg efter e-mails med TechRepublic, men kun dem, der er sendt til mig af Bill Detwiler. Jeg kunne også specificere et specifikt emne og indsnævre søgningen yderligere.

Figur B

Begræns søgningen til e-mails fra Bill Detwiler

Hjælp

Den gode nyhed er, at du ikke behøver at huske alle de forskellige avancerede søgeparametre. Klik på rullemenuen i højre ende af søgefeltet for at få en dialogboks ( figur C ), hvor du kan udfylde de mest almindelige parametre for søgebegrænsning.

Fig

Almindelige parametre for søgebegrænsning

Google leverer også en tabel ( tabel A ) over hele de tilgængelige søgepolitiske parametre, som er nyttigt, hvis du finder dig selv i behov for endnu mere avancerede søgeværktøjer.

Tabel A

Søg i operatører og genveje	Handling	eksempler
fra:	Søg efter afsender	fra: mig Sendt fra dig fra: joe Sendt fra Joe
til:	Søg efter modtager	til: joe Til Joe til: eksempel.com Til enhver på eksempel.com
emne:	Søg i emnelinjen	emne: legal Indeholder "legal" i emnet: legal fra: lee Fra Lee med "legal" i emnet
""	Søg efter den nøjagtige sætning	"indkøbsordre" Indeholder "indkøbsordre"
ELLER skal være store	Matches vilkår	kvittering ELLER faktura Indeholder ordene "kvittering" eller "faktura" fra: amy ELLER lee Fra enten Amy eller Lee
- (bindestreg)	Ekskluder termer fra søgning	emne: ordre-nyt Emne indeholder "orden" men ikke "nye" "nye bøger" -I dag Indeholder "nye bøger" men ikke "i dag"
()	Grupper søgeord vha. AND	fra: amy (juridisk lov) Fra Amy indeholder "legal" og "law"
{}	Grupper søgeord vha. OR	fra: amy {legal law} Fra Amy indeholder "legal" eller "law"
i: eller etiket:	Søg efter etiket	fra: joe in: action Fra Joe, med mærket "Action"
liste:	Søg til / fra adresselister	liste: Til eller fra " "
efter: før:	Sendt i løbet af specificeret tid (format: åååå / mm / dd)	efter: 2009/1/27 Sendt / modtaget efter 27. januar 2009 efter: 2008/5/1 før: 2008/7/31 Sendt / modtaget efter 1. maj 2008 og før 31. juli 2008
i: indbakke i: papirkurv : spam i: hvor som helst	Søg i indbakken, papirkurven eller spam eller alle etiketter	i: indbakke til: amy Sendt til Amy og i din indbakke i: hvor som helst anmeldelse Indeholder "anmeldelse" i All Mail, Spam, Papirkurv
er: stjernemarkeret er: ulæst / læst	Søg i meddelelser, der er stjernemarkeret, ulæst eller læst	er: ulæst fra: amy Ulæste beskeder fra Amy
cc: / bcc:	Søg i cc: og bcc: felter	cc: lee Besked cc'd til Lee
has: attachment	Søg efter vedhæftede filer	har: vedhæftet fil fra: mig Beskeder sendt fra dig, der indeholder en vedhæftet fil
filnavn:	Søg i vedhæftede filer efter navn eller type	filnavn: projekt Meddelelser med vedhæftede filer kaldet "projekt"
er: chat	Søg efter chatbeskeder	er: chatprojekt Enhver chatbesked, der bruger ordet "projekt"