Sandheden om syv vedvarende Google Docs-myter

Sidste uges indlæg om myterne omkring Google Sites vækkede nogle gode kommentarer, for ikke at nævne et par andre myter, som vi var i stand til at debunk.

Denne uge går vi videre til Googles online fillagring, tekstbehandling, regneark, form og senest online videolagringssystem - Google Docs.

Nyhedsbrevet Google i Enterprise ugentligt hjælper professionelle med at få mest muligt ud af Google Dokumenter, Google Apps, Chrome, Chrome OS og alle de andre Google-produkter, der bruges i forretningsmiljøer.

Myte 1: Microsoft Office 2010-filer kan ikke konverteres til redigerbare Google Dokumenter

Ved hjælp af Google Docs Upload-funktionen kan du konvertere mange forskellige filtyper til redigerbare Google-dokumenter, regneark, præsentationer og tegninger. Her er en liste over de forskellige filtyper, der kan konverteres:

  • For regneark: .xls, .xlsx, .ods, .csv, .tsv, .txt, .tab
  • For dokumenter: .doc, .docx, .html, almindelig tekst (.txt), .rtf
  • Til præsentationer: .ppt, .pps, .pptx
  • Til tegninger: .wmf

Der var en periode efter, at Microsoft Office 2010 blev frigivet, da Google Dokumenter ikke kunne konvertere disse filer til Google Dokumenter. Support til Excel 2010 og Word 2010 kom først, og netop denne sommer frigav Google support til konvertering af PowerPoint 2010. Som med alle konverterede filer stemmer formateringen muligvis ikke nøjagtigt med de originale og ikke-understøttede funktioner som makroer og brugerdefinerede animationer stemmer ikke overens. kom til Google Dokumenter i konverteringsprocessen.

Myte 2: Google Docs-administratorer kan ikke forhindre brugere i at oprette offentlige dokumenter, der kan findes af søgemaskiner

Hvis du bruger Google Dokumenter med en Gmail-adresse, har du tre forskellige muligheder for deling - Privat, Alle med linket og Offentlig. Dokumenter, der har den "offentlige" synlighedsindstilling, opfører sig som almindelige websider, og indholdet kan hentes af søgemaskinecrawlere og fås i de offentlige søgemaskineresultater.

De, der bruger Google Dokumenter med Google Apps-konti, har op til fem forskellige synlighedsindstillinger, Privat, Mennesker i organisationen med linket, Enhver i Organisationen, Enhver med linket eller Offentlig på nettet. Imidlertid kan administratoren i domænes betjeningspanel begrænse de tilgængelige synlighedsindstillinger. Brugere kan begrænses fra at bruge indstillingen "Offentlig" synlighed, og de kan endda begrænses fra at dele dokumenter med brugere, der har e-mail-adresser på andre domæner.

Myte 3: Google Spreadsheets understøtter ikke kompleks dataanalyse

Til det, der ligner en simpel webbaseret regnearksapplikation, er Google Spreadsheets faktisk meget kompleks. Funktionslisten indeholder hundredvis af funktioner til matematik, dato, finansiel, statistisk og teknisk analyse. Databasefunktionerne tillader endda Google Spreadsheets at forespørge og behandle data fra andre databaser. Nogle af funktionerne forespørger endda andre Google-applikationer som Google Finance, Google Translate og Google Search.

Myte 4: Filer, der er gemt på Google Dokumenter, tæller med din Gmail-lagergrænse på 7 GB eller 25 GB

Lagringskvoten for Google Dokumenter er adskilt fra lagringskvoten for Gmail. Google Docs-brugere har ingen grænse for antallet af Google-dokumenter, regneark, præsentationer, formularer og tegninger, de kan have. Der er dog en grænse for størrelsen på nogle af disse filer; for eksempel er Google-præsentationer på ca. 200 dias.

Der er dog et kontingent for mængden af ​​lagerplads for filer, der er uploadet til Google Dokumenter. Dette inkluderer billeder, videoer, musik og Office-filer, der ikke er konverteret til Google Docs. Hver bruger har 1 GB lagerplads i Google Dokumenter. Brugere kan købe yderligere lagerplads for ca. $ 0, 25 per GB.

Du kan finde ud af, hvor meget lager du i øjeblikket bruger ved at klikke på upload-ikonet på din Google Dokumenter-liste.

Myte 5: Du kan ikke oprette animationer i Google-præsentationer

Google-præsentationer er ringere end Microsoft Powerpoint, når det kommer til zoom, tavle og opløse animationer og overgange. Google-præsentationer understøtter dog en "inkrementel afsløre" -funktion. Brug af "inkrementelle afslør" brugere kan bestille emner (tekst, billede, form) på et dias, og elementerne vises i rækkefølge, der udløses af et museklik.

Det handler om det, når det kommer til animationer med Google Presentations. Du kan selvfølgelig altid integrere en animeret YouTube-video i selve præsentationen.

Myte 6: Du skal have en Gmail- eller Google Apps-konto for at se Google Docs

Du behøver ikke at have en Gmail-konto, en Google-konto eller en Google Apps-konto for at se Google Dokumenter. Nøglen her er, at brugere, der ikke har en Google-konto, kan se en Google Doc som en fremviser, men hvis de får "editor" -adgang, skal de logge på med en Google-konto. Den bedste praksis for deling af en Google Doc med en ikke-Google-kontoindehaver er at sende dem Dokumentet som en vedhæftet fil. Den anden mulighed er at ændre synlighedsindstillingen for Google Doc, så "enhver med linket" kan se det. Del derefter linket med den bestemte bruger.

Myte 7: Du kan ikke vedhæfte Google Dokumenter til e-mails

Mange mennesker tror, ​​at de ikke kan vedhæfte en Google Doc til en e-mail, fordi de ikke kan se deres liste over Google Docs vises, når de klikker på linket "vedhæft en fil" i Gmail. I stedet for at åbne en e-mail og derefter vedhæfte en fil i Google Dokumenter, skal du åbne filen og derefter vælge en e-mail-adresse, du vil sende den til som en vedhæftet fil. Hvis du klikker på knappen Del (gammel brugergrænseflade for Google Dokumenter) eller linket Samarbejd (nyt brugergrænseflade for Google Dokumenter), er der en mulighed for "E-mail som vedhæftet fil". Ikke kun kan du sende dokumentet som en vedhæftet fil, du kan også vælge det filformat, som dokumentet skal sendes i. Hvis du f.eks. Sender et Google-dokument, kan du vedhæfte filen som en Word-dokument, PDF, almindelig tekst, HTML eller RTF-fil.

En ulempe med at sende vedhæftningen på denne måde er, at der ikke er nogen registrering af den sendte meddelelse i dine sendte meddelelser. Den nemmeste måde at dele Docs er ved at tilføje brugere som "redaktører" eller "seere", fordi du kan spore, hvem der har adgang til Doc, og hvilken type adgang de har.

Læs også:

  • Nye funktioner i Google Apps er designet til samarbejdeteams
  • Brug Microsoft Office til at oprette Google-dokumenter med Cloud Connect
  • De 40 vigtigste Google Apps-tastaturgenveje

© Copyright 2020 | mobilegn.com