Administrer din projektlog i MindGenius

Projektledere opretholder muligvis et risikoregister, en emnelog, mødereferater og et ændringsanmodningsregister separat, men jeg finder ud af, at det at kombinere disse poster i et fælles dokument hjælper med at holde styr på disse taktiske poster. Standard projektlog-løsning har en tendens til at være et Excel-regneark, medmindre en webbaseret projektstyringsløsning er tilgængelig.

Regneark er gode til økonomi, men ikke til projektstyring. Excel er ikke et tekstbehandlingsværktøj til trods for mange forsøg på at ordbehandle problemstatus, risikobegrænsning og handlinger til en sorterbar liste. En bedre løsning er et mind map-værktøj som MindGenius. (Læs mit tidligere TechRepublic-indlæg Fem grunde til at bruge MindGenius på dine projekter.)

Med MindGenius, i stedet for en række regneark i en projektmappe, opretter jeg en projektlog i et mind mapping-format. Hvert projekt har en hovedgren til at organisere spørgsmål, risici, handlingsemner og ændre anmodninger til en nyttig projektlog ( figur A ). Figur A

Projektlog (Klik på billedet for at forstørre)
Mind mapping-format giver større fleksibilitet i registrering af status for problemstillinger, risici eller handlinger ud over at tildele ressourcer, mål slutdatoer og alle relevante understøttende vedhæftede filer, billeder, noter eller understøttende filer. Som andre mind mapping-værktøjer kan en notesblokeditor føjes til hver knude til detaljeret tekstindtastning. Figur B viser emnegrenen med flere emner, der er nærmere beskrevet med beskrivelser, statusopdateringer og forfaldsdatoer. Figur B

Problemer med log mind map branch (Klik på billedet for at forstørre).

Ved at bruge MindGenius's ressource-dropper og Category Dropper-værktøjer kan du tildele ressourcenavne til specifikke problemer. "AM" og "EC" er initialer for de ressourcer, der er tildelt det specifikke problem. Du kan også tildele dine egne kategorier til at repræsentere gennemgangsstatus, risikos sværhedsgrad og betydning.

Til projektlogkortet ændrede jeg et sæt af foruddefinerede kategorier for at repræsentere forskellige problemstillinger og risikostatus ( figur C ). Ved at tildele en grafik til hver udgavepost kan jeg yderligere filtrere kortet baseret på de kategorier, der er tildelt hver knude og de ansvarlige ressourcer. Evnen til at tænke og markere noder ved hjælp af visuelle indikatorer og senere filtrering på dem giver dig mulighed for at tilføje flere detaljer end den typiske Excel-baserede problemlog. Start, slut og forfaldsdatoer kan også tildeles til hver knude, så du kan spore fremskridt mod de tilgængelige problemer, risici og handlinger. Fig

MindGenius-kategorier (Klik på billedet for at forstørre).
Hvis du er fortrolig med tankekortlægning, ved du, at kortet kan vokse ganske stort i løbet af et projekt. Med MindGenius Map Explorer-funktionen kan du åbne den rigtige gren og skjule alle andre udvendige oplysninger. Map Explorer og kreative filtreringsevner giver dig mulighed for hurtigt at navigere på kortet og filtrere åbne problemer, risici med høj prioritet eller handlinger, der er tildelt en bestemt ressource. Map Explorer-funktionen kan hjælpe dig med at navigere i komplekse tankekort og stadig være i stand til at fokusere på det specifikke element uden at blive begrænset af en Excel-celle eller formateringsbegrænsning. Figur D viser alle anmodninger om ændring i processen ved hjælp af indstillingerne Map Explorer og Quick Filter. Figur D

Skift anmodninger (Klik på billedet for at forstørre).

Rapporter handlinger visuelt

Den visuelle natur af tankekortet fungerer også som en billedvisning af de elementer, som hvert teammedlem skal følge op på.

Hver anmodning om emne, emne, risiko, eller ændring tildeles et teammedlem til opfølgning og løsning. Ved at bruge funktionen Opret et ressourcekort kan du straks generere en liste over problemer, risici, ændringsanmodninger og handlinger efter ressource. Ved at bruge funktionerne Quick Filter og Map Explorer kan du oprette brugerdefinerede visuelle rapporter, der hjælper visuelt med at kommunikere de problemer, risici, ændringsanmodninger og handlinger, der er tildelt til hver ressource. Du kan ikke gøre dette let i et regneark, medmindre du opretter en pivottabel, og selv derefter er filtrering og navigation kedelig i Excel.

Figur E

Ressource kategorikort (Klik på billedet for at forstørre).

Udskriv hvert teammedlem et brugercentrisk kort, lad dem placere det på deres terningvæg, og brug det til løbende opfølgning.

Start din projektlog i MindGenius

MindGenius Business Edition version 4 elektronisk download-retails for $ 235 USD, og ​​det boksede produkt med en CD-retails er $ 295 USD. Virksomheden tilbyder uddannelsespriser for studerende og universiteter. Besøg MindGenius Store for mere detaljerede oplysninger om priser.

Den bedste måde at opleve funktionerne, jeg beskriver i dette indlæg, er at downloade den fuldt funktionelle 30-dages prøveversion af MindGenius. MindGenius tilbyder TechRepublic-læsere 10% rabat (kuponkode MGTAPR ) på alle versioner af softwaren. (Tilbudet inkluderer ikke fysiske cd'er og forsendelse.)

© Copyright 2021 | mobilegn.com