10+ tip til arbejde med Word-tabeller

At omdanne data til en tabel er en opgave de fleste Word-brugere lærer med det samme. Men selvom tabeller er lette at implementere og formatere, er ikke alle tabelopgaver åbenlyse. Disse tip hjælper dig med at arbejde mere effektivt med de fleste enhver tabel.

1: Brug konsistente afgrænsere

Måske er den enkleste måde at generere en tabel på at vælge tekst og konvertere den. Word gør et godt stykke arbejde med at fortolke dataene og standard de rigtige indstillinger, hvis du er konsekvent under dataregistrering. Indsæt specifikt et afgrænsende tegn mellem hvert element, og indtast en enkelt afsnitretur (tryk på Enter) mellem hver række, som vist i figur A.

Figur A

Der er kun et fanetegn mellem hvert element og et enkelt afsnit returnerer adskiller rækkerne.
Vælg tekst for at konvertere en liste. Klik derefter på fanen Indsæt og klik på rullemenuen Tabel (i gruppen Tabeller). Vælg Konverter tekst til tabel fra den resulterende liste. I Word 2003 skal du vælge Konverter fra menuen Tabel og derefter vælge Tekst til tabel. Du skulle ikke være nødt til at justere standardindstillingerne ( figur B ) meget, hvis du bruger afgrænsere konsekvent. Ved at fortolke fanerne og returnere kan Word registrere, at der er to kolonner og fem rækker, som vist i figur C.

Figur B

Word bruger de afgrænsende tegn til at justere kolumendata.

Fig

Planlæg forud for let at implementere tabelkonvertering.

2: Vælg en tabel hurtigt

Den hurtigste måde at vælge en tabel på er at klikke på dens Flyttehåndtag. Klik hvor som helst i tabellen for at få vist dette håndtag - det lille firkantede ikon i øverste venstre hjørne, vist i figur D. Et enkelt klik på Flyt-håndtaget vælger hele tabellen, så du kan gøre følgende:
  • Formater det.
  • Flyt det.
  • Slet det.

Figur D

Klik på tabellens Flythåndtag for at vælge hele tabellen.

3: Slet det

Hvis du vælger en tabel og trykker på Slet, bliver du måske overrasket over at finde tabellen tilbage. Tryk på Slet fjerner kun dataene. For at slette hele tabellen skal du vælge den og derefter trykke på Backspace.

4: Formater hurtigt

Word er standardindstillingen til tabelgitterformatet (figur C), som næsten ikke anvender nogen formatering. Men ved hjælp af Word's Tables Styles-galleri kan du hurtigt formatere disse resultater. Vælg hele tabellen, og klik derefter på den kontekstuelle Design-fane, og hold musepekeren over de mange stilarter i galleriet (i gruppen Tabellerformater). Klik på galleriets pil ned for at se det fulde galleri, der er vist i figur E. Når du finder en stil, der opfylder dine behov (eller der er tæt på), skal du klikke på den. I Word 2003 skal du vælge Tabel AutoFormat i menuen Tabel. Hvis den resulterende tabel ikke er nøjagtigt, hvad du ønsker, skal du fortsætte med at finpusse den.

Figur E

Brug typografier til hurtigt at formatere tabeller.

5: Ændre størrelse på kolonner hurtigt

Du kan justere en tabells kolonnebredder med et par hurtige klik:

  • Dobbeltklik på en kolonne højre kant for at passe til det største element i den kolonne, som vist i figur F. Sørg for, at Word viser markøren med dobbeltpil; Ellers får du muligvis ikke de ønskede resultater.
  • Hvis du vil justere alle kolonnerne, skal du vælge tabellen og derefter dobbeltklikke på en vilkårlig kolonne. Figur G viser resultaterne. Dette trick justerede begge kolonner.

Figur F

Juster bredden på en enkelt kolonne ved at dobbeltklikke på den højre kant.

Figur G

Vælg hele tabellen, før du dobbeltklikker på en kolonnekant for at ændre størrelsen på alle kolonner.

6: Bliv mere præcis

Brug linealen, hvis du har brug for nøjagtige målinger. Hold musen hen over en ramme, indtil dobbeltpilen vises. Klik derefter på kanten og hold Alt-tasten nede. Word viser specifikke målinger, som vist i figur H. Hvis du har brug for at ændre størrelsen på kolonnen, skal du trække den grå firkant.

Figur H

Vis eller indstil bredderne i en tabells kolonner.

7: Brug hurtige tabeller

Hvis du ofte bruger den samme tabel i mange dokumenter, skal du oprette en hurtig tabel (ikke tilgængelig i Word 2003). Opret og formater først tabellen. Tilføj derefter tabellen til Quick Tables-galleriet som følger:

  1. Vælg tabellen.
  2. Klik på fanen Indsæt.
  3. Klik på rullelisten Tabel i gruppen Tabeller, og vælg Hurtige tabeller for at åbne Quick Tables Gallery.
  4. I bunden af ​​galleriet skal du vælge indstillingen Gem markering til hurtigborde.
  5. Navngiv den nye tabel, som vist i figur I, og klik på OK. Normalt vil de andre indstillinger være tilstrækkelige.

Figur I

Opret en hurtig tabel.

Når du har brug for tabellen igen, skal du blot indsætte den fra Quick Tables-galleriet:

  1. Klik på fanen Indsæt, og vælg Hurtige tabeller i rullemenuen Tabel (i gruppen Tabeller).
  2. Find tabellen i galleriet, som vist i figur J, og klik derefter på den for at føje den til dokumentet.

Figur J

Denne funktion behandler bordet som en byggesten, ikke som en stil.

8: Flyt en række hurtigt

Hvis du har brug for at flytte en række med data, behøver du ikke at slette og indtaste noget igen. Du kan hurtigt flytte en række med data ved at vælge dem og derefter trykke på Skift + Alt + Pil ned (eller Pil op). Fortsæt med at holde Shift og Alt nede, mens du trykker på en piltast så mange gange som nødvendigt.

9: Opret pseudokolonner

Tabeller er den nemmeste måde at justere kolonner på, men du vil ikke altid have, at dataene skal vises med rammer. I disse tilfælde skal du bruge en tabel til at justere dataene og derefter slippe af med grænserne. Der er to måder at gøre det på.

Den letteste måde er måske at konvertere tabellen til tekst ved at vælge tabellen og derefter klikke på fanebladet Kontekstuelt layout. Klik på Konverter til tekst i datagruppen. I den resulterende dialog skal du om nødvendigt ændre afgrænsningstegnet og klikke på OK. I Word 2003 skal du vælge Konverter fra menuen Tabel og derefter vælge Tabel til tekst. Denne metode er god til en engangsfix, da den bevarer tabellens kolonnefaner. Du kan nemt indsætte og slette rækker, men det er omtrent alt, hvad du kan gøre.

Hvis du vil have bordets klokker og fløjter, skal du bare slukke for kanterne. Når du har valgt tabellen, skal du trykke på Ctrl + Alt + U. Eller klik på fanebladet Kontekstuelt design og vælg Nej i rullemenuen Kanter i gruppen Tabellerformater. I Word 2003 kan du bruge kantkontrol på værktøjslinjen Formatering. Word viser rasterlinjer, men udskriver ikke rammer, som vist i figur K. Hvis du ikke selv ønsker at se gitterlinjerne, skal du klikke på Vis rutenetninger i gruppen Tabel i fanebladet Kontekstuelt layout. I Word 2003 skal du vælge Skjul rasterlinjer i menuen Tabel.

Figur K

Du behøver ikke at vise tabelgrænser for at bruge tabelopførsel og egenskaber.

10: Fremhæv specifikke data

Du anvender de fleste formater på en hel tabel, men du kan fremhæve specifikke rækker, kolonner eller endda celler. For eksempel bruger tabellen i figur L en anden kant til at fremhæve Smiths række. Hvis du vil anvende dette grænseformat, skal du vælge cellerne og derefter klikke på fanebladet Kontekstuelt design. I gruppen Tabeller typografier skal du vælge den relevante kant fra rullemenuen Grænser. Vælg derefter en stil, vægt og farve fra indstillingerne i gruppen Draw Borders. I Word 2003 skal du højreklikke på markeringen og vælge Kanter og skygge. Du kan også ændre baggrunds- eller fontfarver - de fleste formater, du kan anvende på tabellen, kan du også anvende til specifikke celler.

Figur L

Denne grænse fremhæver Smiths årlige total.

11: Skift fanen

Du har måske bemærket, at tabellen justerede valutaværdierne til venstre. Det er standard, men du vil sandsynligvis bruge en decimal-fane som følger:

  1. Når den horisontale lineal er synlig, skal du klikke på fanebladvælgeren (den hvide firkant i krydset mellem de to linealer), indtil du viser fanebladet decimal (en omvendt T med en decimal til højre).
  2. Vælg de celler (eller kolonne), du vil omformatere.
  3. Klik på linealen, hvor du vil tilføje den nye fane decimal. Word viser midlertidigt en lodret retningslinje, der viser positionen i dokumentet. Når du har klikket, tilpasser Word de valgte værdier, som vist i figur M.

Figur M

Tildel en decimal-fane for at justere værdier i en tabells kolonne.

I dette tilfælde justerede valg af hele kolonnen også kolonneoverskriften, 2012. Vælg den, og formater den om separat - det er en lille kompromis. Ved at vælge hele kolonnen vil alle nye poster have fanebladet decimal.

Tip og spørgsmål

Hvilke andre tricks bruger du, når du arbejder med Word-tabeller? Er du nogensinde blevet stumpet af en tabelopgave? Del dine råd og spørgsmål med andre TechRepublic-medlemmer.

Top 10 nyhedsbrev

Gå til disse must-read-primere for at få de magre på de hotteste tech-emner, strategier og analyser. Leveres fredage

Tilmeld dig i dag

© Copyright 2021 | mobilegn.com