Få KeyedIn til projektstyring

Som IT-konsulent har jeg set projektrisici sporet i et regneark eller lignende risikoregister gemt på projektlederens bærbare computer. Risikologgen distribueres via e-mail og ofte desinficeres for kun at vise de umiddelbare risici, der har brug for øverste ledelses opmærksomhed. Denne tilgang fungerer, selvom der ofte er versionproblemer, da teammedlemmer ser efter den seneste kopi af risikoregisteret. Ved at centralisere alle projektrisici til et online-værktøj drager alle fordel af en version af sandheden.

Et firma, der "får det til" er KeyedIn Solutions. Den Minnesota-baserede Software as a Service (SaaS) løsningsudbyder og konsulentgruppe hjælper organisationer med at forbedre deres porteføljestyring, programstyring og projektudførelsesevne. For nylig fik jeg en chance for at demonstrere KeyedIn Projects-applikationen. Produktet har en masse funktioner, der understøtter hele livscyklussen, skønt dette indlæg fokuserer på risikostyringsmodulet, som er kernen i projektstyringssoftwareværktøjerne.

Et blik på risikostyringspanelet ( Figur A ) giver et snapshot af alle risici og deres sandsynlighed og indflydelse på projektet. Dashboardet evaluerer hver risiko baseret på sandsynlighed, omkostningseffekt, tidspåvirkning og kvalitetspåvirkning. Jeg kan godt lide denne tilgang til evaluering af risiko, da mange projekter bruger strategien for trafiklys for hele risikoen. Anvendelse af trafiklys på specifikke risikoparametre hjælper med at kommunikere risikoen for sværhedsgraden. Nogle risici vil have en omkostningseffekt, andre kan påvirke den kritiske vej, og nogle risici kan påvirke den samlede kvalitet. Ved at kvalificere de forskellige faktorer kan projektgrupper fokusere deres opmærksomhed på de vigtige risici. Figur A

Projektrisici i KeyedIn Projects-applikationen (Klik på billedet for at forstørre det.)
KeyedIns risikodetaljer ( figur B ) giver teammedlemmer mulighed for at tildele en påvirkningsdato og et sandsynlighedsniveau, definere påvirkninger og identificere beredskabs- og afbødningsplaner. Modulet giver projektledere mulighed for proaktivt at styre risici på tværs af projektets livscyklus. Figur B

Risikodetaljer (Klik på billedet for at forstørre det.)
Hver risikostyringsplan skal identificere en risikobehandling, herunder risikomæssig undgåelse, risikobegrænsning, risikooverførsel eller risikoaccept. KeyedIn understøtter komplet planlægning af risikobegrænsning ( figur C ), der gør det muligt for projekthold at identificere opgaver til at reducere projektrisikoen eller tage passende risikostyring. Fig

Element til risikobegrænsning i KeyedIn-projekter (Klik på billedet for at forstørre det.)

KeyedIn-projekter understøtter også beredskabsplanlægning. På trods af et projektteams indsats for at afbøde projektrisici, vil der opstå nogle risici i et projekt. Holdet skal have en beredskabsplan for hver risiko, så der kan træffes passende handling.

Hvad med en Excel-log?

I nogle virksomheder vil ikke ledelsesgruppen logge på et værktøj til selv at se projektstatus, så de får projektlederen til at opsummere status og repræsentere de relevante risici og problemer; dette inkluderer ofte en eksport af projektets problemer og risici. Heldigvis giver KeyedIn Projects også et Excel-ekstrakt med et klik på knappen.

Forfølg proaktiv risikostyring

Ved at oprette et online risikoregister, der giver projektgrupper mulighed for at samarbejde, kan projektrisici styres proaktivt. Realistiske beredskabsplaner kan dokumenteres, og specifikke afhjælpningsforanstaltninger kan spores individuelt.

Risikostyring er også teamansvar. I stedet for at eskalere en risiko for projektlederen, kan hvert teammedlem deltage i risikostyringsprocessen og opretholde ansvarlighed for specifikke risikobegrænsende handlinger. Ved at samarbejde med KeyedIn er risikostyring en aktiv del af projektstyringsprocessen gennem hele livscyklussen.

Tag KeyedIn-projekter til et testkørsel

KeyedIn giver en dybdegående funktionsturné for hvert af deres tilbud om projekt, program og porteføljestyring. Jeg opfordrer dig til at kigge på KeyedIn Projects-turen og bestemme, hvordan værktøjet kan hjælpe din organisation. Keyedin leverer også en gratis 15-dages prøveperiode.

Jeg ser frem til at arbejde videre med værktøjet og undersøge, hvordan jeg også kan få "KeyedIn" på tværs af program- og porteføljemodulerne.

Læs mere om SaaS og skyen

Se ZDNet og TechRepublic-specialfunktionen Cloud: Sådan gør du SaaS rigtigt og vores downloadbare Executive-guide til bedste praksis i SaaS og Cloud.

© Copyright 2021 | mobilegn.com