Se om DEVONthink for Mac fungerer efter dine datastyringsbehov

At holde styr på dokumenter, filer og mapper bliver stadig mere udfordrende hver dag. Mængden af ​​data, der skal spores, på min laptop alene er forbløffende, og at gøre det ved hjælp af det traditionelle fil / mappehierarki bliver mindre nyttigt med hvert dokument.

Mens jeg surfe på Internettet for at løse et andet problem, stødte jeg på DEVONthink og var fascineret af at se, om det kunne hjælpe mig med at administrere mine oplysninger.

Hvad er DEVONthink?

DEVONthink er en database til kodning og sporing af information af alle slags. Ved hjælp af tags og grupper til at klassificere dine data hjælper DEVONthink med at gøre dig mere produktiv ved at gemme dine oplysninger på en meget søgbar måde.

Indhold kan importeres til databasen fra Finder, e-mail, webbogmærker og stort set enhver anden kilde, du kan tænke på. Når du arbejder på dokumenter, der er gemt i databasen, kan du få adgang til en forhåndsvisning af et dokument fra DEVONthink-applikationen samt skubbe det ud for at blive redigeret af det program, der er knyttet til dokumentet. For eksempel blev dette indlæg gemt i DEVONthink som et Word-dokument. Når jeg redigerer det fra databasen, udfører Word alt det arbejde, men gemningen går tilbage til databasen, og alle ændringer opbevares. Dette er en funktion, som jeg ikke forventede, men er bestemt en behagelig overraskelse.

Figur A

DEVONthink Pro Office (klik for at forstørre)

tagging

De af os med blogs, eller som bruger internettet regelmæssigt, er sandsynligvis fortrolige med ideen om at mærke - tilføje nøgleord til dine indlæg, der hjælper dem med at blive lettere fundet. DEVONthink understøtter også dette, hvilket gør det muligt at tilføje tags til hvert dokument, element eller mappe, der er gemt i databasen. Brug af tags kan øge produktiviteten ved at reducere den tid, der er nødvendig for at finde dokumenter, du har tilføjet til databasen.

Gruppering

Ligesom mærkning giver gruppering dig mulighed for at trække lignende dokumenter sammen. Disse er mere direkte relaterede; for eksempel har jeg oprettet en gruppe til TechRepublic-indlæg inden for DEVONthink for at holde mine indlægsindlæg sammen. Tænk på dette som en mappestilvisning for at hjælpe med sortering og samlet organisation.

For at fremskynde gruppeprocessen for bestemte typer information kan du oprette smarte grupper. Dette er grupper defineret ved kriterier, der ligner søgekriterier; Hvis et stykke information stemmer overens med kriterierne for en smart gruppe, tilføjes det automatisk til denne gruppe. Når oplysninger ikke længere svarer til disse kriterier, fjernes de automatisk fra gruppen. Brug af smarte grupper kan spare tid og skære ned antallet af grupper, der skal administreres manuelt.

Jeg bemærkede også, at opdateringer til filerne indeholdt i databasen straks afspejles i en åben forhåndsvisning af et af mine lagrede dokumenter.

Søg

For mig er det her med DEVONthink. Sikker på, at jeg skal huske at gemme ting i databasen, men når de først er derinde ... Jeg kan finde alt fra søgefeltet i øverste højre hjørne efter titel, tags, grupper eller metadata, bare for at nævne nogle få .

Søgningen stopper ikke der; det understøtter også uklar logik, så du kan finde dokumenter ved at komme tæt på; du behøver ikke at huske nøjagtigt, hvad noget kaldes for at finde det. Du behøver at slå den uklar logikfunktion til din søgning, men med et klik okay, er du i gang.

Figur B

Søg med fremhævning

Sådan får du ting ind i DEVONthink

De bedste måder at få ting ind i DEVONthink-miljøet er at bruge Sorter, der installeres med applikationen og sidder ved venstre side af din skærm. Ved blot at trække elementer hen over håndtaget på skærmen kan du slippe dem ind i indboksen til databasen, og bare sådan er de derinde.

Da jeg arbejdede med dette indlæg, prøvede jeg at droppe et billede fra den forhåndsvisning af håndsættet i sorteringen, og det blev gemt i databasen uden problemer.

Hvis du er en Automator-bruger, kan du også bruge DEVONthink som et mål for automatisering. Jeg er endnu ikke kommet for langt ned for Automator, men forhåbentlig kommer jeg snart ind i det tilsyneladende praktiske stykke software.

Ud over træk og slip-metoden til at tilføje eksisterende filer, kan du oprette flere typer dokumenter inden for DEVONthink, herunder:

  • Klippebord: indsætter klippebordets indhold i din database
  • Almindelig tekst: tilføjer et nyt almindeligt tekstdokument
  • Rich Text: tilføjer et nyt rich text-dokument
  • Script: indsætter en ny scriptfil
  • HTML: tilføj en ny HTML-fil til databasen
  • XML-fil: Opret en xml-fil
  • Ejendomsliste:
  • Bogmærke: gem et webmærke
  • Feed: importer et RSS-feed
  • Gruppe: Opret en gruppe i DEVONthink-databasen
  • SmartGroup: Opret en smart gruppe i databasen
  • Ark: tilføj en regnearkfil

DEVONthink inkluderer et antal skabeloner til populære filer / mapper også; disse åbnes via indstillingen Ny fra skabelon i filmenuen eller kontekstmenuen i applikationen.

Hvad kan jeg ellers styre i DEVONthink?

Alle oplysninger, fra bogmærker til PDF-filer til e-mails, kan styres eller opbevares i databasen. Du kan trække post og opbevare den i databasen for at hjælpe med at frigøre plads i din primære postkasse. Hvis du har nok lagerplads og gode sikkerhedskopier af din database, kan dette muligvis være en anstændig måde at gå på. Uden disse forholdsregler, ville jeg ikke nødvendigvis trække al min e-mail ind i databasen. Hvis du er en Gmail-bruger som mig, gør Google et pålideligt job med at gemme e-mail, gøre den tilgængelig og hænge på den frie lagerplads til min postkasse. Hvis du imidlertid vil beholde alle dine filer, inklusive e-mails, grupperet sammen til et specifikt emne eller projekt, kan det være en praktisk måde at samle alt på et sted.

For at bringe din e-mail til DEVONthink skal du vælge filmenuen og vælge import. Du skal vælge kilden, som som standard er Apple Mail. Du kan derefter vælge de mapper og / eller meddelelser, der skal inkluderes i importen.

Fig

Importer e-mail

Er du en RSS-fan? Devon think kan også downloade og gemme feeds direkte fra internettet (hvis du bruger DEVONthink Pro eller Pro Office).

Hvis du nogensinde har ønsket at vide ordtællingen på dine dokumenter, er DEVONthink Pro Office muligvis noget for dig. Det tæller ikke kun ordene i et dokument, det fortæller dig, hvor mange gange hvert ord vises på tværs af alle dokumenter i databasen. For at se disse oplysninger skal du vælge menuen Funktioner og vælge Konkordance. Vælg derefter din database. Figur D viser et eksempel på konkordans.

Figur D

Hvor mange gange har jeg brugt det ord?

Versioner og priser af DEVONthink

DEVONthink Pro Office DEVONthink Pro DEVONthink Personal DevonNote

$ 149, 95

$ 79, 95

$ 49, 95

$ 29, 95

Mængden af ​​information, som du kan trække ind i DEVONthink, er næsten uendelig, og den er fleksibel nok til at imødekomme behovene hos mange forskellige typer brugere fra alle forskellige brancher og stilarter. Produktet har en gratis prøveversion, og jeg opfordrer dig til at tjekke det ud, da DEVONthink muligvis er en god tilføjelse til dit produktivitets- og informationsstyringssystem.

© Copyright 2020 | mobilegn.com