Brug etiketter i Gmail til bedre e-mailadministration

Googles Gmail har ført vejen i årevis nu som en af ​​de mest populære gratis e-mail-tjenester på nettet, både for teknologer og lægfolk. Gmail's tilgang til e-mailadministration har altid været lidt unik (hvilket også kan betyde "svært at vænne sig til", især hvis dine e-mail-brugsmønstre er baseret på mange års Microsoft Outlook-oplevelse). At være talsmænd for søgning - det har trods alt været deres brød og smør i årevis - Google bagatelliserer brugen af ​​mapper til organisering af meddelelser og giver en stor praktisk søgefelt øverst i Gmail-grænsefladen. Faktisk er mapper overhovedet ikke tilgængelige i Gmail, undtagen standardmapperne som "INBOX", "Sendt mail", "Papirkurv" osv.

Selvom dette er en ny måde at se på meddelelseshåndtering, finder jeg, at jeg normalt har brug for mere end en e-mail-søgning for at finde e-mail-meddelelser, jeg har brug for - enten enkeltelementer eller diskussionstråde. Hvis du ved nøjagtigt, hvad du leder efter, er du i god form. Men hvad nu hvis emnet er vagt, du er ikke sikker på, hvordan nøgleordene staves, eller du gerne vil se flere meddelelser, der vedrører et projekt (f.eks. "Router Upgrade"), som muligvis ikke indeholder de samme nøgleord?

Det er her etiketter kommer ind. Etiketter er mærker, du kan anvende til e-mail for at kategorisere meddelelser, som du ønsker, at de skal grupperes. I tilfælde af et installationsinstallationsprojekt kan du f.eks. Oprette en etiket kaldet "Router Upgrade" og derefter tildele dette til de e-mails, du ønsker. Senere kunne du finde alle tilknyttede genstande med et enkelt klik - bogstaveligt talt! Flere etiketter kan knyttes til e-mails (f.eks. En etiket, der identificerer projektnavnet OG en etiket, der identificerer projekt sponsoren) for at hjælpe med at optimere dine organisatoriske evner. Du kan også oprette indlejrede etiketter, som er en etiket (eller endda flere etiketter) grupperet under en etiket. Mens etiketter skal påføres, FØR du leder efter disse emner, når du først gør dette til en vane, finder du, at det er en leg at finde det, du har brug for i din Gmail-postkasse.

Oprettelse af en Gmail-etiket

Hvis du vil oprette en etiket, skal du kigge i nederste venstre side af Gmail-skærmbilledet for muligheden "Mere":

Klik på "Mere" (hvis det ikke allerede er udvidet):


Klik på "Opret ny etiket", og der vises en nyttig dialogboks:


Indtast dit etiketnavn, og klik på "Opret". I eksemplet nedenfor opretter jeg en etiket kaldet "Google Notifications."

Du vender tilbage til den vigtigste e-mail-skærm, hvor du kan se din nye etiket til venstre:


Du har lige oprettet en øverste etiket. For at anvende etiketten på e-mail-meddelelser skal du blot trække og slippe de ønskede meddelelser på etiketten eller gøre det modsatte ved at trække og slippe etiketten på meddelelsen (du kan også tjekke meddelelserne og bruge ikonet "Label" på den vandrette værktøjslinje, hvis du føler dig gammeldags).

Der vises en meddelelse om, at du har føjet varerne til den korrekte etiket:

Du kan klikke på etiketten til venstre i mailvinduet for at se alle de elementer, der matcher det. Hvis jeg klikker på Google Notifications, vises de tilknyttede meddelelser i deres eget vindue:


Hvis du vil oprette en indlejret etiket, skal du klikke på etiketten på øverste niveau i venstre side af mailvinduet og vælge pil ned. F.eks. "Google-underretninger":

Klik på "Tilføj undermærke" i bunden af ​​vinduet. Følgende felt vises:

Du kan indtaste det nye etiketnavn (f.eks. "2014"). Bemærk, hvordan "Nest label under:" allerede er markeret, og viser etiketten på øverste niveau under du opretter denne undermærkning:


Klik på Opret. Du vender tilbage til det vigtigste e-mail-vindue.

Du vil ikke se den indlejrede etiket med det samme, men du vil se en pil til venstre for din øverste etiket som vist. Klik på denne pil, og den indlejrede etiket vises under og forbliver synlig.


Som tidligere omtalt, kan du enten trække og slippe beskeder til den indlejrede etiket eller omvendt for at bruge dem. Bemærk, at når du tilføjer etiketter til en meddelelse, vil de fortsat vises i emnelinjerne, og at indlejrede etiketter vises i formatet til øverste etiket / indlejret etiket (f.eks. Google Notifikationer / 2014 som vist på højre side af vinduet):


Hvis du ønsker at oprette lavere niveauer af indlejrede etiketter, kan du gøre det ved at følge de samme trin; for eksempel en etiket kaldet januar under undermærket kaldet 2014. Der er ingen grænser for de niveauer af etiketter, du kan anvende.

Hvis du vil ændre en øverste etiket til en indlejret etiket, skal du klikke på pil ned til højre for etiketnavnet, vælge Rediger og derefter markere "Nest-etiket under:" og vælge den etiket under, som du gerne vil flytte denne .

For at administrere dine etiketter og indlejrede etiketter skal du klikke på "Administrer etiketter" i venstre side af Gmail-vinduet:


Indlejrede etiketter er let indrykket under deres overordnede etiketter. Du har mulighed for at vise / skjule etiketter, kun vise dem, hvis de gælder for ulæste meddelelser, redigere dem eller skjule dem helt. Bare rolig, hvis du sletter en etiket, sletter du ikke de tilsvarende e-mail-meddelelser.

Konklusion

For nye brugere, der ikke er bekendt med Gmail's interface, kræver det en åben holdning og en vilje til at omfavne ændringer. E-mail-strømbrugere, der er nye i Gmail og har været afhængige af snesevis eller endda hundreder af mapper i fortiden, kan synes konceptet med indlejrede etiketter lidt skræmmende - især når de overvejer at skulle kamme gennem flere gigabyte værd beskeder for at mærke hver enkelt individuelt. Imidlertid lønner et sprang af tro som dette sig normalt, og en anden tilgang til e-mail-organisation kan spare dig timer, hvis ikke dage i dit liv.

For eksempel kan du genvej processen ved kun at anvende etiketter på elementer, du virkelig har brug for at henvise til, ved hjælp af et eller to niveauer af indlejrede etiketter, skjule de etiketter, du ikke bruger konsekvent, og flytte forældede elementer til Gmail-arkivet, hvor du kan søg altid efter dem senere, hvis det ønskes. Med en smule øvelse og en vane med flid med at styre dine etiketter, vil du snart undre dig over, hvordan du nogensinde slap af uden indlejrede etiketter og den magt, de leverer.

© Copyright 2020 | mobilegn.com