3 store genveje i Microsoft Outlook

Microsoft Outlook tilbyder et antal værktøjer til organisering af meddelelser, kontakter og endda aftaler. Jo mere du bruger Outlook, jo mere vil du sætte pris på genveje. Det at huske på genveje er, at det, der fungerer for nogle, ikke engang vil være fjernt praktisk for andre. Du ønsker at finde de genveje, der supplerer din måde at arbejde på. Med henblik herpå vil jeg dele tre af mine foretrukne Outlook-genveje.

1. Opret et hurtigt flytende besked

En af de mere populære anvendelser til regler er at flytte beskeder til en anden mappe end indbakken. Dette er et af mine mindst foretrukne organiseringsværktøjer, fordi jeg glemmer at tjekke de andre mapper, og beskeder sidder i et par dage uden svar. Jeg foretrækker meget at bruge hurtige trin til at flytte beskeder hurtigt - efter at de er ankommet i min indbakke, og jeg har besluttet at beholde dem og svare senere. (Hurtige trin understøttes af Outlook 2010 og 2013.)

Det er ikke svært at flytte beskeder manuelt - det er et enkelt træk og slip, medmindre du har en masse mapper, eller du arbejder på en bærbar computer eller bærbar computer. Derefter kan det være lidt akavet, og det er her, hurtige trin kan hjælpe.

Oprettelse af hurtigtrin er næsten lige så let som at anvende det: navngiv det, og tilføj derefter en handling. Handlingerne er begrænsede, så dette er ikke et universalmiddel for alle dine gentagne meddelelsesopgaver. Derudover skal du muligvis oprette flere, hvis du har masser af mapper. Lad os nu oprette et hurtigt trin, der flytter den valgte meddelelse til en mappe ved navn Work. Når Outlook og Mail-vinduet er åbent, skal du gøre følgende:

  1. Klik på fanen Hjem.
  2. Klik på Opret nyt i gruppen Hurtigt trin.
  3. Navngiv det nye trin i den resulterende dialog - vi navngiver det nye trin Flyt til arbejde.
  4. Nu er du klar til at specificere handlingen. Fra Flyt til en mappe vælg Flyt til mappe ( figur A ).
    Figur A
  5. Outlook viser en ny drop-down. Vælg mappen Arbejde i rullemenuen Vælg mappe. I dette tilfælde er mappen Arbejde ikke på den første liste. Når dette sker, skal du vælge Anden mappe ( figur B ).
    Figur B
  6. I den resulterende dialog skal du vælge mappen og klikke på OK og derefter klikke på Udfør ( figur C ).
    Fig

Når du har det hurtige trin på plads, er flytning af beskeder et hurtigt klik. Vælg beskeden eller en gruppe med beskeder, og klik derefter på Hurtigt trin, som vist i figur D. Outlook gør resten!

Figur D

Klik på et tilpasset hurtigt trin.

Dette hjælper ikke nogle af jer. Hvis du arbejder på en desktopenhed med en enorm skærm, som jeg gør, når jeg er på mit kontor, har du ikke brug for det. Et hurtigt træk og slip er lige så let som at klikke på hurtige trin. På den anden side, når jeg er væk fra kontoret og arbejder på en lille notesbog eller bærbar computer, kommer dette hurtige trin virkelig godt. Træk og slip med en fingerpude er næsten umulig, og rejsemusen er ikke meget bedre. Derudover er skærmens meget mindre, og min mappehierarki er lang, så disse hurtige trin hjælper mig virkelig.

2. Omgå Outlook's vedhæftede indstilling

Hvis du vedhæfter en fil til en udgående e-mail, bruger du sandsynligvis indstillingen Vedhæft fil i gruppen Inkluder. Hvis du klikker på denne mulighed, åbnes et gennemvindue, hvor du kan finde og vælge den fil, du vil sende. Det er let, og ruten du normalt tager. Lejlighedsvis kan du omgå denne rute, hvis du allerede arbejder i Windows-mappehierarkiet - og det sker for mig oftere end ikke.

Lad os nu antage, at du lige har brugt Windows Stifinder til at åbne en fil og foretage nogle ændringer. Når du gemmer og lukker filen, er du i Explorer-vinduet med mappefilisten, vist i figur E, på skærmen.

Figur E

Kopier en fil i Windows Stifinder.

Hvis du ved, at din næste opgave er at åbne Outlook og sende en besked med den fil som en vedhæftet fil:

  1. Vælg filen på mappelisten (om nødvendigt).
  2. Tryk på Ctrl + C for at kopiere det til udklipsholderen.
  3. Åbn Outlook, og åbn en ny besked.
  4. I kropsdelen af ​​den tomme meddelelse skal du trykke på Ctrl + V, og Outlook indsætter automatisk din fil i meddelelsen som en vedhæftet fil ( figur F ).
    Figur F

Hvis du allerede er i Outlook, og Windows Stifinder ikke er åben for den rigtige mappe, er det mere effektivt at bruge Outlook 'vedhæft fil'. Denne genvej er en anden måde at gemme et par klik, hvis du arbejder som jeg gør - lukke filer og derefter vedhæfte dem til en e-mail med det samme.

3. Zoommetoden i Outlook

Min 22-tommers HD-skærm er min stolthed og glæde, men jeg kan ikke tage den på vejen. Når jeg bruger en notebook eller bærbar computer til at arbejde, er jeg ofte nødt til at zoome ind på meddelelser, især hvis jeg har skubbet mine briller til toppen af ​​mit hoved, og jeg ikke kan finde dem. Der er tre måder at øge størrelsen på skrifttypen på i en Outlook-meddelelse - to er midlertidige, en er permanent. Jeg bruger alle tre.

Min foretrukne midlertidige zoommetode er at holde Ctrl -tasten nede og rulle musehjulet henholdsvis fremad og bagud for at zoome ind og ud. Denne genvej fungerer ikke på samme måde i alle Outlook-vinduer. I kalenderen gennemser den for eksempel kalenderen i stedet for at zoome. Nogle gange gør det overhovedet ikke noget. I Outlook 2010 og 2013 kan du også zoome ind og ud ved hjælp af zoom-skyderen i nederste højre hjørne, vist i figur G.

Figur G

Brug Outlook's zoom-skyderen.

For at tilpasse fontstørrelsen til almindelige tekstmeddelelser skal du gøre følgende:

  1. Klik på fanen Fil, og vælg Valg.
  2. Vælg Mail i venstre rude.
  3. Klik på knappen Stationery og skrifttyper i afsnittet Skriv meddelelser.
  4. Klik på den relevante skrifttypeindstilling på fanen Personlig brevpapir, og skift derefter størrelsen i den resulterende dialog ( figur H ).
    Figur H
  5. Klik på OK tre gange.

Hvis du bruger Outlook 2007 eller en tidligere version, skal du vælge Valg i menuen Funktioner og derefter klikke på fanen Mailformat.

Denne indstilling øger ikke (eller mindsker) skrifttypestørrelsen til Outlook-interface eller andre windows. Det fungerer kun med det nye meddelelsesvindue eller til besvarelse og videresendelse.

Genveje

De to første genveje er måder at udføre enkle opgaver ud over de indbyggede muligheder. Det er heller ikke meningen, at det skal tilbyde et alternativ til den sædvanlige rute. Zoom ind og ud er noget de fleste af os har brug for på et eller andet tidspunkt. Hvis du finder ud af, at du ofte zoomer, har jeg også inkluderet instruktioner til permanent forøgelse af skriftstørrelsen på dine meddelelsesvinduer.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt: ​​for eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Hvis du stiller et spørgsmål om en bestemt artikel, skal du medtage titlen på artiklen, hvis du kan. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com