Opret et hurtigt org-diagram i PowerPoint

Når du samler en præsentation for at levere nyheder eller oplysninger om strukturen i din virksomhed, kan et org-diagram hjælpe dig med at formidle det store billede. Hvis strukturen er omfattende eller labyrintisk, kan du muligvis tjene bedre ved at oprette et diagram i Visio eller et andet dedikeret diagramværktøj. Men hvis strukturen er relativt flad (eller egner sig til at blive opdelt i diskrete moduler, som kan placeres på en række dias), kan du hurtigt sætte noget sammen i PowerPoint. Værktøjer og indstillinger er ligetil, og det diagram, du opretter, vil blandes med formateringen af ​​præsentationen, hvilket sparer dig fra at skulle ændre et uoverensstemmende diagram, der er oprettet uden for PowerPoint.

Bemærk: Denne artikel er også tilgængelig som en PDF-download.

Det grundlæggende

PowerPoint giver dig mulighed for at definere org-diagramstrukturen i henhold til fire roller. Øverst har du en leder . Under lederen er hans eller hendes underordnede (som igen kan have deres egne underordnede). Mennesker, der vises på samme niveau som en underordnet, er kolleger . Du finder også et sted for assistenter, der forgrener sig fra den person, de hjælper. Figur A viser dette skema i sin mest rudimentære form.

Figur A

Processen med at oprette denne type org-diagram koger egentlig bare ned ved at tilføje og arrangere figurer, der repræsenterer medarbejdernes forhold. For at demonstrere, lad os oprette et simpelt diagram. Derefter overvejer vi forskellige måder at finpusse det på. Start med at oprette et dias til org-diagrammet:

  1. Tryk på Ctrl + M for at indsætte en ny dias.
  2. Vælg Format | Slide Layout for at få vist Ride Layout-ruden om nødvendigt.
  3. Klik på indstillingen Titel og indhold under Indholdslayouts.
  4. Klik på Indsæt diagram eller organisationsdiagram på ikonet, der vises midt i det nye dias. PowerPoint åbner dialogboksen vist i figur B. (Bemærk: Du kan også få adgang til denne dialogboks uanset lysbilledslayout ved at gå til Indsæt | Diagram eller klikke på knappen Indsæt diagram eller Organisationsdiagram på tegningsværktøjslinjen.)

Figur B

Organisationsdiagram er standardindstillingen, så bare klik på OK. PowerPoint indsætter et diagram på diaset og viser værktøjslinjen Organisation Chart som vist i figur C. Du vil bemærke, at kortet er omgivet af en stiplet grå kant, der definerer kortområdet (eller lærredet ). Du kan trække i et greb på denne kant for at ændre dimensionerne på området. Som standard ændrer PowerPoint størrelse på kortets indhold i overensstemmelse hermed. Du kan også dobbeltklikke på lærredskanten for at åbne dialogboksen Formater organisationskort.

Fig

Når du har indsat et diagram, består de grundlæggende opgaver, der kræves for at opsætte det, at tilføje figurer, tilføje navne eller etiketter til hver form og indstille layout og formatering af diagramelementerne, så de er attraktive (eller i det mindste nemme at læse og forstå).

Tilføjelse af figurer

Tilføjelse af figurer er simpelthen et spørgsmål om at vælge en eksisterende form, klikke på Indsæt form på værktøjslinjen Organisationsdiagram og vælge den korrekte position. Du kan også højreklikke på en form og vælge position fra en genvejsmenu.

I figur D valgte vi for eksempel en underordnet og klikkede på Indsæt form. Som du kan se, er vores valg at indsætte en underordnet, en kollega eller en assistent. Figur E viser, hvad der skete, da vi indsatte en underordnet: Den nye form blev tilføjet under den originale, og alle figurer blev skaleret for at give plads til tilføjelsen.

Figur D

Figur E


Arbejde med figurer

Formerne i et org-diagram er virkelig bare AutoShapes, som du kan arbejde med på forskellige måder:

  • Hvis du klikker på en form og ser en ruge-markeringsramme, kan du tilføje, redigere eller formatere tekst inde i formen.
  • Hvis du vil ændre selve formen (eller tilføje tilknyttede figurer til den), skal du klikke på kanten for at få vist flere små grå prikker omkring den.
  • For at vælge flere figurer til ændring skal du holde Shift nede, mens du klikker på hver enkelt. (Der er andre valgmuligheder, som vi snart ser på.)
  • For hurtigt at åbne dialogboksen Format AutoShape skal du dobbeltklikke på en form.


Tilføjelse af tekst

Tilføjelse af et navn eller etiket i en form er ligesom at indsætte tekst i enhver anden AutoShape (eller tekstboks). Klik inde i formen, og skriv den ønskede tekst. Du kan også anvende tekstformatering ved hjælp af de sædvanlige midler. For eksempel kan du vælge CEO's navn i den øverste form og klikke på fed skrift for at få det til at skille sig ud mere.

Justering af layout

Når du først har alle figurerne i dit diagram, kan du om nødvendigt justere layoutet. Det standard Standardlayout, vi har set på i de foregående eksempler, kan være fint. Men hvis kortet er for overfyldt, eller du vil ændre, hvordan grupper er repræsenteret, kan du eksperimentere med indstillingerne for layout. I figur F har vi for eksempel en masse underordnede rapporter til et par ledere, hvilket gør strukturen svært at skelne. For at forbedre tingene klikkede vi på formen for en manager og valgte Højt hængende fra rullelisten Layout på værktøjslinjen Organisation Chart. Derefter gjorde vi det samme for den anden manager. Som figur G viser, gør dette lodrette arrangement et bedre stykke arbejde med at vise, hvem der er grupperet under hvem.

Figur F

Figur G

Du kan udforske layoutindstillingerne for at finde, hvad der fungerer bedst for dig. En yderligere note her: Indstillingen AutoLayout (på rullelisten Layout) er som standard aktiveret. Hvis du har brug for manuelt at opbygge eller ændre diagramelementer - f.eks. At tilføje en anden leder øverst i hierarkiet - kan du fravælge denne mulighed. Når AutoLayout er slået fra, arbejder du med AutoShapes frihånd i stedet for at blive begrænset af nogen diagramregler. Bare husk, at hvis du genaktiverer AutoLayout for dette diagram, vil tingene klikke tilbage i den konfiguration, som værktøjet synes er bedst, og du mister din tilpassede struktur.

Formaterer diagrammet

Den nemmeste måde at formatere dit org-diagram er at lade PowerPoint gøre det. Klik blot inden for diagrammet og klik derefter på Autoformat på værktøjslinjen til organisationskort. PowerPoint åbner et galleri med formateringsindstillinger, som du kan vælge imellem. De fleste af stilarterne tilpasser sig farveskemaet på din præsentation. For eksempel viser figur H, hvordan indstillingen Gradient ser efter et lysbillede med et mørkerødt farveskema. Hvis du senere anvender et andet farveskema eller en designskabelon, ændrer PowerPoint kortfarverne, så de passer til.

Figur H

Hvis du hellere vil manuelt formatere dit org-diagram, kan du arbejde med elementerne, som du ville gøre med andre AutoShapes - vælg dem og anvende den ønskede formatering. Vi nævnte tidligere, at du kan holde Shift nede og klikke for at vælge flere emner. Men et mere logisk scenarie ville være at anvende den samme formatering på bestemte elementer i samme kategori - for eksempel alle former på et bestemt niveau, alle en leders rapporter eller alle assistenter.

PowerPoint gør denne proces let. Lad os sige, at du ønsker, at Bev Greene og alle hendes rapporter skal være, vel, grøn. Vælg form for Bev, og klik på Vælg på værktøjslinjen til organisationskort. Vælg afdeling for at vælge alle Bev's underordnede, som vist i figur I. (Valg af filial vil også vælge Bev's assistenter, hvis hun havde nogen.) Du kan derefter klikke på Udfyld farve på værktøjslinjen Tegning og vælge grønt, som vi har gjort i Figur J

Figur I

Figur J

Pak ind

Vi har dækket meget territorium her og introduceret de forskellige muligheder. Men i praksis kan du sandsynligvis smide et diagram sammen på langt mindre tid, end det tog at læse denne artikel. Og glem ikke, at du kan pakke din struktur på tværs af flere lysbilleder for at holde tingene håndterbare. Opret bare et separat diagram til hver forretningsenhed, afdeling, afdeling eller team - hvad der giver mening for din præsentation. Hvis du bruger Autoformat, behøver du ikke at bekymre dig om ensartet udseende fra det ene diagram til det næste.

© Copyright 2020 | mobilegn.com