Fem tip, der øger din Word-produktivitet

Dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort i Five Apps Blog den juni 2011.

De fleste af os har ikke tid til at opdage alle ins og outs i den software, vi bruger på daglig basis. Vi lærer på farten, vi tager lejlighedsvis et tip eller en genvej, og vi pløber plumrende gennem hjælpesystemet, når vi absolut skal.

Men nogle gange kan bare et par små tricks gøre en stor forskel. Hvis du slukker en irriterende funktion, lærer du et tastaturtrik, der omgår tre dialogbokse, eller drager fordel af en uklar mulighed, kan du spare nogle få hovedpine og meget tid. Vil de virkelig ændre dit liv? Det kan godt være en strækning. Men de kunne. Prøv disse tip til størrelse, og lad mig vide det.

Bemærk: Denne artikel er også tilgængelig som en PDF-download.

1: Foretag lodrette tekstvalg

Normalt vælger vi tekst vandret - et ord, en række ord, et afsnit - fra venstre mod højre eller omvendt. Men nogle gange skal markeringen være lodret. Antag f.eks., At du ville slette de førende tegn i figur A.

Figur A

For at foretage et lodret valg skal du holde Alt nede, mens du trækker ned gennem den tekst, du vil fremhæve. Figur B viser kolonnen med uønskede tegn valgt med denne teknik. Hit Slet og bam, de er væk.

Figur B

Selvom vi valgte tekst i begyndelsen af ​​linjerne i dette eksempel, kan du foretage lodrette valg hvor som helst på siden.

Bemærk: Nogle brugere har rapporteret, at ruden Forskning vises, når de prøver denne selektionsteknik. Her er hemmeligheden: Slip Alt -tasten, før du lader musetasten op. Word skal beholde markeringen. Hvis du holder Alt nede, men frigiver museknappen, kan Word tænke "Alt -klikke" og åbne research-ruden som svar.

2: Fortryd automatiske ændringer, du ikke ønsker

Som standard pålægger Word masser af ændringer på den tekst, du indtaster i et dokument. F.eks. Kan det konvertere en web-adresse til et hyperlink, erstatte lige apostrofer og anførselstegn med deres krøllede modstykker, eller omdanne et par bindestreger til en emmestreg. Hvis det er en velkomstkomfort, er du i god form. Hvis du vil undertrykke disse ændringer, kan du deaktivere dem. Se 10 irriterende Word-funktioner (og hvordan man slukker dem) for detaljer. Men hvis du kun ønsker at forhindre disse ændringer fra tid til anden, skal du nå kommandoen Fortryd - Ctrl Z. Fortryd er ikke kun for at vende noget, du har gjort; det fortryder også nogle af de handlinger, Word udfører. Ønsker du ikke, at der er en bindestreg? Når Word indsætter det, skal du trykke på Ctrl Z og ændre det tilbage til bindestreger, du havde til hensigt at indtaste.

3: Slip af med en vedvarende grænse

Denne pandesmagende løsning opnåede stor taknemmelighed fra stymmed TechRepublic-læsere, da Susan Harkins først leverede den. Word tilbyder en undertiden praktisk mulighed, der giver dig mulighed for automatisk at indsætte en kant. Skriv tre bindestreger på en tom linje, og tryk på Enter. Hvis indstillingen er aktiveret, erstatter Word bindestreger med en vandret linje. Du kan slippe af med det, hvis du trykker på Ctrl Z, når Word indsætter det (se ovenfor). Men hvis du prøver at vælge grænsen og slette den, er du heldig. Du har ikke at gøre med et linieobjekt her. Word har anvendt bundkantsformatet på afsnittet.

Hvis du vil fjerne dette format i Word 2003, skal du klikke på afsnittet og vælge Ingen kant på rullelisten Grænser i formateringsmenuen. I Word 2007/2010 skal du klikke på afsnittet og derefter klikke på knappen Border i gruppen Afsnit under fanen Hjem. Vælg bare Ingen kant på rullelisten ( figur C ).

Fig

Hvis du kan lide den automatiske kantfunktion, er her et bonustips: Ud over at skrive tre bindestreger for at anvende en bundkant (3/4-punkt), kan du udløse forskellige kantstilarter. Indtastning:

  • Tre tilde-tegn (~) opretter en bølget linje.
  • Tre understregningstegn (_) opretter en 1, 5-punkts linje.
  • Tre stjerner (*) opretter en stiplet linje.
  • Tre lige tegn (=) skaber en dobbelt linje.
  • Tre pundskilte (#) giver en "tynd tyk tynd" linje.

4: Flyt den valgte tekst op eller ned

Dette tip er sandsynligvis mest nyttigt, når du arbejder i en tabel, selvom du også kan bruge det til at sortere afsnit uden for en tabel. Lad os sige, at du beslutter, at du ønsker, at den tredje række i en tabel skal være den øverste række. Klik blot inden for den tredje række, hold Alt Skift nede og tryk to gange på pil op. Hver gang du trykker på piletasten, flytter Word rækken opad. Du kan vælge flere sammenhængende rækker for at flytte dem som en blok, og du kan bruge pil ned-tasten, hvis du vil flytte tekst ned i stedet for op.

Brug af denne genvej bliver lidt vanskelig, hvis du flytter store stykker tekst uden for et bord. Det er nemt at miste oversigt over, hvad der flyttes hvor, og du kan måske finde det lettere at tage en standard cut-and-paste-tilgang i disse situationer. Men når teksten er lille og overskuelig, er genvejen stor. For eksempel, hvis du har brug for at flytte et element op eller ned i en liste med punkttegnede eller nummererede numre, kan du bare klikke på elementets afsnit og bruge kommandoen Alt Skift og piletasten til at flytte emnet til det ønskede sted.

5: Gem ændringer til alle åbne Word-dokumenter på én gang

Denne enkle teknik er praktisk, når du arbejder i flere dokumenter og vil sikre dig, at du har gemt dine ændringer til dem alle. Jeg bruger det faktisk oftest, når jeg har foretaget en ændring af en skabelon og ønsker en hurtig måde at gemme denne ændring på farten (før jeg har haft en chance for at glemme, at jeg har foretaget en ændring, jeg vil beholde).

I Word 2003 og tidligere skal du bare trykke på tasten Skift og trække menuen Filer ned. Word viser kommandoen Gem alt i menuen over kommandoen Gem som. Vælg Gem alt, og Word vil bede dig om at gemme hvert dokument (eller skabelon), der har ændringer, der ikke er gemt. Dette er mere effektivt end at skulle navigere til hvert dokument individuelt og klikke på Gem.

Hvis du bruger Word 2007/2010, fungerer dette ikke. Men du kan tilføje kommandoen Gem alt til din værktøjslinje til hurtig adgang:

  1. Klik på Office-knappen (File in 2010), og klik på Word Options (Valgmuligheder i 2010).
  2. Klik på Tilpas i venstre kolonne (Quick Access Toolbar i 2010).
  3. Vælg kommandoer, der ikke er i båndet, på rullelisten Vælg kommandoer fra.
  4. Rul ned, og vælg Gem alle.
  5. Klik på knappen Tilføj, og klik derefter på OK.

Yderligere ressourcer

  • 10+ mindre kendte genveje til formatering af Word-tekst
  • 10+ tastaturgenveje til indtastning af specialtegn i et Word-dokument
  • 10 ting, jeg aldrig kan finde i Word 2007
  • De 10 mest nyttige Word-genveje
  • 10 uklare Word-tricks, der kan fremskynde almindelige opgaver

Andre tip?

Dette er en noget tilfældig samling af tip, men jeg bruger dem ofte (og taknemmelig). Hvis du har dine egne foretrukne tidsbesparelser, skal du deltage i diskussionen og dele dem med medmedlemmer.

© Copyright 2020 | mobilegn.com