Fire Outlook-funktioner, der forbedrer din effektivitet

      Billede: iStockphoto.com/pablographix

      Mange af os bruger Outlook til at læse e-mail og aldrig vove sig ud af Mail-vinduet. Hvis det beskriver dig, kan du muligvis også finde dig selv flydende i beskedets kaos, der hurtigt overtager:

  • Du kan ikke finde en vigtig besked.
  • Du har bedt om mere information og derefter glemt, du spurgte.
  • Du lader en vigtig besked med en tidsfølsom anmodning komme for tæt på det store sorte hul kaldet "Gasp! Jeg har glemt!"

Dette kaos overtager, når du ikke ser på Outlook som et styringssystem. Hvis du vil bruge e-mail til at dele oplysninger, du har brug for for at få gjort dit arbejde, skal du gå ud over vinduet Mail. Når du har lagt Outlook's andre værktøjer til at arbejde for dig, finder du, at du administrerer din mail på et øjeblik - og i sidste ende finder du, at du generelt er mere effektiv og produktiv.

Versionsnoter: Jeg bruger Outlook 2007, 2010 og 2013 på Windows XP (ja, nogle mennesker bruger den stadig) og 7. Når det er nødvendigt, angiver jeg en version, men du skal være i stand til at finde vej uden specifik trin-for-trin-instruktioner. Der er ingen instruktioner til Outlook 2003.

1: Søgningsomfang

Det er sket med de fleste af os: Du har brug for en besked, men du kan ikke finde den. Du ved sandsynligvis, at du kan indtaste en søgestreng i søgningskontrollen, men Outlook søger kun den aktuelle mappe, som du kan se i figur A. Hvad hvis du ikke kan huske, hvor du gemte beskeden?

Figur A: En Outlook-søgning er standard til den aktuelle mappe.

Brugere af Outlook 2007 skal huske at vælge Alle postemner, der er vist i figur B, i ruden Mail, før de søger. Dette vil opdatere displayet over søgekontrollen. Med et hurtigt blik kan du se, hvor smal (eller bred) din søgning er. I Outlook 2010 skal du klikke på søgningskontrollen for at få vist fanen Kontekstuel søgning. Vælg derefter alle Outlook-poster i Scope-gruppen, der er vist i figur C. Outlook 2013 tilbyder muligheden i en dropdown, som vist i figur D.

Figur B: Brug alle postelementer på fanen Søgning i Outlook 2007.

Figur C: Outlook 2010 tilbyder rækkevidde via en fane.

Figur D: Brug Outlook 2013's dropdown til at specificere rækkevidde.

Du kan tvinge et bredere søgeomfang ved at ændre standarden som følger:

  1. Vælg Valg i menuen Filer.
  2. Vælg Søg i venstre rude. I afsnittet Resultater skal du klikke på indstillingen Alle postkasser ( figur E ). I Outlook 2010 skal du vælge Alle mapper.
  3. Klik på OK.

Figur E: Vælg alle postkasser i afsnittet Resultater.

Hvis du stadig bruger Outlook 2007, skal du vælge Valg i værktøjsmenuen, klikke på fanen Præferencer og derefter klikke på knappen Søgningsindstillinger i sektionen Søg. Nederst i dialogboksen skal du klikke på indstillingen Alle mapper i sektionsfeltet Forekomst og klikke på OK.

2: Brugermapper

Når du søger, er Outlook ligeglad med, hvor meddelelsen er gemt; med det rigtige omfang (nr. 1), kan du finde alt. Mappestruktur tilbyder et andet niveau af support, som mange brugere undlader at bruge til sit potentiale. Brugere navngiver mapper efter projekter, klienter osv. - de giver dem navne, der ligner den måde, du muligvis arkiverer et fysisk stykke papir i en fysisk mappe. Der er ikke noget galt med det, men det går kun så langt. I stedet for fysiske filer, skal du tænke på mapper som bunker af papir, hvor alt er relateret til noget: behandle straks, gør senere osv. Hvem papiret tilhører er mindre vigtigt end hvad du planlægger at gøre det.

Jeg anbefaler, at du tænker over den måde, du rent faktisk bruger dine beskeder på. Henviser du dem ofte? Bruger du dem til at oprette aftaler? Henviser du til dem på en bestemt tidsplan eller mens du taler i telefonen? Når du begynder at tænke på, hvordan du bruger din mail, ser du pludselig nye muligheder for mapper. For eksempel kan du gemme et trin eller to ved at gå direkte til din "Tomorrow morning" eller "First Thing" mappe i stedet for at søge efter individuelle meddelelser, du har brug for først på en given morgen.

Du vil sandsynligvis opdage, at du ofte refererer til brugermapper end navnemapper. Jeg anbefaler, at du opbevarer disse mapper øverst i din indbakke ved at tilføje et prioriteret præfiks til mappens navn. For eksempel kan du navngive dine brugermapper 1-morgen, 2-chef og 3-personlige. Disse værdier tvinger Outlook til at sortere disse mapper øverst i din indbakke, som vist i figur F. Eller spring værdierne over, og tilføj dem til din favoritliste.

Figur F: Tilføj tal for at tvinge mapper til toppen af ​​listen.

3: Fleksible kategorier

En af mine foretrukne Outlook-funktioner er kategorier. De er et ekstra lag med identifikation og specifikation. Du bruger dem, der ligner anvendelsesmapper (# 2), men de er mere fleksible, fordi de strækker sig over mapper, og du kan tildele mange kategorier til den samme meddelelse.

I lighed med mapper afhænger kategorier af dine behov og hvordan du bruger din mail. Ved at tildele kategorier kan du se meddelelser efter kategori - på tværs af mapper - selvom kategoriudtrykket i sig selv ikke er i meddelelsen. For eksempel kan du oprette en kategori til din chef eller institutleder (e). Hvis du tager dette videre, hvis du er en udgiver, kan du muligvis oprette kategorier som erhvervelse og kontrakt. Hvis du er redaktør, kan du muligvis bruge kategorier som Produktion og Kopieredigering. Overvej også at oprette kategorier som First Thing, At The Phone, Final Steps og From Home.

Kan du se, hvordan disse typer kategorier kan gøre dig mere effektiv? Du skal komme med listen, og du skal huske at anvende dem, når der ankommer e-mail. For at gøre det skal du højreklikke på meddelelsen og vælge en kategori som vist i figur G. Eller vælg Alle kategorier for at se hele listen.

Figur G: Glem ikke at anvende en kategori, når en e-mail ankommer.

Måske er min foretrukne brugerdefinerede kategori Waiting On Author, som jeg anvender, når jeg sender en anmodning om mere information. Det er rigtigt - du kan anvende en kategori på en udgående meddelelse som følger:

  1. Klik på meddelelsesvinduet i meddelelsesvinduet (den lille pil i nederste højre hjørne af gruppen Tags).
  2. I afsnittet Leveringsindstillinger skal du klikke på rullemenuen Kategorier og vælge en kategori ( figur H ).
  3. Klik på Luk. Som standard viser Outlook ikke den nye kategori i meddelelsesvinduet, men hvis du ser på meddelelsen i mappen Udbakke eller Sendt ( figur I ), vil du se den.

Figur H: Du kan vælge en kategori på denne liste.

Figur I: Outlook viser dig kategorien i mappen Udbakke eller Sendt.

Hver morgen gennemgår jeg hurtigt fremragende problemer ved at kombinere kategorien Waiting On Author med en søgemappe. På et øjeblik kan jeg se, hvem der har brug for en lille skubbe uden at bekymre mig om de mapper, hvor disse meddelelser er gemt. Jeg er heller ikke nødt til at søge efter hver meddelelse hver for sig.

For at oprette en søgemappe baseret på en kategori, gør følgende:

  1. Klik på Søgemappe i navigationsruden, og vælg Ny søgemappe.
  2. I den resulterende dialog skal du tommelfinger ned til sektionen Organizing Mail.
  3. Vælg kategoriseret mail ( figur J ).
  4. Klik på Vælg og vælg kategorien ( figur K ).
  5. Klik på OK to gange for at udfylde søgemappen.

Figur J: Vælg kategoriseret mail i sektionen Organisering af mail.

Figur K: Vælg din kategori på denne liste.

Ved hjælp af kategorier kan du gennemgå den samme meddelelse på forskellige måder afhængigt af, hvordan du har brug for beskeden på et givet tidspunkt, fordi du kan tildele mere end en kategori til den samme meddelelse. Når en kategori ikke længere gælder, skal du fjerne den.

Mit råd når jeg er afhængig af kategorier er at være konsekvent og grundig for at få de bedste resultater. Hvis du vil stole på regler, kan du gøre det. Brug metadata eller et konsekvent brugt udtryk til at kategorisere meddelelser, når de ankommer. Hvis du ofte bruger søgemappen, skal du føje den til din favoritliste for hurtig adgang.

Hvis du vil lære mere om Outlook-kategorier, skal du læse 10+ måder at få mest muligt ud af Outlook-kategorier. Læs derefter Pro-tip: Kombiner Outlook-kategorier med en Word-mail-fusion for en praktisk og hjælpsom brug af kategorier.

4: Opgaver

Organisering af mail vil frigøre tid, som du kan bruge til faktisk at udføre dit job - og det er her opgaver kommer ind. Du ved sandsynligvis, at du kan tilføje møder og andre aftaler til din Outlook-kalender, men du kan også spore opgaver. For eksempel kan din chef muligvis sende en meddelelse, der beder om dit input til noget, før han møder med en klient. Din chef specificerede ikke et møde med dig - bare anmodede om oplysninger. Du kan flytte denne meddelelse til opgavelisten. Derefter kan du vende tilbage til din nuværende opgave - mailen.

Du kan omdanne en meddelelse til en opgave som følger:

  1. Højreklik på meddelelsen.
  2. Vælg Opfølgning, og tildel derefter et passende flag ( figur L ). Hvis du vælger Brugerdefineret, kan du angive den aktuelle dato.
  3. Efter tildeling af et opfølgningsflag vil Outlook vise opgaven i opgavelisten ( figur M ).
  4. Hvis opgaven ikke vises, skal du højreklikke på oppgavelinjen og vælge Valgmuligheder. Marker Vis vis opgaveliste i den resulterende dialog, og klik på OK.

Figur L: Tildel det ønskede flag.

Figur M: Din opgave vises på din opgaveliste.

Desværre er denne proces ikke så let i Outlook 2013, fordi IMAP-konti i Outlook 2013 ikke understøtter dem lokalt. Tidligere versioner krævede en PST-fil, men Outlook 2013 gør det ikke. Du skal tilføje en PST-fil til din profil (og at gøre det er uden for denne artikels rækkevidde).

Hvis du bruger Outlook 2013, eller du har brug for mere tilpasning, skal du trække meddelelsen til genvejsopgaver i bunden af ​​navigationsruden. Outlook åbner meddelelsen i et opgavevindue, hvor du kan angive en forfaldsdato og mere.

Når du har oprettet en opgave, kan du flytte dens respektive meddelelse til en mere passende mappe. For hurtigt at få adgang til den skal du dobbeltklikke på opgaven for at åbne meddelelsen. Du behøver ikke at huske, hvor du flyttede det eller søge efter det.

Du kan også kategorisere opgaver. En meddelelseskategori er også en del af en ny opgave. Eller du kan tildele kategorier til opgaven ved at højreklikke på den og vælge Categorize. For at sortere dine opgaver efter kategorier skal du klikke på Arranger efter titel og vælge Kategorier.

Styr kaoset

Alle de værktøjer, der er gennemgået i denne artikel, kræver en smule tanke- og op-arbejde, men de er det værd. Outlook er et styringssystem, men det fungerer kun, når du bruger disse værktøjer.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Nævn den app og den version, du bruger. Send ikke filer, medmindre du bliver bedt om det; indledende anmodninger om hjælp, der ankommer med vedhæftede filer, slettes som ulæste. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, når jeg hjælper læsere, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læsere, jeg hjælper. Du kan kontakte mig på

Læs også ...

  • Tre avancerede tip til Word's indholdsfortegnelse
  • Office Q&A: Excel-indbyggede og hjælperformler
  • Sådan fremhæves weekender og helligdage i Excel
  • Sådan bruges Word 2013's sammenklappelige overskrifter

Microsoft ugentlig nyhedsbrev

Vær din virksomheds Microsoft-insider ved hjælp af disse Windows- og Office-tutorials og vores eksperters analyser af Microsofts virksomhedsprodukter. Leveres mandage og onsdage

Tilmeld dig i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com