Office Q&A: Juster indstillinger og betingede formatregler

Der er så mange muligheder i Office-applikationerne, at det er umuligt at kende dem alle. At være opmærksom på, at de findes, og at du kan foretage enkle justeringer, hjælper dig dog med at arbejde mere effektivt. Excel's betingede formateringsfunktion er den samme, fordi en simpel justering kan gøre hele forskellen i verden.

AutoFormat mistet

Alex er blevet glad for en AutoFormat-indstilling, der lader ham indtaste 1) for at oprette en indrykket nummereret liste. Det er en simpel genvej - for at oprette en indrykket nummereret liste uden at klikke på indstillingen Nummerering i gruppen Afsnit skal du gøre følgende: indtast 1) og tryk på Tab. Word indrykker automatisk elementet og aktiverer den nummererede listefunktion for dig. Hvis du hellere vil vise et periodetegn i stedet for parentesen, skal du indtaste et periodetegn i stedet for parentesen, inden du trykker på Tab. Uden at vide, hvordan eller hvorfor, stoppede denne funktion pludselig med at arbejde for Alex.

Der er et antal indstillinger, som Office aktiverer som standard. Generelt er nogen nødt til at deaktivere muligheden for at det holder op med at arbejde. Lejlighedsvis er en tilføjelse eller anden nyligt installeret software den skyldige. Det er svært at vide, hvorfor en indstilling holder op med at fungere, og det er frustrerende, hvis du ikke ved, hvordan du nulstiller den. I Alex's tilfælde er rettelsen enkel:

  1. Klik på fanen Fil, og vælg Indstillinger i venstre rude. Hvis du bruger Word 2003, skal du vælge AutoCorrect Options i menuen Tools og springe til # 4.
  2. Vælg Korrekturhåndtering i venstre rude.
  3. Til højre skal du klikke på knappen AutoCorrect Options i AutoCorrect Options ( Figur A ).
    Figur A
  4. Klik på fanen AutoFormat As You Type.
  5. Marker indstillingen Automatiske nummererede lister i afsnittet Anvend som du skriver ( figur B ).
    Figur B
  6. Klik på OK to gange.

Der er mange muligheder, og jeg opfordrer dig til at bruge lidt tid på at gennemgå dem. Hvis en funktion pludselig holder op med at arbejde, husker du sandsynligvis, at der findes en mulighed og gå på opdagelsesrejse. Mest sandsynligt finder du det hurtigt nok og indstille tingene rigtigt, selvom du først ikke husker den nøjagtige indstilling. At vide, hvor man skal kigge, er vigtigere end at huske alle muligheder.

Valg af svartekst i Outlook

Når Stephanie modtager et svar på en løbende samtale fra en af ​​hendes venner, ser hun kun venens seneste svar - den tidligere samtale mangler. Denne indstilling er ikke noget, Stephanie kan løse på hendes ende. Hendes ven skal nulstille sine Outlook-indstillinger for at inkludere hele tråden. Heldigvis er rettelsen let:

  1. Klik på fanen Fil, og vælg Indstillinger i venstre rude.
  2. Vælg Mail i venstre rude.
  3. I afsnittet Svar og videresendelse finder du to rullemenuer til kontrol af teksten, der vises i svar og frem. Hvis du vil inkludere den originale meddelelsestekst i en eller begge dele, skal du vælge Inkluder original meddelelsestekst ( figur C ) i overensstemmelse hermed.
    Fig
  4. Klik på OK.

Jeg formoder, at Stephanie's ven finder denne indstilling indstillet til Inkluder ikke original besked. Nu er den hårde del at få hendes ven til at ændre hendes indstilling. Der er intet, Stephanie kan gøre ved hendes ende for at genvinde den kasserede tråd i svar fra andre, der ikke inkluderer tidligere tekst.

Udvidelse af et betinget format

Mike ønsker at fremhæve rækker betinget. Indtil videre har han været i stand til at fremhæve de betingede værdier, men han ønsker at fremhæve hele rækken. Løsningen er enkel: vælg alle de kolonner, der indeholder dataforholdet, før du anvender den betingede formatregel. Vi bruger det enkle dataområde i figur D til at demonstrere denne teknik. Først anvender vi det betingede format til den betingede kolonne ved hjælp af en betinget regel. Derefter viser jeg dig, hvordan du udvider højdepunktet til at omfatte alle de kolonner, der indeholder posten. Du kan arbejde med alle de data, du gerne vil, eller du kan downloade eksemplet .xls eller .xlsx-fil.

Figur D

Et simpelt datasæt.

For at tildele et betinget format til kolonne A skal du gøre følgende:

  1. Vælg A2: A5.
  2. På fanen Hjem skal du klikke på Betinget formatering i gruppen Styles. I Excel 2003 skal du vælge Betinget formatering i Format-menuen og springe til trin 4.
  3. Vælg ny regel.
  4. I den resulterende dialog skal du vælge Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres. Hvis du bruger Excel 2003, skal du vælge Formel Er i rullemenuen Cond 1.
  5. Indtast formlen = $ A2 = "Kat"
  6. Klik på knappen Format ( figur E ).
    Figur E
  7. I den resulterende dialog skal du klikke på fanen Udfyld (fanen Mønster i Excel 2003), vælge en farve og klikke på OK.
  8. Klik på OK, og Excel vil markere cellerne i kolonne A, der indeholder Cat ( figur F ).
    Figur F

Den enkle formel = $ A2 = "Kat" returnerer sand, når værdien i kolonne A er kat. Når formlen er sand, anvender Word det betingede format, du valgte.

Du skal vide, at der er andre måder at opnå dette enkle betingede format, og det er her, du kan komme i problemer. Andre regler, især de indbyggede, er ikke så fleksible som formelreglen. Du skal selvfølgelig bruge dem, men du kan ikke altid ændre dem. Når disse regler ikke er tilstrækkelige, kan du prøve formelreglen.

Lad os nu udvide højdepunktet til også at omfatte kolonner B og C:

  1. Vælg A2: C5. I stedet for kun at vælge den kolonne, der indeholder de betingede værdier, skal du vælge alle de kolonner, der indeholder datoperioden.
  2. Gentag trin 2 til 8 ovenfor. Figur G viser de udvidede højdepunkter.

Figur G

Udvidelse af formatet er så enkelt som at vælge flere kolonner.

Det er virkelig så enkelt, hvis du bruger formelregelindstillingen. Du skal blot ændre det originale valg, før du anvender den betingede formatregel. Som nævnt fungerer denne enkle ændring kun, fordi jeg brugte formelreglen. Hvis du har anvendt det betingede format ved hjælp af en anden mulighed, skal du muligvis slette det og starte forfra, fordi du sandsynligvis ikke kan udvide det til at omfatte hele rækken.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt: ​​For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på

Få de nyeste oplysninger om Microsoft, herunder nogle tip og tricks, ved automatisk at abonnere på TechRepublics Microsoft i Enterprise-nyhedsbrevet.

© Copyright 2020 | mobilegn.com