Kontor Spørgsmål og svar: Find objekter i Word og en tælleløsning i Excel

En løsning er kun let, hvis du ved om den. Denne måned hjalp jeg en læser med at finde en enkel måde at finde alle Word-dokumentets sektionsbrud på. Jeg viste også en anden læser, hvordan man hurtigt vælger al teksten fra indsættelsespunktet til dokumentets ende. Derudover havde to læsere Excel-spørgsmål. For den første bruger tilbød en fælles Excel-funktion en hurtig løsning. Den anden bruger havde brug for lidt vejledning om at bruge funktionen COUNTIFS () korrekt; i dette særlige tilfælde betød det overhovedet ikke at bruge COUNTIFS (). Lad os se nærmere på.

Søg efter objekter i Word

Jim ledte efter en hurtig metode til at finde sektionsbrud i et langt dokument (over 500 sider). At finde dem alle ved syne ville være kedeligt arbejde. Heldigvis tilbyder Word mere end én søgemetode.

Hvis du arbejder med Word 2007 eller 2010, kan du bruge værktøjet Vælg gennemseobjekt i bunden af ​​den lodrette rullebjælke. Det kan dog være en god ide at vise dit dokuments pauser, før du begynder din søgning - en effektiv metode er ikke nyttig, hvis du ikke kan se pauserne! Hvis du vil have vist sektionsbrud (og andre formateringskoder), skal du klikke på Vis / Skjul i gruppen Afsnit (under fanen Hjem).

Når pauserne er synlige, er du klar til at cykle gennem dem ved hjælp af værktøjet Vælg gennemseobjekt som følger:

  1. Find værktøjet - det er en lille cirkel med trekanter over og under.
  2. Klik på cirklen, og vælg indstillingen Gennemse efter sektion ( figur A ) - eller tryk på Ctrl + Alt + Hjem for at få vist indstillingerne.
    Figur A
  3. Når du har valgt en passende objektindstilling, skal du klikke på pilen Næste eller Forrige. Sektionsindstillingen er den anden fra højre på den anden række.
  4. Fortsæt med at klikke, indtil du finder det brud (objekt), du leder efter.

Dette værktøj gør det let at søge efter flere objekter og formateringselementer ( figur B ):

Figur B


Du kan let søge efter flere objekter og formateringselementer.

Der er dog andre måder at finde objekter - at vælge den rigtige metode afhænger af dig og situationen. Nogle gange gør brugen af ​​Find-funktionen tricket:

  1. Tryk på Ctrl + G for at få vist dialogboksen Find med fanen Gå til nuværende.
  2. Vælg det objekt eller det element, du søger efter, i listen Gå til hvad ( figur C ).
    Fig
  3. Klik på Næste eller Forrige.
  4. Klik på Luk, når du er færdig.

Problemet med denne metode er selve dialogen - den skjuler tekst. Du kan flytte det rundt, men afhængigt af det aktuelle job, kan det vise sig kedeligt.

Select Browse Object er ikke tilgængeligt i Word 2013, men du bruger stadig Find-dialogboksen. Derudover kan du bruge navigationsruden. For at få vist denne rude skal du markere indstillingen Navigationsrude i gruppen Vis i menuen Vis. Klik på pil ned til højre for søgeikonet for at få vist listen over indstillinger vist i figur D. Du finder de fleste af indstillingerne her.

Figur D

Brug navigationsruden til at finde objekter.

Når du har valgt et element i sektionen Find, viser Word antallet af fundne elementer. På dette tidspunkt skal du klikke på pilene vist i figur E for at gå gennem de valgte objekttyper i dokumentet.

Figur E

Klik på pilene for at navigere gennem den valgte objekttype.

Vælg fra indsættelsespunktet til slutningen i et Word-dokument

Bill ledte efter en tastaturgenvej, der ville vælge alt fra indsættelsespunkt til slutningen af ​​dokumentet. Én ting Word-brugere lærer hurtigt er de mange valgteknikker og tastaturgenveje. Heldig for Bill, der er en genvej, der gør nøjagtigt, hvad han krævede. Tryk blot på Ctrl + Shift + End for at vælge al teksten fra indsættelsespunktet til slutningen af ​​dokumentet.

Kopier ikke Excel betingede formater

Derek kopierede tekst fra områder, hvor reglerne for betinget formatering blev anvendt. Da han kopierede en sådan tekst, kopierede Excel også det betingede format, som han ikke ønskede. Heldigvis for Derek krævede kun at lade formateringsreglerne et ekstra trin eller to:

  1. Vælg den betingede formaterede tekst, og tryk på Ctrl + C for at kopiere teksten til udklipsholderen.
  2. Vælg målcellen, og tryk på Ctrl + V. Når du gør det, viser Excel et tipikon ( figur F ). Du kan også klikke på rullelisten Paste i gruppen Rediger for at finde den samme mulighed.

Figur F

Excel viser et tipikon.

Dette valg fjerner også anden formatering, så det er lidt af en trade-off. For at arbejde mere effektivt i fremtiden skal du bruge lidt tid på at gøre dig bekendt med alle de tilgængelige pastaindstillinger.

Tæller betingede værdier i samme område

Drew ønskede at tælle blanke og tekstværdier, der betød den samme ting, såsom "ingen" eller "ukendt" på tværs af flere ark. At prøve COUNTIFS () virkede ikke. Den gode nyhed er, at det er enkelt, men undertiden er applikationen lidt vanskelig. Problemet refererer ikke til ark. Tværtimod formoder jeg, at Drews anvendelse af COUNTIFS () ikke virkede. Specielt forsøgte Drew at tælle forskellige værdier i det samme interval, som vist i figur G. Det fungerer ikke. Den enkle sandhed er, at denne funktion ikke tæller forskellige værdier eller strenge inden for samme område. (Du kan downloade eksemplet .xls eller .xlsx-projektmappe.)

Figur G

COUNTIFS () giver et uventet resultat.

Som du kan se i figur G, tæller COUNTIF () antallet af forekomster korrekt. Da Drew forsøgte at kombinere disse tællinger i et COUNTIFS (), returnerede funktionen 0. COUNTIFS () -kriterierne kan ikke være det samme for hver betinget værdi.

For at tælle betingede værdier i det samme interval har du to lette valg, og jeg har vist begge i figur H. Du kan tilføje en hjælper COUNTIF () -kolonne og opsummere resultaterne, eller du kan bruge en enkelt formel, der kombinerer alle COUNTIF () -funktionerne.

Figur H

Tilføj resultaterne af flere COUNTIF () -funktioner.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com