Office Q&A: Ændring af indbyggede Word-stilarter og brug af en lidt kendt Excel-funktion

Spørgsmål varierer, men mange læsere spørger om Word-stilarter og Excel's betingede formatering. Begge er kraftfulde funktioner, og at kende det grundlæggende er nøglen til at arbejde effektivt. For eksempel indsætter Chris billeder i et Word-dokument, og han kan ikke lide standardtekstattributterne. Løsningen er enkel, hvis du ved, hvor du skal hen. Tara vil bruge Excel's betingede formatering til at fremhæve forfaldsdatoer for projektet, når de er for krævende. Igen er løsningen enkel, hvis du kender til Excel's DATEDIF () -funktion. Da denne funktion ikke er dokumenteret, drager mange brugere ikke fordel af den. Lad os nu gå videre til et par løsninger, der er nemmere at implementere, som du måske forventer.

Du behøver ikke en downloadbar eksempelfil til Word-teknikken, men du kan bruge den downloadbare .xls- eller .xlsx-fil til Excel-teknikken.

Words indbyggede stilarter

Chris bruger Word 2013 på Windows 7. Når han tilføjer en billedtekst til et billede, kursiverer Word teksten, som Chris skal ændre med hvert nyt billede, han indsætter. Løsningen er enkel: find standardstilen og rediger den. Du spekulerer sikkert på, hvilken stil. Word viser den stil, der bruges i Quick Style Gallery, som vist i figur A. Når du kender stilens navn, kan du ændre det.

Figur A

Ords indbyggede stilarter har meningsfulde navne.

Gør følgende for at ændre en stil:

  1. Klik på Styles-gruppens dialogkaster (den lille pil i nederste højre hjørne) for at åbne dialogboksen Styles ( figur B ).
    Figur B
  2. Chancerne er store, at du ikke vil se den angivne typografi, så klik på Administrer stilarter (det tredje ikon i bunden).
  3. I den resulterende dialog skal du vælge Billedtekst i listen Vælg en stil til redigering. (Hvis billedtekst er dæmpet, skyldes det, at stilen ikke bruges i øjeblikket.)
  4. Klik på Rediger.
  5. I den resulterende dialog skal du klikke på ikonet Kursiv for at slukke kursiv. Hvis du vil foretage andre ændringer, skal du foretage dem nu. For eksempel vil du måske gøre skrifttypestørrelsen større og fed ( figur C ).
    Fig
  6. Før du klikker på OK, skal du beslutte, om du vil have denne ændring i alle nye dokumenter eller kun i det aktuelle dokument. Standard er det aktuelle dokument. Hvis du vil opdatere billedtekststil i alle nye dokumenter, skal du klikke på Nye dokumenter baseret på denne skabelonindstilling.
  7. Klik på OK to gange.

Når du har foretaget denne ændring, vil billedteksten ikke være kursiveret, større og fed, som vist i figur D. Bemærk, at den eksisterende billedtekst automatisk opdateres.

Figur D

Du kan ændre indbyggede stilarter.

DATEDIF () og betinget formatering

Tara indtaster projektoplysninger, der inkluderer en indsendelsesdato og en nødvendig dato; hvert projekt får mindst to måneder. Tara vil gerne have et betinget format for at fremhæve de nødvendige datoer efter mindre end to måneder fra projektets indsendelsesdato. Dette er en fremragende mulighed for at anvende den teknik, jeg har diskuteret i "Pro tip: Tilpas ændrede betingelser i Excel's betingede format-funktion." I dette tilfælde gør vi to-måneders bufferen til en opdaterbar værdi i arket. På den måde kan Tara ændre bufferen uden at opdatere den betingede formatregel.

Figur E viser et ark med et simpelt datasæt. Som du kan se, har jeg indtastet værdien 2 i B1 for at repræsentere bufferkravet på 2 måneder. Nu tilføjer vi en betinget formatregel, der inkorporerer denne værdi i den betingede regel

= DATEDIF (B4, C4, "m") <$ B $ 1

Figur E

Tilføj et betinget format for at fremhæve utilstrækkelige datoer efter behov.

Denne regel bruger en lidt kendt funktion, DATEDIF (), der gør nøjagtigt, som den lyder som - den returnerer antallet af specificerede intervaller mellem to datoer. I dette tilfælde specificerer det tredje argument (m) måneder. Når forskellen mellem de to datoer i B4 og C4, i måneder, er mindre end værdien i B1, returnerer udtrykket Sand. Lad os nu sætte denne regel på plads:

  1. Vælg C4: C6.
  2. Vælg Ny regel i rullemenuen Betinget formatering i gruppen Styles (under fanen Hjem).
  3. I den resulterende dialog skal du vælge Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres i øverste rude.
  4. I den nederste rude skal du indtaste formlen = DATEDIF (B4, C4, "m") <$ B $ 1 ( figur F ).
    Figur F
  5. Klik på Format.
  6. Vælg en farve på fanen Udfyld, og klik på OK tre gange for at vende tilbage til arket vist i figur G.

Figur G


Den nye regel fremhæver datoer, der ikke tillader de fulde to måneder.

Lige nu opfylder kun en post, projekt 1, den nye regel. 20. september er ikke en hel to måneder efter indleveringsdatoen 1. august. Hvis du ændrer værdien i B1, sig til 3, ændres formateringen passende, som vist i figur H.

Figur H

Skift højdepunktet ved at ændre værdien i B1.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på emailbeskyttet

© Copyright 2020 | mobilegn.com