Pro tip: Kombiner Outlook-kategorier med en Word-mail-fletning

At flette Outlook-kontaktoplysninger med et Word-dokument er en fælles opgave for Office-brugere. Takket være Outlook's mange sorterings- og gruppefunktioner kan du indsnævre de kontaktpersoner, der sendes på flere måder. En måde, du selektivt kan vælge kontakter på, er at specificere en kategori.

Du bruger muligvis allerede kategorier - de er et godt visuelt værktøj, men de er så meget mere! Kategorier er et nyttigt værktøj til at styre emner efter personer, emne, prioritet og så videre. Du kan bruge dem til at sortere, udfylde søgemapper eller til visuelt at opdage noget. I denne artikel viser jeg dig, hvordan du kombinerer kategorier med en e-mail-fusion for selektiv at styre de kontakter, der er sendt under fusionen. Som mange funktioner er kategorier forbedret med hver version. På den anden side gør det det næsten umuligt at dække alle versioner på en omfattende måde. Jeg bruger Outlook 2010, og du kan anvende instruktionerne til 2013 og 2007. Outlook 2003-kategorier er tekster, men teknikken fungerer stadig. Jeg vil bemærke forskelle mellem versioner, når de er betydningsfulde.

At sætte kategorier i spil

Første gang du anvender en kategori, beder Outlook dig om at navngive den. Du kan omdøbe det eller ej - men det er nyttigt at give kategorien et meningsfuldt navn. Hvis du ikke ser et kategori-felt i titellinjen, kan du tilføje det. Højreklik på titellinjen og vælg feltvælger. Træk derefter kategorier fra den resulterende liste til titellinjen, og slip den, som vist i figur A. For at flytte feltet skal du klikke og trække det.

Figur A

Tilføj feltet Kategorier.

Hvis du ikke kan se titellinjen i Outlook 2013, skal du forstørre bredden på fortegnelsesruden lidt. Derudover kalder Outlook 2013 det Kategori-felt (ikke Kategorier).

Hvis du vil anvende en kategori, skal du vælge emnet og derefter højreklikke på det elementets felt Kategorier. Vælg derefter en kategori i den resulterende dialog, som vist i figur B. (Jeg har allerede givet meningsfulde navne til de fleste af mine.) Hvis du højreklikker på et andet felt for det valgte element, skal du vælge Kategorier i genvejsmenuen for at få adgang til listen vist i figur B. Du kan tildele mere end en kategori til en vare, og de er ikke kun til postemner.

Figur B

Vælg en kategori.

Hvis kategorier ikke er tilgængelig, har du muligvis en IMAP-konto, som ikke understøtter Outlook-kategorier. Du kan dog konvertere en IMAP-konto til en POP3-konto, hvilket gør. Kontakt din administrator, før du forsøger at konvertere din konto.

Det meste af tiden bruger du kategorier til at gruppere og søge i emner. Du kan springe dette afsnit over og gå videre til fusionen. Du behøver ikke at gruppere dine varer først for at flette. For at gruppere elementer efter en kategori skal du klikke på kategorihovedet i titellinjen. Hvis du hellere vil, kan du udfylde en søgemappe med kategoriserede postelementer som følger:

  1. Hvis du har mere end en konto, skal du klikke på den relevante konto.
  2. Klik på Søg i mapper, og vælg derefter Ny søgemappe - eller klik på fanen Mappe og klik derefter på Ny søgning i gruppen Ny.
  3. Vælg Categorized mail under Organizing Mail.
  4. Klik på Vælg under Tilpas søgemappe.
  5. Vælg den passende kategori eller kategorier ( figur C ).
    Fig
  6. Klik på OK to gange ( figur D ).
    Figur D

Lad os fusionere!

Nu hvor du kender din vej rundt i kategorier, lad os bruge en med en mail-fusion. I vinduet Kontakter (Personer i Outlook 2013) skal du tildele en kategori til et par kontakter. Højreklik på en kontaktperson og vælg kategoriser. Vælg derefter en kategori.

Når du er klar til at fusionere, skal du gøre følgende:

  1. Klik på fanen Vis.
  2. Vælg Liste fra indstillingen Skift visning i gruppen Aktuel visning.
  3. Klik på Kategorier i Arrangement-gruppen ( figur E ), og Outlook grupperer dine kontakter efter kategorier. Hvis du bruger Outlook 2007, skal du vælge Aktuel visning i menuen Vis. I Outlook 2003 skal du vælge Arranger efter i menuen Vis og derefter vælge Aktuel visning.
    Figur E
  4. Vælg de kontakter, du vil flette ved at vælge en bestemt kategorigruppe eller -grupper. Jeg vælger Familie ( figur F ).
    Figur F
  5. Klik på fanen Hjem.
  6. Klik på Mail Flet i gruppen Handlinger. I Outlook 2007 og Outlook 2003 skal du vælge Mail Merge i menuen Tools.
  7. Klik på Kun valgt kontakt i sektionen Kontakter for at begrænse fusionen til de kontakter, du valgte i trin 4 ( figur G ).
    Figur G
  8. Vælg eventuelle andre indstillinger (hvis nogen) for den aktuelle fletning.
  9. Klik på OK. Outlook starter Word. Fortsæt på dette tidspunkt flettsessionen fra Word, som du normalt ville.

Hvis du er bekendt med e-mail-fletningsprocessen, hjælper denne hurtige valgteknik dig med at arbejde mere effektivt. Hvis du ikke er bekendt med mail-fusion, skal du ikke bekymre dig. Du får muligvis ikke det hele med det samme, men med en lille udforskning vil du fusionere på ingen tid!

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com