Pro tip: To betingede formater i Excel, der simulerer grafer

Takket være betingede formater kan grafer integreres på celleniveau. De er ikke rigtige grafer, men den visuelle virkning er den samme. Du deler simpelthen visuelle ledetråde, der gør det lettere at fortolke dine rå data. I denne artikel bruger vi Excel's betingede formater, datalinjer og farveskala til at simulere grafer, som du kan vise sammen med dine rå data.

Du kan arbejde med et simpelt dataområde eller downloade .xlsx-filen. Disse formater understøttes kun af .xlsx-formatet.

Datasøjler

Datasøjler sammenligner værdier ved at udvide et farvebånd på tværs af en enkelt celle, hvilket afspejler værdien gemt i den celle. Ved at se en gruppe af bundne celler kan du hurtigt hente en masse information. For eksempel viser figur A det samme dataområde, et uden datalinjer og et med. Hvilket er mere effektivt visuelt?

Figur A

Datasøjler, eller ej?

Gør følgende for at generere disse søjler:

  1. Vælg de værdier, du vil formatere.
  2. Klik på fanen Hjem (om nødvendigt). Klik på Betinget formatering i gruppen Styles.
  3. Vælg datafelt.
  4. I den resulterende undermenu skal du vælge en stil og farve som vist i figur B. Du kan vælge en gradient eller solid udfyldning. Valgmulighederne i hvert afsnit tilbyder forskellige farver.

Figur B

Vælg en stil og farve.

Hvis de resulterende søjler ikke er det, du forventede, skal du overveje dette: datalinjer er ikke nulbaserede; den smaleste bjælke repræsenterer den laveste værdi i dataområdet, og den bredeste bjælke repræsenterer den højeste værdi. I eksempeleksemplet har vestregionen det laveste tal, mens øst har det største. Søjlerne afspejler sammenligningen af ​​værdierne, da de vedrører de laveste og højeste værdier. Den aktuelle værdi er mindre vigtig end sammenligningen af ​​værdierne med hinanden.

Afhængigt af hvad værdierne repræsenterer, er standardbjælker muligvis ikke tilstrækkelige. I dette tilfælde kan du ændre den laveste eller højeste værdi eller begge dele. Lad os ændre den højeste værdi til 100 og se, hvordan datalinjerne opdateres:

  1. Vælg søjlerne (B2: B5).
  2. Klik på Betinget formatering, og vælg derefter Administrer regler.
  3. Vælg reglen (i dette tilfælde er det den eneste regel), og klik derefter på Rediger regel, vist i figur C.
    Fig
  4. I den resulterende dialog skal du vælge Nummer i rullemenuen Maksimum.
  5. Indtast 100, som vist i figur D.
    Figur D
  6. Klik på OK to gange for at se resultaterne i figur E.
    Figur E

Denne ændring gør én ting mere tydelig: 60 er ikke den højeste mulige værdi. Deres forhold til hinanden har ikke ændret sig, men de fortæller en anden historie. Afhængigt af dine data kan det være et bedre valg at ændre minimumsværdien - eller du kan endda ændre både det maksimale og det minimale.

Som du kan se i figur D, er der mange muligheder. Du ønsker at bruge lidt tid på at eksperimentere for at se, hvordan ændring af en af ​​disse indstillinger opdaterer de faktiske søjler og forbedrer (eller ikke) det punkt, du håber at gøre visuelt. Nogle ændringer er ikke passende for den historie, du vil have dataene til at fortælle, så vælg med omhu.

Der er en mulighed, jeg vil have dig til at se, før vi går videre til farveskala. Specifikt kan du forvandle datalinjerne til en mere traditionel graf ved at slå visningen af ​​værdierne fra som følger:

  1. Gentag trin 1 til 3 ovenfor.
  2. Marker indstillingen Vis kun bjælke i den resulterende dialog.
  3. Klik på OK to gange for at se resultaterne i figur F.

Figur F

Vis kun datalinjer.

Farveskala

Farveskalaer skaber en visuel sammenligning af dine værdier, men de gør det ved at anvende farver i et sæt med to eller tre farver. Intensiteten af ​​cellens farve afspejler værdiets position til de højeste og laveste værdier i området. Dermed kan dette format hjælpe med at opdage trends. Figur G viser de samme data i en to- og trefarve skala. I et så simpelt datasæt er den sande værdi ikke synlig.

Figur G

Farveskala.

For at anvende dette betingede format skal du gøre følgende:

  1. Vælg dataene (B2: B5).
  2. Klik på fanen Hjem (om nødvendigt) og vælg Farveskala i rullelisten Betinget formatering.
  3. Vælg mellem en af ​​de 12 indbyggede indstillinger. De første seks er to-skalaer; de andet seks er tre skalaer.

Når du vælger tre skalaer, er de forskellige farver ikke altid tydelige. Vælg den skala, der bedst repræsenterer dine data. I dette tilfælde synes treskalaen (vist til højre i figur G ) at være en to-skala. Hvis du tilføjede flere poster, ville forskellen være mere tydelig. Mens farveskalaformatet er nyttigt i specifikke datasæt, finder du det sandsynligvis mindre effektivt end datafelterne. Husk, at dette format svarer til minimums-, midtpunkt- og maksimumtærskler, så medmindre denne kontekst er vigtig for dine data, er farveskalering muligvis ikke det rigtige valg.

Nu hvor jeg har vist dig et eksempel, der ikke er særlig effektivt, så lad mig vise dig data, hvor de er effektive. Figur H viser et to- (Høj) og et treskala (Lav) mønster, der afslører tendenser. I dette tilfælde fortæller farverne dig hurtigt, at temperaturerne er varmere i sommermånederne. (Det er et foragtet eksempel, men det gør mit punkt let.)

Figur H

Brug formatering af farveskala til at skelne mellem trends.

Farveskalaformatet har færre indstillinger til tilpasning, men ligesom databjælker kan du ændre minimum og maksimum antal. Du kan også specificere farver, der repræsenterer dine data, hvis der kan udledes farve fra dine data. F.eks. I treskalaen kan du muligvis bruge blå til at repræsentere de køligere temperaturer.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt: ​​For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com