Seks tip-om-the-block tip til at arbejde mere effektivt i Excel

Jeg bruger en masse ældre tricks næsten hver dag. Fordi de har været i et stykke tid, antager jeg, at alle kender dem. Denne artikel deler et par ældre tip og tricks; de er genveje, der er af anden art for mig, fordi jeg har brugt dem så længe. Jeg håber, at nogle af jer lærer noget nyt, selvom de er gamle tip til mig!

1. Hurtige funktioner på farten

Det bliver ubehageligt at blive spurgt om uventede oplysninger midt i et møde. Hvis du er heldig nok til at have din notesbog med dig og dit regneark åbent, kan du undgå hjort-i-forlygter-svaret ved at kontrollere statuslinjen. Lad os for eksempel antage, at din chef spørger det samlede antal opkald fra klient 2. Du kan indtaste en SUM () -funktion, eller du kan vælge værdierne. Statuslinjen, vist i figur A, viser resultaterne af flere grundlæggende funktioner, der evaluerer de valgte værdier. Dette trick er begrænset til de viste funktioner, men under de rigtige omstændigheder kan disse funktioner komme til nytte. Jo flere data du har, jo mere imponerende er denne funktion.

Figur A

Statuslinjen viser resultaterne af flere funktioner.

Det fungerer også med et ikke sammenhængende valg. Antag, at chefen beder om det samlede antal opkald i løbet af de første tre måneder for kunder 1 og 3. Figur B viser resultaterne af valg af værdier fra januar til marts for disse to klienter.

Figur B

Dette tip fungerer med ikke sammenhængende valg.

For at få vist disse funktioner på statuslinjen skal du højreklikke på statuslinjen og kontrollere funktionerne vist i figur C. Fjern markeringen i de funktioner, du ikke vil have vist på statuslinjen.

Fig

Højreklik på statuslinjen og kontroller funktionerne.

2. Begræns arbejdsområdet

De fleste regneark er enkle priser med størstedelen af ​​dataene i et par kolonner og rækker, hvilket efterlader masser af tomme celler. Du kan begrænse adgangen til disse tomme celler ved at skjule ubrugte kolonner og rækker. Brugere med know-how kan altid skjule dem. Men hvis de tomme celler ikke er synlige, er de fleste brugere tilbøjelige til at glemme, at de overhovedet findes, så de er mindre tilbøjelige til at ændre arket. Følg disse trin for at skjule ubrugte kolonner og rækker:

  1. Hvis du vil skjule ubrugte kolonner til højre, skal du vælge den første ubrugte kolonne ( figur D )
    Figur D
  2. Tryk på Ctrl + Skift + Højre pil for at udvide markeringen til at omfatte alle kolonner til højre
  3. Højreklik på markeringen
  4. Vælg Skjul i den resulterende kontekstmenu

Hvis du vil skjule rækker, skal du vælge den første tomme række og trykke på Ctrl + Shift + Pil ned. Figur E viser arket med ubrugte kolonner og rækker skjult. De skjulte kolonner og rækker er grå.

Figur E

Skjul ubrugte kolonner og rækker.

For at skjule kolonner og rækker skal du klikke på Select All cellen (firkanten øverst til venstre på arket) - alternativt kan du trykke på Ctrl + A. Klik på rullemenuen Format i gruppen Celler på fanen Hjem. Vælg Skjul & vis Skjul, og vælg derefter en vis Skjul indstilling i den resulterende undermenu.

3. Navn på hurtig rækkevidde

Excel tilbyder en række måder at tildele et områdenavn på. Når du har valgt intervallet, skal du sandsynligvis klikke på fanen Formler og derefter klikke på den mest passende indstilling fra gruppen Definerede navne. Men her er en hurtig metode, som du måske ikke kender til. Indtast navnet manuelt i kontrollen Navnboks - det er den lille hvide celle til venstre for formelbjælken. Klik bare på kontrollen og indtast navnet som vist i figur F. Denne metode er ikke bedre end nogen af ​​de andre, men den gemmer et par klik.

Figur F

Brug kontrolknappen Navn til hurtigt at oprette et nyt intervalnavn.

4. Flyt kontrollen med formeltip

Når du åbner en funktion, viser Excel funktionens syntaks lige under den aktive celle. Det er en stor hjælp for dem af os, der ikke har alle argumenter for hver funktion gemt (jeg ved, at jeg ikke gør det). Så nyttig som det er, kan det skjule data, som du muligvis har brug for at se. Heldigvis kan du flytte det! Flyt blot musen over spidsen, indtil Excel viser markøren med fire pile. Klik derefter og træk tipet hvor som helst, du vil have det (flytningen er midlertidig).

5. Dobbeltklik på split

Du ved sandsynligvis, at du kan opdele et ark ved at trække det delte værktøj fra en af ​​rullebjælkerne. Det delte værktøj øverst på den lodrette rullepanel deler arket mellem rækkerne. Tilsvarende deler splitværktøjet til højre for den vandrette rullebjælke arket mellem kolonner. Bare træk værktøjet og slip den delte bjælke, hvor du har brug for det. For at fjerne opdelingen skal du trække den ud af arket. Figur G viser de to opdelte værktøjer.

Figur G

Opdel et ark efter rækker og kolonner.

Der er en anden måde at udføre den samme ting på. Klik på cellen, hvor du vil opdele, og dobbeltklik på værktøjet i stedet!

6. Skjul faner

Hvis du synes båndet tager for meget plads, skal du skjule grupperne. Dobbeltklik blot på en vilkårlig fane for at opnå de resultater, der er vist i figur H. For at få adgang til grupperne midlertidigt skal du klikke på en fane. For at skjule alle grupperne permanent skal du dobbeltklikke på en fane. Selv hvis du aldrig bruger dette, er det godt at vide, fordi du muligvis åbner en projektmappe, som du ikke kender, og finder alle de grupper, der mangler. Derudover fungerer dette dobbeltklik i alle applikationer til båndversion.

Figur H

Skjul grupperne.

Dine gamle favoritter

Del dine foretrukne ældre Excel-tip i kommentarfeltet. Antag ikke, at alle kender dem allerede. Det er min oplevelse, at ethvert gammelt trick stadig er nyt for nogen - og nye brugere åbner Excel for første gang hver dag.

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læserne. Du kan kontakte mig på

© Copyright 2020 | mobilegn.com