Brug en midlertidig standardværdi til at strømline dataindtastning i Access

Der er mange muligheder for at reducere indtastning af data, men her er en, du måske ikke har overvejet - at indtaste midlertidige standardværdier. Hvis du gør det, reduceres tastetryk, når poster deler den samme værdi som den samme postnummer, den samme by, den samme kunde osv., Men den delte værdi ændres fra tid til anden.

Denne situation opstår sandsynligvis mere, end du er klar over. Antag f.eks., At en dataregistreringsoperatør indtaster ordrer, der behandles af salgspersonale, der understøtter specifikke postnumre, byer eller regioner. Dataindtastningsoperatøren ved, at hver ordre i en bestemt bunke vil have den samme postnummer, by osv. Eller måske modtager din dataregistreringsoperatør bunker med arbejdsordreformularer fra servicechefer, der kun servicerer et firma. I dette tilfælde deler hver form i bunken den samme kundeværdi.

Når en dataregistreringsoperatør indtaster flere poster med den samme værdi den ene efter den anden, kan du lette dataindtastningsbyrden bare lidt ved at gøre den relaterede værdi til standardværdien for det felt - midlertidigt. På den måde behøver operatøren ikke at indtaste værdien for hver nye post - den er allerede der!

TechRepublic's Microsoft Office Suite-nyhedsbrev, der leveres hver onsdag, er designet til at hjælpe dine brugere med at få mest muligt ud af Word, Excel og Access.

Det er lettere at konfigurere denne løsning, end du måske tror - det tager bare en smule kode i kontrolens AfterUpdate- begivenhed. Ved hjælp af nedenstående formular bruger vi denne teknik til at oprette midlertidige standardindstillinger for tre kontroller kaldet txtCustomer, txtCreatedBy og dteSubmittedDate . På bordniveau er feltet SubmittedDate standardværdi dato (). (Du kan arbejde med de fleste enhver form, bare sørg for at opdatere kontrolnavne i overensstemmelse hermed.)

For at tilføje hændelsesprocedurer for de tre kontroller skal du åbne formularen i Designvisning og derefter klikke på knappen Kode i gruppen Værktøjer for at åbne formularens modul. Indtast følgende kode:

 Privat sub dteSubmittedDate_AfterUpdate (Annuller som heltal) 
 'Indstil den aktuelle datoværdi til standardværdien. 
 dteSubmittedDate.DefaultValue = Chr (35) & dteSubmittedDate.Value & Chr (35) 
 Debug.Print dteSubmittedDate.DefaultValue 
 Afslut under 
 Privat sub txtCreatedBy_AfterUpdate (Annuller som heltal) 
 'Indstil den aktuelle værdi til standardværdien. 
 txtCreatedBy.DefaultValue = Chr (34) & txtCreatedBy.Value & Chr (34) 
 Afslut under 
 Privat sub txtCustomer_AfterUpdate (Annuller som heltal) 
 'Indstil den aktuelle kundeværdi til standardværdien. 
 txtCustomer.DefaultValue = Chr (34) & txtCustomer.Value & Chr (34) 
 Afslut under 

Når du åbner formularen i formularvisning, vises feltet AutoNumber (Ny) og kontrollen Submitted Date viser den aktuelle dato. Indtast en ny post. Dette vil udløse AfterUpdate-begivenhederne, som bruger de værdier, du indtaster som standardværdier for de tilsvarende kontroller:

  • ABC, International er nu standardværdien for txtCustomer.
  • Susan Harkins er nu standardværdien for txtCreatedBy.
  • 1/20/2011 er nu standardværdien for dteSubmittedDate. Standardværdien blev genereret af Dato ().

Når du klikker på knappen Ny optagelse, udfylder de nyligt indstillede standardværdier automatisk kontrollerne. Den eneste værdi, som dataregistreringsoperatøren skal indtaste, er servicekoden.

Det betyder, at dataregistreringsoperatøren kan omgå tre kontroller for hver ny post indtil en værdi ændres. For eksempel, når dataindtastningsoperatøren går videre til stakken med ordreformularer for RabbitTracks, vil han eller hun opdatere værdien kunde, CreatedBy og SubmittedDate for den første post i den batch. Hvis du gør det, nulstilles de midlertidige standardværdier. Derfor er dette en så nyttig teknik til batchinput - da operatøren fungerer gennem bunken med formularer, opdateres standardværdierne, så de automatisk matcher de nye inputværdier.

Det er vigtigt at huske, at denne kode opdaterer kontrolens standardværdiegenskab på formularniveau. Denne formniveauindstilling har forrang for et ækvivalent på bordniveau. Det overskriver dog ikke tabelegenskaben. Hvis du sletter indstillingen på formularniveau, starter egenskaben på bordniveau lige ind.

Når du lukker formularen, gemmer den den midlertidige standardværdi. Når du næste åbner formularen, bruger den derfor det sidste sæt standardværdier. Hvis du vil have formularen til at rydde disse egenskaber fra session til session, skal du tilføje følgende kode til formularens modul:

 Privat subform_Open (Annuller som heltal) 
 'Indstil standardværdiegenskaber til intet. 
 dteSubmittedDate.DefaultValue = vbNullString 
 txtCreatedBy.DefaultValue = vbNullString 
 txtCustomer.DefaultValue = vbNullString 
 Afslut under 
Når du åbner formularen, vil Open-begivenheden rydde de tre tidligere indstillede standardværdier. Det betyder, at txtCustomer og txtCreatedBy vil være blanke, og dteSubmittedDate viser den aktuelle dato (resultatet af Dato (), feltets indstilling for standardniveau for tabelniveau).

Denne teknik kan måske ikke synes meget for dig. Men nogle brugere bruger en masse tid på at indtaste data, så alt hvad du kan gøre for at eliminere endda et par trin vil være en velkommen forbedring.

© Copyright 2020 | mobilegn.com