10 Excel-formateringsbeslutninger, der kan have uheldige følger

Formater giver visuelle spor, der understøtter et ark antagelser. For eksempel, hvis arket behandler en værdi som en procent, kan du måske vise den værdi som en procentdel. Excel kræver ikke formater, men de hjælper brugere med at fortolke, hvad de ser. Formater tilføjer værdi til et ark og brugerens oplevelse, men nogle få har lidt bagage. Her er 10 formateringsbeslutninger, der kræver særlig overvejelse for at afværge potentielle problemer.

1: afrundingsværdier

Når du afrunder værdier, returnerer Excel's matematiske handlinger undertiden resultater, der forekommer forkerte. For eksempel viser figur A det samme ark med værdierne afrundede og ikke afrundede. Der er ikke noget galt med Excel, det gør hvad det skal. Excel evaluerer de gemte værdier, ikke de viste værdier, i matematiske operationer.

Figur A

Afrunding påvirker værdier på en stor måde.

Afrundningsfunktionerne tilbyder en akavet løsning, men den bedste løsning er at undgå afrunding, medmindre der er en særlig grund til at gøre det. Med andre ord, runde ikke bare, fordi du synes, at alle disse pænt justerede værdier ser bedre ud.

2: Aktiverer fast decimaltilstand

Et hyppigt supportopkald involverer et ark, der automatisk tildeler decimaler, uanset inputværdien. For eksempel indtaster brugeren 123, men Excel gemmer og viser den værdi som 1, 23 . Dette er normalt et resultat af at aktivere den faste decimalindstilling og derefter glemme at slå den fra, når du er færdig. I Excel 2010 kan du finde denne mulighed som følger:

  1. Klik på fanen Fil, og vælg Indstillinger (under Hjælp).
  2. Vælg Avanceret i venstre rude.
  3. I afsnittet Redigeringsindstillinger skal du markere indstillingen Automatisk indsæt et decimalpunkt. Hvis det er markeret, skal du fjerne markeringen for at deaktivere funktionen.

I Excel 2003 skal du vælge Valg i menuen Funktioner og klikke på fanen Rediger for at få adgang til denne mulighed. Denne funktion er bestemt nyttig, hvis du har brug for at indtaste mange decimalværdier. Jeg anbefaler, at du bruger det; bare husk at slukke for at undgå forvirring senere.

3: Brug af en stor skrifttype i stedet for at zoome

Forstør ikke et arks skrifttype, så du kan se tingene bedre på skærmen. Skriftstørrelse er ikke kun en skærmattribut; Printversionen er også afhængig af skriftstørrelse. For at forstørre data på skærmen skal du zoome ind ved at holde Ctrl -tasten nede og dreje dit musehjul. Eller brug Zoom-værktøjet i Zoom-gruppen under fanen Vis. I Excel 2003 finder du Zoom i Vis-menuen.

4: Skjul data

Brugere anvender undertiden en hvid skrifttype med en hvid baggrund for at skjule data. (Jeg har hørt disse celler omtalt som spøgelsesceller.) Det kan være godt for den oprindelige bruger, men det er vanskeligt for en anden at redigere eller vedligeholde arket. Hvis du har mistanke om et ark med skjulværdier på denne måde, kan du hurtigt skjule dem som følger:

  1. Klik på Find & vælg i redigeringsgruppen på fanen Hjem, og vælg Find. Eller tryk på Ctrl + F. I Excel 2003 findes Find i menuen Rediger.
  2. Hvis knappen Format ikke er synlig, skal du klikke på Indstillinger.
  3. Vælg Format i rullemenuen Format.
  4. Klik på fanen Skrifttype.
  5. Vælg hvid i rullemenuen Farve i den resulterende dialog.
  6. Klik på OK, og klik derefter på Find alle.
  7. Vælg alle de refererede celler i den nederste rude ved at trykke på Ctrl + A.
  8. Klik på Luk, og Excel vælger alle (alle) celler, der har en hvid skrifttypeformat.

Når de berørte celler er valgt, kan du hurtigt ændre fontfarve for dem alle på samme tid.

5: Brug af tekstformatet

Tekstcelleformatet behandler enhver værdi som tekst. Nu tænker du sandsynligvis, hvad er der galt med det? I teorien, intet. Hvis du dog tildeler tekstformatet til en kolonne eller række, får du muligvis nogle uventede resultater nede på vejen, fordi formler, der refererer til en tekstcelle, returnerer en tekstværdi. Du synes sandsynligvis, at det er okay, men tro mig, det er måske ikke det - og fejlfinding af problemet senere kan tage et stykke tid. Hvis du er i tvivl, skal du bruge Generelt.

6: Brug af masser af farve

Der er absolut intet galt med sort, hvidt og gråtoner. Et sted med farve af den rigtige grund kan være nyttigt - læs det igen, sagde jeg af den rigtige grund . Det er dårligt at tilføje farve af hensyn til farven eller fordi det hjælper med at tilfredsstille kunstneren i dig. Bare ikke gør det. For meget farve er distraherende og forvirrende, og det reducerer brugervenligheden. Du ønsker et effektivt og præcist regneark, ikke et farverigt.

7: Anvendelse af for mange formater

Brugere bruger en masse tid på at anvende fremmede formater. Ofte kommer den tid til prisen for tilstrækkelig test. De eneste formater, du har brug for, er dem, der tydeliggør dit ark antagelser. Formater, der hjælper brugere, er gode. Alt andet er unødvendigt.

8: Brug af tabeller til at formatere

Excel-tabeller dukkede op i Excel 2007. De er en forbedret listefunktion (fra formatet før båndet). Jeg anbefaler, at du bruger dem, så længe du ikke bruger dem kun til formateringsformål. Problemet er ikke nøjagtigt tabeller. Problemet er, at tabeller ikke har adgang til mere avancerede funktioner, såsom undertotaler. Når du har brug for de avancerede tabelfunktioner, skal du på alle måder bruge dem til at analysere og filtrere dine data. Bare begræns ikke din funktionalitet for en smule formateringslethed, som du kan anvende manuelt. Det er ikke en god afvejning.

9: Brug af brugerdefinerede formater willy-nilly

Tilpassede formater er nyttige, men jeg anbefaler, at du bruger dem sparsomt og tester grundigt. Hvis du ikke helt forstår formålet, kan du få nogle uventede resultater. Derfor anbefaler jeg grundig test, når jeg bruger tilpassede formater. For eksempel kan en afslappet bruger muligvis anvende det brugerdefinerede format 0 #### for at tvinge et førende nul under indtastning af data. Dette format har muligvis ikke de ønskede resultater, som vist i figur B. Prøve! Prøve! Prøve!

Figur B

Disse to brugerdefinerede formater håndterer de samme værdier forskelligt.

10: Anvendelse af procentformat

Jeg anbefaler at anvende procentformatet under dataregistreringsprocessen. For at gøre det følger du blot værdien med procenttegnet. For eksempel at indtaste 1 procent, skriv 1% og tryk på Enter. Den anden metode er at anvende formatet før eller efter faktum, hvilket kan føre til nogle overraskelser, som du kan se i figur C.

Fig

Når du anvender procentformatet, bestemmes det, hvordan Excel konverterer og viser inputværdien.

Når du anvender procentformatet på eksisterende værdier, multiplicerer Excel denne værdi med 100 og viser resultatet med procentsignalet. Hvis du f.eks. Indtaster 1, evaluerer Excel udtrykket 1 * 100 og viser 100% . Når du formaterer en tom celle (før indtastning af data), konverterer Excel værdier, der er lig med eller større end 1 til procenter, men multiplicerer numre, der er mindre end 1 (og ikke forud for et 0) med 100. Når du indtaster 1, konverterer Excel til en procentdel - 1% Når du går ind. 3, Excel konverterer ved at multiplicere med 100--3 * 100 svarer til 30% . Derfor returnerer Excel den samme værdi, 10%, uanset om du indtaster 10 eller. 1 i en præformateret celle.

Formatering før eller efter dataregistrering fungerer, når brugeren forstår reglerne og forventningerne, men desværre gør de fleste det ikke. Træning er nøglen, men at tvinge formatet under dataregistrering er en måde at sikre, at brugeren får den forventede værdi.

Yderligere ressourcer

  • 10 måder at forhindre Excel i at bide dig i bagved
  • 10 fejl, der skal undgås, når du arbejder med flere regneark
  • 10 måder at skrue op på dit regnearkdesign på
  • Fem af mine foretrukne Excel-regnearkstip
  • Kopier Excel-undertotal uden at lave rod

© Copyright 2020 | mobilegn.com