10+ tip til arbejde i Outlook's kalendervisning

Outlook tilbyder adskillige kalenderfunktioner - mere end mange brugere selv ved om. Disse tips hjælper dig med at bruge den mest nyttige Outlook-funktionalitet.


Outlook's kalendervisning ligner meget din hverdagskalender, bortset fra at den er dynamisk. Du kan planlægge og opdatere aftaler, begivenheder, møder og se huskelister uden rodet. Med et par tip på ærmet kan du øge din produktivitet, lette samarbejdsopgaver og tilsidesætte et par irriterende standarder og opførsler.

Bemærk: Denne artikel er også tilgængelig som en PDF-download.

1: Skift standardtimingen

Outlook's kalendervisning er standard til 30 minutters intervaller. Det betyder, at når du opretter en ny aftale, tillader Outlook automatisk 30 minutter. Hvis de fleste af dine møder kører 30 minutter, fungerer indstillingen fint, selvom du er nødt til at justere den til det lejlighedsvis ulige møde. På den anden side er gentagne gange at opdatere tidsintervallet ineffektivt. Hvis de fleste af dine begivenheder ikke er 30 minutter lange, skal du ændre standardindstillingen som følger:

  1. Højreklik i kalendervisning.
  2. Vælg Andre indstillinger.
  3. Klik på rullelisten Tidsskala, og vælg en anden tidsperiode, som vist i figur A. For eksempel at planlægge flere 15-minutters interviews med potentielle nyansatte i løbet af den næste uge, skal du vælge intervallet på 15 minutter. Det er mere effektivt end at ændre hvert møde fra 30 minutter til 15.
  4. Klik på OK.

Figur A

Skift kalenderens standardperiode for møder.
Denne rute viser et antal indstillinger via dialogboksen Format (figur A), men der er en hurtigere måde at nulstille tidsintervallet på. Højreklik på tidsbjælken og vælg et interval fra den resulterende kontekstmenu, vist i figur B. Næste gang du opretter en aftale, bruger Outlook den nye tidsindstillingsindstilling, som vist i figur C.

Figur B

Højreklik på tidslinjen for hurtig adgang til tidsintervaller.

Fig

Outlook-aftaler bruger standardtidsindstillingen.

Du kan nulstille tidsperioden permanent eller midlertidigt. Men underligt kan du ikke tilføje en ny tidsperiode. Du skal vælge et af de eksisterende emner på rullelisten (trin 3). Desværre er den eksisterende liste kort. Hvordan Outlook's udviklere besluttede, at 6 minutter var en mere universel indstilling end 20 eller 45 minutter, er lidt af et mysterium.

2: Vælg en aftale tid, før du opretter en aftale

Det er nyttigt at nulstille tidsintervallet for aftaler i kalendervisningen, når de fleste af dine aftaler bruger den samme mængde tid. Men det kan komme godt med på en anden måde. Ved at vælge det mindste fælles interval kan du automatisere timingen for nye aftaler. For eksempel kan du indstille standardtidsintervallet i 15 minutter. Når du opretter en ny aftale, skal du fremhæve så mange blokke på 15 minutter som nødvendigt.

Figur D viser et blokvalg fra 11:00 til 11:45 AM - tre intervaller på 15 minutter. Start bare med at skrive aftalens emne og tryk på Enter. Hvis du har brug for at indstille flere detaljer, skal du højreklikke på den valgte blok for at åbne en ny aftaleformular med det allerede indstillede tidsinterval. Som du kan se i figur E, matcher standardtidspunktet og sluttidspunktet den fremhævede blok i figur D.

Figur D

Vælg tidsblokke for nye aftaler.

Figur E

Outlook indstiller tid for en aftale baseret på en valgt blok.

Du behøver ikke at indstille standardtidsintervaller til en bestemt enhed for at drage fordel af netop dette tip. Du kan fremhæve en blok, før du opretter en aftale, uanset indstillingen. Når det er muligt, betyder det, at hvis standardintervallet afspejler det laveste fællesinterval for dine møder, mindre nulstilling.

3: Træk poster til kalenderen

Du modtager sandsynligvis information om møder og begivenheder via e-mail. Eller måske findes disse detaljer allerede i en opgave eller en journalpost. Hvis du har brug for at oprette en aftale eller begivenhed ud fra disse oplysninger, kan du indtaste den igen i kalendervisning, eller du kan gøre det på den lette måde - træk det eksisterende element til kalenderen. Når du gør det, åbner Outlook en aftaledialogboks, der indeholder oplysninger fra emnet. Hvis du for eksempel trækker en e-mail-besked, viser aftaleformularen e-mailens overskrift og krop af meddelelsen.

Du bliver stadig nødt til at indstille de relevante oplysninger om dato og klokkeslæt, men alt det element, du har brug for i e-mail-meddelelsen, kopieres også til aftalens bemærkninger. På den måde behøver du ikke at klippe og indsætte eller indtaste oplysningerne igen for at have det hele i din aftale, hvor du har brug for dem.

4: Træk aftaler fra den ene dag til den anden

På samme måde som at trække en e-mail til kalenderen, kan du trække en eksisterende aftale fra den ene dag til den anden. Klik blot på aftalen i kalenderen og træk den til en anden dag - det er så let.

Men vær forsigtig, når du trækker en aftale til visningen Dag eller Arbejdsuge. Outlook opdaterer aftalen for at afspejle den nye slots tidsperiode. Hvis du ikke ønsker at ændre klokkeslættet, skal du indtaste det i den samme tidsspalte for den nye dag.

For at kopiere snarere end at flytte en aftale, skal du holde Ctrl -tasten nede, mens du trækker aftalen til en anden dag. Denne handige genvej er meget lettere end at genoprette en ny aftale, når de fleste af oplysningerne allerede findes i en gammel aftale. Bare flyt eller kopier den gamle aftale og opdater den nye efter behov.

Desværre kan du ikke fortryde denne handling ved hjælp af Ctrl + Z eller kommandoen Fortryd i menuen Rediger.

5: Se det antal dage, du ønsker

Alle visningerne har et specifikt antal dage: Dag er selvfølgelig den aktuelle dag, så det er bare en; Arbejdsuge er fem, mandag til fredag; Ugen er syv dage; og Måned viser fem hele uger, hvor nogle dage falder i den ene eller begge de foregående og de næste måneder.

At se det antal dage, du ønsker, op til ni, i enhver visning er bare et tastetryk væk. For at se et specifikt antal dage i en bestemt visnings format skal du trykke på Alt + 0 til og med 9 . For at se tre dage i dagsvisningen, skal du f.eks. Trykke på Alt +3, som vist i figur F. For at få vist 10 dage skal du trykke på Alt +0.

Figur F

Brug en tastaturgenvej til at tilsidesætte en visnings præference.

Tryk på Ctrl + Z vil ikke fortryde denne ændring. Det er dog ikke permanent. Klik blot på det relevante visningsikon på standardværktøjslinjen for at nulstille antallet af dage.

6: Fra side til side

Hvis der er to dage i den samme uge, kan du nemt sammenligne dem. De falder dog ikke altid i den samme uge. Heldigvis er det et simpelt trick at se to bestemte dage side om side, og dagene behøver ikke at være sekventielle - de kan være uger eller endda måneder fra hinanden. Hvis du vil se to dage side om side, skal du holde knappen Ctrl nede og klikke på begge datoer i Date Navigator (kalenderen i navigationsruden). For eksempel viser figur G 14. oktober og 17. december side om side.

Figur G

Se eventuelle to dage side om side.

Du kan tilføje flere dage til visningen. Fortsæt med at holde tasten Ctrl nede, mens du klikker på dage i Date Navigator. Du kan også tilføje en dag til en dato- eller månedsvisning. Hvis du trykker på Ctrl + Z, fortryder denne ændring ikke, men du kan klikke på det relevante visningsikon i menuen Standard for at vende visningen tilbage til normal.

7: Giv din weekend dets skyld

Som standard viser Månedsvisning lørdag og søndag i den samme kolonne, som vist i figur H. Hvis dine weekenddage fortjener lidt mere opmærksomhed end det, kan du komprimere dem. På den måde viser Outlook begge dage som to hele og separate dage i stedet for at kombinere dem i en kolonne. For at foretage denne ændring skal du højreklikke på Kalendervisning og vælge Andre indstillinger. I afsnittet Måned skal du fjerne markeringen af ​​alternativet Komprimere weekenddage og klikke på OK. (Dette tip er ikke relevant i Outlook 2007.)

Figur H

Outlook komprimeres begge weekenddage i den samme kolonne.

8: Del din kalender

Exchange Server-brugere kan hurtigt dele kalendere, som er en vigtig nøgle til produktivitet på et travlt kontor. Brug ikke tid på at maile og ringe for at spørge: "Er du fri ...?" Del i stedet din kalender og sammenlign potentielle mødedatoer og -tider med andre.

Hvis du vil dele din kalender, skal du i kalendervisning klikke på linket Åbn en delt kalender i navigationsruden. Vælg en kontakt, og klik på OK. Det kunne ikke være enklere. Du kan vise op til 12 kalendermapper side om side i visningen Dag, Uge, Arbejdsuge eller Måned.

9: Åbn kalendervisning i et separat vindue

Hvis du skifter meget mellem visninger, kan du finde det lettere og hurtigere at arbejde med kalendervisning i sit eget separate vindue. Denne konfiguration reducerer behovet for at ramme navigationsruden for at gå frem og tilbage mellem visninger. For at åbne kalendervisning i sit eget vindue skal du højreklikke på genvejskalenderen i navigationsruden og vælge Åbn i nyt vindue.

Du kan åbne enhver Outlook-visning i det separate vindue - og det er det, der gør dette tip så værdifuldt. Du kan arbejde med flere individuelle vinduer, der er åbne og bruge proceslinjen til at bevæge sig frem og tilbage mellem dem, og returnere dig til det nøjagtige sted, hvor du sidst arbejdede i det vindue.

For at lukke et separat vindue skal du blot klikke på knappen Luk (X) i højre hjørne af det vindues titelbjælke.

10: Vis kalenderelementer i Outlook i dag

Outlook Today giver en hurtig gennemgang af den aktuelle dag, som vist i figur I. For at få adgang til denne visning skal du blot vælge Personlige mapper i Alle postmapper. Hvis du er på Exchange Server, læses dette emne som Mailbox - dit navn .

Figur I

Gennemgå din dag med et øjeblik med Outlook Today.
Som standard viser denne visning fem dages aftaler, møder og begivenheder i sektionen Kalender. Du kan ændre antallet af angivne dage ved at klikke på Tilpas Outlook i dag øverst til højre. Hvis du gør det, vises listen over indstillinger vist i figur J.

Figur J

Brug disse indstillinger til at tilpasse din visning af Outlook Today.

11: Vis trunkerede genstande i månedsvisningen

Månedsvisning har den mindst mulige plads til visning af aftaler og begivenheder. Nogle gange kan Outlook simpelthen ikke vise hele emnet, som vist i figur K. Når du holder musen hen over et emne, vises hele emnet, så den trunkerede fortegnelse er muligvis ikke noget. Hvis det er tilfældet, kan du dog reducere skrifttypen Månedvisningsanvendelser som følger:
  1. Højreklik på Kalendervisning.
  2. Vælg Andre indstillinger i den resulterende kontekstmenu.
  3. I sektionen Måned skal du klikke på Font-knappen.
  4. Angiv en mindre skrifttype i den resulterende font-dialogboks. Den mindste skrifttype, der er anført i Størrelseskontrollen, er 8, men du kan indtaste en mindre værdi, f.eks. 6.
  5. Klik på OK to gange.

Figur K

Månedsvisning trunker undertiden poster.

Den mindre skrifttype fungerer ikke altid. Men hvis det er vigtigt at se komplette lister, så prøv det. Desværre reducerer denne ændring ikke størrelsen på begivenheder; det fungerer kun med aftaler.

12: Vis to tidszoner

Hvis du kommunikerer med mennesker i andre tidszoner, kan det være nyttigt at kende deres lokale tid, når du sætter møder eller før du ringer. Heldigvis gør Outlook det let at vise to tidszoner - din lokale tid og en anden. For at tilføje en anden tidszone skal du gøre følgende:

  1. Vælg Valg i menuen Funktioner.
  2. Klik på Kalenderindstillinger i sektionen Kalender.
  3. Klik på knappen Tidszone (nederst til højre).
  4. Marker indstillingen Vis en yderligere tidszone.
  5. Indtast et beskrivende navn for den nye tidszone i Label-kontrollen.
  6. Vælg den relevante tidszone på rullelisten Tidszone.
  7. Klik på OK tre gange, og Outlook viser begge tidszoner, som vist i figur L.

Figur L

Vis to tidszoner

Eller du kan blot højreklikke på tidslinjen og vælge Skift tidszone i den resulterende kontekstmenu.

Brug dialogboksen Tidszone til at justere din tidszone, når du rejser. Hvis begivenheder hele dagen pludselig spænder over to dage, skal du ikke bekymre dig. Du kan ændre begyndelses- og sluttidspunktet for hver begivenhed eller ignorere to-dages varighed.


Tjek 10 ting ... nyhedsbrevet

Få de vigtigste fakta om en lang række teknologier, teknikker, strategier og færdigheder ved hjælp af de kortfattede behov-til-kendelister, der findes i TechRepublic's 10 Things nyhedsbrev, der leveres hver fredag. Tilmeld dig automatisk i dag.

© Copyright 2020 | mobilegn.com