Føj nyttige informationsfelter til et delt dokument

Når du deler dokumenter med andre, er det nyttigt at identificere dokumentet på forskellige måder. Du kan vise dokumentets fil eller forfatternavn, når filen blev oprettet eller sidst revideret, og af hvem. Heldigvis er det let at bruge Word-felter at vise denne type information.

Vælg først, hvor du vil vise denne type information. Det er mest sandsynligt, at du vil gøre det i overskriften eller sidefoden, men du kan vise det hvor som helst, du vil. Dernæst tilføjer du felterne som følger:

  1. For at åbne overskriften i Word 2010 og 2007 skal du dobbeltklikke på det øverste marginområde. I Word 2003 skal du vælge Header and Footer fra Vis-menuen.
  2. Placer markøren, hvor du vil vise oplysningerne i overskriftsområdet, f.eks. Den venstre margen.
  3. Klik på Indsæt, og vælg Felt fra indstillingen Hurtige dele i tekstgruppen. I Word skal du vælge felt i menuen Indsæt.
  4. Vælg dokumentoplysninger eller (Alle). (Brugerinformation viser også nyttige data.)
  5. Dobbeltklik på feltet Forfatter på feltlisten. Word viser dokumentets forfatter i dokumentets overskrift.
  6. Tryk på Enter og gentag processen, vælg FileName og derefter LastSavedBy (som i dette tilfælde er den samme som forfatteren, men det vil ikke altid være tilfældet.)

Det er let nok at inkludere denne type information, men du kan muligvis støde på et problem. Felter opdateres ikke automatisk. Hvis du for eksempel ændrer dokumentets navn, vil feltet Filnavn fortsætte med at vise dokumentets forrige filnavn, indtil du opdaterer feltet Filnavn. For at opdatere et felt skal du blot vælge det og trykke på F9. Der er dit problem - du skal huske at opdatere feltet for at få vist de mest opdaterede oplysninger!

Du kan tilføje en makro, der opdaterer hele dokumentets felt, men du skal huske at udføre det. Hvis du glemmer, ender du med at distribuere et dokument med de forkerte oplysninger i overskriften. Jeg har ikke en løsning, der ikke kræver en smule brugeropmerksomhed. Uanset om du opretter en makroknap eller vedhæfter følgende makro til filens åbne eller lukke proces, eksisterer potentialet for en fejl med uopmærksomhed:

Sub AutoOpen() 
 'Update fields when opening document. 
 Dim rngStory As Range 
 Dim fld As Field 
 For Each rngStory In ActiveDocument.StoryRanges 
 For Each fld In rngStory.Fields 
 fld.Update 
 Next fld 
 Next rngStory 
 End Sub 

Denne makro cirkler gennem StoryRanges-samlingen, som nævner næsten alt i dokumentet. Følgelig opdaterer denne makro hvert felt i dokumentet, så husk det, når du anvender det - det er måske ikke det, du vil gøre. Åbning af filen udføres automatisk.

© Copyright 2021 | mobilegn.com