Sådan bruges egenskaben Windows Tags til at administrere Office-filer

Billede: iStock / pic_studio

Nogle gange ved du ikke, at du har brug for en funktion, før du opdager den og bruger den til en smule. Så undrer du dig over, hvordan du nogensinde har gjort dit arbejde uden det! Det er sådan, du måske føler for Windows-tags. Ja, det er en Windows-funktion, men du kan også bruge tags til at administrere Office-filer - og andre filtyper. Uanset om du arbejder alene eller deler filer via en server eller endda OneDrive for Business, kan du drage fordel af tags. I denne artikel viser jeg dig, hvordan du tilføjer tags til Office- og ikke-Office-filer, og hvordan du søger ved hjælp af disse tags.

Mere om Office

  • 18 Excel-tip, som enhver bruger skal beherske
  • Microsoft Office, dataanalyse, virtuel assistent med de mest efterspurgte jobfærdigheder
  • Ansættelsessæt: Microsoft Power BI-udvikler (TechRepublic Premium)
  • Abonner på vores Microsoft Weekly nyhedsbrev

Jeg arbejder med Office 2016 (desktop) på et Windows 10 64-bit system. Windows-tags-ejendommen er tilgængelig i ældre versioner, tilbage til Windows Vista. På Office har de været tilgængelige siden mindst Office 2007 (men måske længere). Der er ingen downloadbar demonstrationsfil. Du behøver ikke en.

SE: Power tip til Windows 10: Hemmelige genveje til dine yndlingsindstillinger (Tech Pro Research)

Hvad er tags?

Ikke forveksle Office Smart-tags og Windows-tags; de er ikke den samme ting. Windows-tags er nøgleord, der bruges til at organisere (søge) filer. Hvordan du bruger dem afhænger af dine behov, men når du arbejder med bulkfiler eller deler filer til samme formål, kan tags hjælpe. Begræns ikke deres brug til blot at beskrive filens indhold, heller. Du kan bruge tags til at beskrive, hvordan du bruger filen. For eksempel kan du bruge udtryk som komplet og ikke komplet til at beskrive status. Eller du bruger måske udtrykket upload til gruppefiler, du har brug for at uploade til en ekstern service, såsom OneDrive.

Føj et tag til en Office-fil

Mærker er en Windows-filegenskab, men du kan tilføje dem, når du gemmer en Office-fil. Under lagringsprocessen ser du et link til Indstillinger. Det er meget muligt, at du aldrig har udforsket dette link før. Lad os se:

  1. Når en hvilken som helst Office-fil er åben, skal du klikke på fanen Fil og vælge Gem som i venstre rude.
  2. Klik på linket Flere indstillinger ( figur A ) under filnavnet og placeringskontrollerne.
  3. I det nederste højre hjørne af den resulterende dialog skal du kigge efter tags kontrollen ( figur B ).
  4. Klik på linket Tilføj et mærke, og angiv et nøgleord ( figur C ). For at tilføje mere end et, skal du adskille nøgleordene med en semikolon. Når du har tilføjet et nøgleord til tags, viser Office det i en liste med automatisk udfyldning, når du tagger efterfølgende filer, hvilket gør det lettere at bruge tags konsekvent.
  5. Klik på Gem, og fortsæt, som du normalt ville.

Figur A

Klik på linket Flere indstillinger.

Figur B

Klik på kontrolkoden og start indtastning af nøgleord.

Fig

Adskil nøgleord med en semikolon.

Du kan tilføje tags til alle dine Office-filer på denne måde. Selvom jeg kun viste dig en, kunne du muligvis have flere filer, der berettiger et plantesalg eller 2018- nøgleord. Efter vores eksempel har du en planteliste i Excel, men du har muligvis også en leverandørkontrakt i Word og flere grafiske filer, du bruger i forskellige reklamesteder.

SE: Microsoft Power BI: Kom godt i gang med datavisualisering (gratis PDF) (TechRepublic)

Søger

Lad os nu bruge File Explorer til at finde alle dine plantesalgsfiler. Du kan køre en hurtig søgning på dit lokale drev ved hjælp af et vilkårligt antal søgestrenge: planteliste, kontrakt osv. Hvis du bruger denne rute, ved du, at en søgning kan tage et stykke tid, og det viser ofte en masse filer, du ikke leder efter. Som du kan se i figur D, er hvad du kunne forvente at være en simpel søgning efter din Word-kontrakt alt andet end. En lignende søgning i 2018 kunne give lignende eller endnu dårligere resultater.

Figur D

En søgning på kontrakt returnerer en masse filer.

Okay, jeg tilstår: Ovenstående søgning er unødvendigt kompliceret - det gjorde jeg med vilje. Hvis du ser en masse filer, du ikke kan identificere, skal du kontrollere rullemenuen Avancerede indstillinger og sørge for, at systemfiler ikke er markeret (medmindre du leder efter systemfiler). Dette vil forbedre de fleste søgeopgaver, med eller uden tags.

Takket være tags behøver du dog ikke at gætte igen, huske alle relaterede filer, du har genereret eller opdateret, eller vade gennem travle søgeresultater. Selv hvis søgningen inkluderer systemfiler (som ovenfor), vil du ikke se en masse uventede filer. Du vil kun se de filer, du har tagget i overensstemmelse hermed.

For at finde præcist de filer, du vil se, relateret til dit plantesalg, skal du åbne File Explorer og klikke på denne pc (eller en mappe, et serverdrev eller OneDrive). Indtast en søgestreng i følgende form:

Mærker: søgestreng

Som du kan se i figur E, matcher søgningen på Tags: plantesalg kun to filer: plantelisten i Excel og leverandørkontrakten i Word. Hvis du ved, hvor filerne er, kan du køre en hurtigere søgning ved at vælge den mappe, inden du udfører søgningen. Hvis du er som mig, indeholder nogle mapper en masse filer, og en tagsøgning er ofte lettere og hurtigere end en normal alfabetisk liste.

Figur E

Brug af nøgleordet til salg af plantesalg reducerer antallet af returnerede filer.

Ikke alle formater er ens

Ikke al software giver dig mulighed for at tilføje tags, når du gemmer en fil, men det er ikke et problem. Du kan bruge File Explorer til at tilføje tags:

  1. Åbn File Explorer, og vælg den fil, du vil mærke.
  2. På fanen Vis skal du klikke på Detaljer i panoregruppen for at åbne ruden Detaljer.
  3. Indtast de relevante mærker ( figur F ).
  4. Klik på Gem.

Figur F

Indtast dine tags.

Når du kører den samme søgning, Tags: plantesalg, returnerer File Explorer de to første filer og .jpg, som vist i figur G.

Figur G

Denne gang fandt søgningen tre mærkede filer.

Ved hjælp af File Explorer kan du sortere og gruppere en mappes indhold vha. Tags. Klik blot på fanen Vis og vælg Mærker i rullemenuen Sorter efter eller Gruppe efter. Eller højreklik på baggrunden og vælg Mærker under indstillingerne Sorter efter eller Gruppér efter. Derudover kan du filtrere efter tags. Som figur H viser, kan du filtrere efter specifikke tags, hvis du bruger visningen Detaljer. Dette er godt, når du ved, at alle dine filer er i den samme mappe.

Figur H

Du kan også filtrere efter tags.

Ved hjælp af File Explorer kan du tilføje tags til flere filer på samme tid. Hold Ctrl-tasten nede, mens du vælger filer for at oprette et valg af flere filer. Tilføj derefter tags, som du normalt ville. Hvis du tilføjer en fil til det valg, der ikke tillader tagging, er tags kontrollen ikke tilgængelig for nogen af ​​filerne, så vær forsigtig.

SE: Fire måder at specificere datoer ved hjælp af Excel-datavalidering (TechRepublic)

Kun så god ...

Mærker eller nøgleord er kun så gode som dem, der tilføjer dem. Hvis du arbejder alene, er dette let. Hvis du prøver at korralere filer for en organisation, er det meget sværere. Alle er muligvis ikke på den samme side, så søgninger er i bedste fald ufuldstændige. Det kan være en af ​​grundene til, at de ikke er mere populære. Selv ved hjælp af File Explorer kan du ikke tilføje tags til enhver filtype. For eksempel kan du ikke mærke en .txt-fil.

Derudover kan du bruge en hvilken som helst af egenskaberne via ruden Detaljer på samme måde. For indholdsstatus kan du f.eks. Indtaste ufuldstændig og komplet . For at søge, skal du bruge strengen Contentstatus: Komplet . Du kan også bruge jokertegn. For at se alle kodede filer skal du indtaste T ags: - . Det betyder, at hvor tags ikke er null. Som du kan se, er der meget at udforske!

Microsoft ugentlig nyhedsbrev

Vær din virksomheds Microsoft-insider ved hjælp af disse Windows- og Office-tutorials og vores eksperters analyser af Microsofts virksomhedsprodukter. Leveres mandage og onsdage

Tilmeld dig i dag

Send mig dit spørgsmål om Office

Jeg besvarer læsernes spørgsmål, når jeg kan, men der er ingen garanti. Send ikke filer, medmindre du bliver bedt om det; indledende anmodninger om hjælp, der ankommer med vedhæftede filer, slettes som ulæste. Du kan sende skærmbilleder af dine data for at hjælpe med at afklare dit spørgsmål. Når du kontakter mig, skal du være så specifik som muligt. For eksempel "Fejlfinding i min projektmappe og rettelse af hvad der er galt" får sandsynligvis ikke noget svar, men "Kan du fortælle mig, hvorfor denne formel ikke returnerer de forventede resultater?" magt. Nævn den app og den version, du bruger. Jeg får ikke refunderet TechRepublic for min tid eller ekspertise, når jeg hjælper læsere, og jeg beder heller ikke om et gebyr fra læsere, jeg hjælper. Du kan kontakte mig på

Læs også ...

  • Sådan indsættes grafik i Word-etiketdokumenter (TechRepublic)
  • Microsoft tilføjer flere forretningsapps til Office 365 Business Premium-abonnementer (ZDNet)
  • Fire måder at specificere datoer ved hjælp af Excel-datavalidering (TechRepublic)
  • Sådan ændres en Excel-skærers visuelle virkning med et par enkle trin (TechRepublic)
  • 10 Excel-skabeloner, der hjælper med at styre dit budget (TechRepublic)

© Copyright 2021 | mobilegn.com