Tre tip til brug af Excel's betingede formatering mere effektivt

Instruktioner og tal er til Office 2010. Instruktioner for 2003 og 2013 gives, når de er væsentligt forskellige.

Betinget formatering er en kæmpe funktion, og med de nye regler for 2007/2010 er det lettere end nogensinde at implementere. Selv med de nyere foruddefinerede regler skal du lejlighedsvist oprette dine egne regler - mange af dem er baseret på formler. Når du gør det, kan du måske arbejde hårdere end nødvendigt, hvis du ikke kender disse tre tip:

  • Brug OR () til at kombinere kriterier i en enkelt regel.
  • Kopier regler ved hjælp af passende henvisning.
  • Anvend en enkelt regel på et sammenhængende område.

Kombiner betingelser

Lejlighedsvis ønsker du at anvende forskellige betingelser til det samme interval. Du kan gøre det ved at anvende to helt separate regler; Når det er muligt, skal du overveje at kombinere kriterier ved hjælp af funktionen OR (). For eksempel bruger vi en OR () -funktion til at fremhæve værdier, der er større end $ 5.000 og mindre end $ 1.500 i arket herunder som følger:

  1. Vælg interval. I dette tilfælde er det B3: B14.
  2. Klik på fanen Hjem (om nødvendigt) og vælg Ny regel i rullemenuen Betinget formatering (i gruppen Styles). I Excel 2003 skal du vælge Betinget formatering i menuen Format.
  3. Vælg Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres fra den øverste rude. I Excel 2003 skal du vælge Formel Er fra den første dropdown.
  4. Indtast = ELLER ($ B3> 5000, $ B3 <1500) i formelkontrollen.
  5. Klik på Format og klik derefter på fanen Udfyld. Klik på fanen Udfyld i Excel 2003.
  6. Vælg en farve fra paletten. (Jeg valgte lyseblå.)
  7. Klik på OK to gange.

Funktionen OR () evaluerer lignende en OR-operatør og accepterer flere udtryk i formen

 = OR ( cond1, cond2 , cond n ...) 

Hvert cond- udtryk skal returnere SAND eller FALSE. Funktionen returnerer SAND, hvis nogen af cond- argumenterne er sande, og returnerer FALSE kun, når alle cond- udtryk returnerer FALSE. Brug af det samme format til hver betingelse fungerer ikke altid, men når det sker, skal du kombinere dem i en regel.

Kopier regler

Hvad er varmt hos TechRepublic

  • Hvad skal du gøre, hvis du stadig kører Windows 7
  • Python-programmeringssprog: Et snyderi
  • Fotos: De 25 bedste produkter fra CES 2020
  • Den berømte con mand Frank Abagnale: Kriminalitet er 4.000 gange lettere i dag

Opsætning af en betinget formatregel kan tage et par forsøg på at få tingene rigtige. At anvende den samme regel på flere områder ville være kedeligt arbejde. Heldigvis er det let at kopiere et betinget format. Først skal du prøve Format Maler. Hvis du ikke får de ønskede resultater, skal du bruge Paste Special.

Vi kan illustrere, hvordan man kopierer et betinget format ved at kopiere det, vi oprettede ovenfor, til kolonne C på samme ark som følger:

  1. Vælg B3, formateringskilden, og tryk på Ctrl + C.
  2. Vælg destinationsområdet, som i dette tilfælde er C3: C14.
  3. Tryk ikke på Ctrl + V for at kopiere værdier. Klik i stedet på fanen Hjem (om nødvendigt) og vælg derefter Formatering (R) i afsnittet Andre indsætindstillinger i rullelisten Paste (i udklipsholdergruppen). I Excel 2003 skal du vælge Indsæt special i menuen Rediger og kontrollere formater i sektionen Indsæt.

Desværre fungerer det kopierede format ikke som forventet. Det formaterer cellerne ved siden af ​​kolonne B. Der er din ledetråd - kan du gætte problemet? Vi brugte en absolut kolonnereference i den betingede regel's OR () -funktion, så den kopierede regel fortsætter med at henvise til kolonne B. Okay, jeg undskylder. Jeg begik dig med en fejl med vilje, men der er en god grund.

Nu kan vi diskutere cellehenvisninger i betingede formater. Det er almindeligt at finde dem ved hjælp af absolutte referencer. Nogle gange er de nødvendige. Når de ikke er det, skal du ikke bruge dem - nøjagtigt af den grund, du lige har oplevet. Du kan ikke kopiere dem!

Du kan nemt løse dette problem ved at opdatere kolonne B's regel. Slet det enten, og genskab det ved hjælp af en relativ reference (B3), eller åbn den eksisterende regel, og rediger den korrekt. Gentag derefter trinnene ovenfor for at kopiere formateringsreglen.

En ting til, før du gør det: Du kan kopiere en formelregel, der bruger relative henvisninger til flere kolonner. I stedet for kun at kopiere reglen til kolonne C, kopier den til kolonner C, D og E ved at vælge C3: E14 som indsætningsinterval, inden du vælger indstillingen Formatering (R) Indsæt.

En regel til at herske over dem alle

Du kan udelade kopiopgaven, hvis du ved, at du anvender den samme regel til flere kolonner eller rækker. Formater blot hele serien på én gang. Dette er mere effektivt, og den resulterende regel vil være lettere at styre.

Tricket? Der er ikke noget trick. Vælg blot det område, der indtaster den relative henvisningsformel, som du ville gøre for en enkelt kolonne. Husk, at den øverste venstre celle i området er ankeret til hele reglen. I tilfælde af dette eksempel gør du følgende:

  1. Vælg B3: E14. (n det første eksempel, du valgte kun kolonne B, B3: B14.)
  2. Klik på fanen Hjem (om nødvendigt). Vælg Ny regel i rullemenuen Betinget formatering (i gruppen Styles). I Excel 2003 skal du vælge Betinget formatering i menuen Rediger.
  3. Vælg Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres fra den øverste rude. I Excel 2003 skal du vælge Formel Er fra den første dropdown.
  4. I formelkontrollen skal du indtaste = OR (B3> 5000, B3 <1500). Bemærk fraværet af $ -tegnet - du bruger en relativ reference.
  5. Klik på Format og klik derefter på fanen Udfyld. Klik på Udfyld Excel 2003.
  6. Vælg en farve fra paletten. (Jeg valgte lyseblå.)
  7. Klik på OK to gange.

Resultatet er det samme, men denne mere effektive metode kræver kun en regel.

Effektive og håndterbare regler

Brug så få som muligt, når du anvender betingede formater. Når du anvender flere betingelser på samme område, skal du bruge funktionen OR () til at udtrykke alle kriterier i en enkelt regel, hvis det er muligt. Hvis du har en eksisterende regel, kan du hurtigt kopiere den. Når du bruger den samme regel på tværs af flere kolonner eller rækker, skal du kun anvende reglen én gang; Anvend ikke den samme regel individuelt på hver kolonne eller række.

En regel er langt bedre end flere. Din arbejdsbog fungerer bedre, og en regel er lettere at vedligeholde end flere. Når tingene ændres - og det vil de - opdaterer du bare en regel!

Demo Excel-filer er tilgængelige for din bekvemmelighed.

Tekniske nyheder, du kan bruge nyhedsbrev

Vi leverer de nyeste teknologiske nyhedshistorier om virksomhederne, folket og de produkter, der revolutionerer planeten. Leveres dagligt

Tilmeld dig i dag

© Copyright 2020 | mobilegn.com